Assistant de Direction & Assistant Juridique (H/F)

Havas Group; Puteaux; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de conseil en communication recherche un(e) assistant(e) opérationnel(le) pour gérer les tâches administratives et organisationnelles. Vous serez responsable de la fluidité des échanges au sein des instances de gouvernance et de la gestion des formalités juridiques. Le candidat doit avoir une expérience d’au moins 5 ans, une maîtrise parfaite de l’anglais, ainsi que d'excellentes compétences rédactionnelles. Ce poste est un contrat permanent basé à Puteaux en Île-de-France.

Qualifications

• Expérience d'au moins 5 ans à un poste similaire en entreprise.
• Excellente capacité rédactionnelle et orthographique.
• Maîtrise parfaite de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Maîtrise des logiciels du Pack Microsoft Office.

Responsabilités

• Assurer l'assistance opérationnelle, administrative et organisationnelle.
• Préparer et suivre les instances de gouvernance.
• Gérer les formalités légales et relations avec les administrateurs.
• Organiser des réunions et gérer des déplacements professionnels.
• Rédiger et diffuser des documents administratifs.

Connaissances

Capacité rédactionnelle

Maîtrise de l'anglais

Utilisation des logiciels Microsoft Office

Organisation

Discrétion

Autonomie

Capacité à prioriser

Travail en équipe

Réactivité

Description du poste

Agency

Havas Group

Job Description

Havas est un groupe mondial de conseil en communication parmi les leaders du secteur. Multiculturel, ce Groupe est présent dans plus de 100 pays avec un vaste réseau d’agences et des accords d’affiliation. Plus de 23.000 collaborateurs mettent leur créativité et leur expertise au service de chaque client et de ses besoins spécifiques.

Missions

Rattaché(e) au Secrétaire Général, vous assurez l’assistance opérationnelle, administrative et organisationnelle de ce dernier en garantissant la fluidité des échanges, la gestion de priorités et la confidentialité des informations.

Vous assurez également le support administratif et organisationnel du pôle corporate, notamment la préparation et le suivi des instances de gouvernance (Conseils d’administration, Assemblées générales, Comités, …) ainsi que la gestion des formalités légales et des relations avec les administrateurs et les commissaires aux comptes.

En matière d’assistanat

• Accueil des interlocuteurs internes et externes
• Gestion des appels téléphoniques
• Suivi des agendas, coordination des rendez-vous et arbitrage des priorités
• Organisation logistique des réunions internes et externes
• Préparation et organisation des déplacements professionnels et privés en France et à l’étranger : gestion des réservations de vols, trains, hôtels, taxis, etc.
• Saisie des notes de frais
• Gestion des abonnements (presse principalement), du courrier et des commandes de bureau
• Rédaction, mise en forme et diffusion de documents (courriers, notes, comptes rendus, présentations).
• Mise à la signature de documents et suivi / relance et classement

En matière juridique

• Préparation et organisation des Conseils d’administration:
  • Organisation matérielle des réunions (impression et préparation des dossiers, mise à disposition de fournitures, commandes de repas, …)
  • Envoi des convocations aux administrateurs et aux commissaires aux comptes
  • Envoi des présentations PowerPoint et des documents via la plateforme dédiée aux administrateurs
  • Mise en forme et signature des procès-verbaux et leur retranscription dans les registres légaux
• Préparation et organisation des Assemblées Générales :
  • Organisation des consultations par écrit (envoi, suivi des retours, signatures électroniques)
  • Organisation logistique des assemblées générales
  • Mise en forme et signature des procès-verbaux et leur retranscription des procès-verbaux dans les registres légaux
• Préparation et organisation de différents Comités:
  • Organisation des réunions, impression et envoi des documents pour le Comité des rémunérations
  • Mise en forme et signature des procès-verbaux
• Relations avec les administrateurs et réponses aux demandes et envoi de documentation
• Relations avec les Commissaires aux Comptes:
  • Organisation des réunions et transmission des documents juridiques et réponse à leurs demandes
  • Suivi des lettres de mission et rapports
• Gestion des formalités et documents juridiques
  • Établissement des délégations de pouvoirs
  • Classement, numérisation et archivage des actes originaux (procès-verbaux, rapports, convocations, lettres, …)

Profil souhaité

• Vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans à un poste similaire en entreprise.
• Vous disposez d’une excellente capacité rédactionnelle et orthographique.
• Vous maîtrisez parfaitement la langue anglaise, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous maîtrisez les logiciels du Pack Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint).

Qualités

• Organisation et rigueur
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Autonomie et force de proposition
• Capacité à prioriser
• Capacité à travailler en équipe
• Réactivité

Vous intégrerez une entreprise qui garantit l'égalité des chances et valorise la diversité. #LI-ML1

Contract Type

Permanent

Here at Havas across the group we pride ourselves on being committed to offering equal opportunities to all potential employees and have zero tolerance for discrimination. We are an equal opportunity employer and welcome applicants irrespective of age, sex, race, ethnicity, disability and other factors that have no bearing on an individual’s ability to perform their job.