Assistant de direction/Assistante de direction

Centre Hospitalier Montperrin; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Temps partiel

Résumé du poste

Centre Hospitalier Montperrin recherche un adjoint des cadres hospitaliers pour un poste à 50 % en forfait jour. Vous travaillerez sous la supervision de la Directrice et en lien étroit avec l’équipe de Direction, au sein d’une petite équipe.<\/p>

Les missions couvrent la gestion administrative, l’accueil et la communication, avec une forte exigence de discrétion et d’organisation.

Qualifications

• Bonne connaissance du système de santé et de l’organisation d’un établissement public
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)
• Activité nécessitant discrétion et confidentialité
• Maîtrise de la gestion du temps et de l’organisation
• Capacités rédactionnelles avancées

Responsabilités

• Gestion administrative et organisationnelle: préparation des dossiers, tenue de l’agenda, réservation des salles et visioconférences, gestion logistique des réunions, organisation des déplacements et de la garde de Direction, gestion des conventions et de la boîte mail du secrétariat
• Accueil et communication: accueil physique et téléphonique, interface entre internes et externes de la Direction Générale

Connaissances

Rigueur

Discrétion professionnelle

Organisation

Esprit d’initiative

Relationnel

Gestion du temps

Capacités rédactionnelles

Travail en équipe

Fiabilité

Proactivité

Outils

Pack Office

Messagerie

Outils collaboratifs

Description du poste

• Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers
• Forfait jour
• Poste à temps partiel : 50%
• Poste rattaché à la Directrice et sous la supervision de l’assistante de direction
• Travail en lien étroit avec l’équipe de Direction et la Présidente de CME
• Travail au sein d’une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication)

Missions détaillées :

1. Gestion administrative et organisationnelle

• Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
• Tenue de l’agenda de la cheffe d’établissement
• Réservation des salles et organisation des visioconférences
• Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports)
• Organisation des déplacements professionnels de l’équipe de Direction
• Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde
• Participation à la gestion administrative des conventions
• Gestion de la boîte mail secrétariat de direction et direction en lien avec la Directrice de l’établissement (traitement des demandes et réorientation vers les différents services et partenaires extérieurs)
• Classement et archivage des documents

2. Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique
• Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale

Exigences du poste

• Bonne connaissance du système de santé et de l’organisation d’un établissement public de santé
• Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels
• Activité nécessitant discrétion et confidentialité
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)
• Maîtrise de la gestion du temps et de l’organisation
• Capacités rédactionnelles avancées

Capacités requises

• Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité
• Sens du travail en équipe
• Esprit d’initiative, de positivité et force de proposition
• Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
• Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle
• Sens de l’organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice générale d’Etablissement

Pour tous renseignements, s’adresser au secrétariat de direction : [e-mail]