Assistant de direction / adjoint des cadres pour le Pôle de coordination « Ville-Hôpital » H/F

CENTRE HOSPITALIER DE VALENCIENNES; Valenciennes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé régional recherche un assistant de direction pour soutenir le chef de pôle. Les responsabilités incluent la gestion des agendas, l'organisation de réunions et le suivi des budgets. Le candidat idéal possède un BAC à BAC + 2 en comptabilité ou gestion, avec de solides compétences organisationnelles et relationnelles. Un environnement dynamique et des avantages tels que le développement des compétences et une crèche sont offerts.

Prestations

Développement des compétences continu

Évolution de carrières

Conciergerie / Parkings réservés

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement au sein d’un établissement de santé.
• Capacité à gérer des priorités.
• Bonnes connaissances dans le domaine de la logistique hospitalière.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du chef de pôle et organiser les réunions.
• Assurer le suivi des budgets délégués au pôle.
• Planifier l'organisation logistique du site des Chartriers.

Connaissances

Excellentes qualités relationnelles

Organisation

Rigueur

Autonomie

Formation

BAC à BAC + 2 en comptabilité, gestion ou logistique

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Overview

Votre mission, si vous l'acceptez

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :

• Chef de pôle par délégation du Directeur Général

Liaisons fonctionnelles :

• DGA référent du pôle
• Vice Chef de pôle
• Cadre de santé du pôle
• Directions fonctionnelles
• Cadres administratifs de pôle
• Chefs de service du pôle, praticiens hospitaliers, extrahospitaliers
• Cadres de santé unités du pôle
• Autres pôles du CHV
• Partenaires extrahospitaliers
• Instituts de formation, Universités / Ecoles

Missions Générales

L’assistant de direction est chargé d’apporter un soutien essentiel à la cheffe de pole en optimisant la gestion de celle-ci et en se chargeant de tâches administratives et organisationnelles.

Ses missions principales dans ce champ sont

• Accueil des personnes, prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du chef de pôle, réception et traitement des appels téléphoniques et / ou des messages électroniques.
• Organisation et préparation de réunions, visites, événements, commissions spécialisées.
• Prise de notes, frappe, mise en forme des documents, rédaction de compte rendus, reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
• Traitement et rédaction de réponse aux courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Suivi de l’ensemble des budgets délégués au pôle, en lien avec le chef de pôle, le cadre de santé, la Direction de la Performance et la Direction Générale, au regard des objectifs contractualisés.
• Assister le chef de pôle et le cadre de santé de pôle dans le dialogue de gestion avec les services et les directions fonctionnelles, notamment pour réaliser l’EPRD du pôle et le pilotage médico-économique du pôle en exploitant et suivant les tableaux de bord, analysant les CREA.
• En lien avec le cadre de santé, rédaction du plan de formation du pôle ainsi que le suivi de son exécution en lien avec le chef de pôle et le cadre de santé.
• La gestion de projets particulièrement sur le volet financier, par la réalisation de business plan, et sur les aspects méthodologiques.
• Le bon fonctionnement des champs délégués au pôle par les directions des ressources humaines, des ressources médicales et logistiques.
• La remontée des informations nécessaires pour l’élaboration des CREA, de la « Base d’Angers", de l’Etude Nationale des Coûts, du retraitement comptable et des autres dossiers en lien avec les directions fonctionnelles.
• La validation, en qualité qu’ordonnateur, des commandes, des liquidations des factures, des titres de recettes et des mandats relatifs aux budgets délégués au pôle.
• L’assistant de direction est également chargé de planifier et piloter l’organisation logistique et matérielle du site des Chartriers ainsi que d’en assurer son intendance au quotidien.

Ses missions principales sont

• Le pilotage médico-économique du site des Chartriers et du budget du pôle de coordination Ville Hôpital.
• La validation, en qualité qu’ordonnateur, des commandes, des liquidations des factures, des titres de recettes et des mandats relatifs aux budgets délégués au pôle et aux Chartriers.
• Assister le pôle dans la rédaction, la présentation et l’animation des projets du pôle.
• Participer au développement et au renforcement des relations entre le Centre Hospitalier de Valenciennes et les structures de santé en ville.
• Assurer le suivi et la mise en œuvre des partenariats et des conventions avec les acteurs de santé de la ville.
• Assurer la planification et la programmation des rencontres entre le pôle et les professionnels de santé pour échanger sur les besoins et les projets communs.
• La gestion quotidienne du site des Chartriers, la gestion de l’intendance :
• Intendance du quotidien (gestion des livraisons, distribution des courriers, relation avec les prestataires internes et externes qui interviennent sur le site, etc.).
• Gestion des conventions d’occupation et facturation des loyers aux libéraux.
• Gestion de l’occupation des salles de formation, des salles d’éducation thérapeutique, et de toute autre salle qui serait loué à des partenaires extérieurs.
• Assurer la promotion du site des Chartriers auprès des partenaires extérieurs (visite du site, démarche de location des espaces non utilisés, etc.).
• Assurer la mise à jour en continu des informations mises en ligne sur le site internet dédié.
• Échanger régulièrement avec les pôles utilisateurs du site des Chartriers.
• S’assurer du respect de l’application du règlement intérieur des Chartriers.
• Programmer, préparer et animer avec le chef de pôle et le vice-chef de pôle 9 les COPIL annuels des utilisateurs des Chartriers.
• La gestion des interventions techniques :
• Suivi des interventions : traitement des demandes d'intervention, suivi des réalisations, planification et accompagnement des interventions extérieures.
• Gestion de l’attribution des équipements (pc, téléphone, adresse mail, bloc signature, cartes caducée, clé de bureau, …).
• Suivi de la maintenance des équipements et des installations techniques.
• Vérification des installations dans les salles et du bon fonctionnement du matériel avant le début des séances.
• Supervision du maintien de la propreté des lieux.
• Réalisation de tâches de manutention occasionnellement (déménagement, inventaires, port de charges, nettoyage de matériels, vestiaires, préparation de salles).

Le profil idéal

Selon nous

Compétences professionnelles requises / prévues :

Formation

• BAC à BAC + 2 dans les domaines de la comptabilité et gestion des organisations ou de la logistique ou de l’administration et gestion des entreprises
• Des formations ou certificats en gestion des stocks, logistique, hygiène hospitalière ou hôtellerie-restauration peuvent être un plus

Expérience : Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement au sein d’un établissement de santé ou d'une administration publique.

Compétences :

• Utiliser et respecter les procédures mises en place
• Excellentes qualités relationnelles
• Organisation
• Sens des responsabilités et de l’anticipation et du travail en équipe

Savoir-être

• Réactivité
• Rigueur
• Sens de l’initiative
• Autonomie
• Respect des délais
• Polyvalence
• Disponibilité
• Discrétion

Savoirs

• Capacités à gérer des priorités
• Bonnes connaissances dans le domaine de la logistique hospitalière
• Connaissances du fonctionnement hospitalier public
• Connaissances approfondies de l'accueil, du service
• Maîtrise des outils bureautiques

Conditions de travail

• Horaires : Temps plein
• Répartition temps travail : 100 % affecté sur le pôle 9
• Rémunération : Selon grille indiciaire
• Type de contrat : CDD - CDI - TITULAIRE de la FPH
• Catégorie : Adjoint des cadres – Catégorie B

Date de prise de poste :

Nos avantages

• Développement des compétences continu (formations, mobilité interne ...)
• Évolution de carrières et de rémunération
• Crèche / SELF / Conciergerie / Casiers courses / Parkings réservés au personnel / Billetterie …

À compétences égales, ce poste est également ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap.