Assistant de direction à la DTIS (La Ferté Bernard) (H/F)

Département de la Sarthe; La Ferté-Bernard; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département de la Sarthe recrute un Assistant de Direction pour soutenir la gestion administrative et organisationnelle. Le candidat idéal saura anticiper les besoins, gérer des priorités et maîtriser des outils bureautiques pour optimiser le fonctionnement de l'équipe. Ce poste dynamique requiert rigueur, autonomie et sens du service public.

Qualifications

• Expérience de 2 ans en gestion administrative.
• Compétences en accueil téléphonique et organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Responsabilités

• Gestion administrative et correspondance.
• Organisation de réunions et suivi d'agenda.
• Développement de tableaux de bord et d'indicateurs.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Anticipation

Communication

Discrétion

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Description du poste

DescriptionMissions L'assistant de Direction apporte un appui permanent au Directeur ou aux Directeurs adjoints des territoires d'interventions sociales en termes : -De gestion administrative (gestion parapheurs, courriers, dossiers de travail, rapports...), -De gestion de l'information et d'échanges en interne et avec les partenaires (formalisation et diffusion d'informations) -De gestion d'accueil physique et téléphonique, -De gestion d'agenda et d'organisation des déplacements, -De préparation et de planification de réunions. Il est identifié en tant que référent sur les question RH ainsi que sur les process internes de la Direction dans les différents domaines de compétences de la DTIS. Il est également le référent des centres de formation et assure à ce titre le lien entre les services DTIS et les centres de formations. Il anime par ailleurs l'équipe d'assistant d'encadrement du territoire et fait partie de la communauté métier des assistantes de direction de la DGAS animé par le secrétariat de direction du DGA. L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs. Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants d'encadrement de la DTIS, assistantes de direction de la DGAS et du Chargé de gestion administrative, du budget et de la coordination. Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités. Les missions sont susceptibles de changements au regard des évolutions départementales et des réorganisations. Activités principales Accueil téléphonique Développement de tableaux de bord d'activités et d'indicateurs de gestion Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) Organisation et planification de réunions Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures Production de données statistiques Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Rédaction de comptes-rendus Rédaction de courriers Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe Suivi et mise en forme de dossiers administratifs Gestion de l'agenda de l'équipe Réception, traitement et diffusion d'informations Suivi du courrier du cadre ou de l'élu Gestion de plannings Facilitateur des outils collaboratifs Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation Compétences attendues Savoirs: Connaissance des institutions Connaissance des publics en difficultés Connaissance des règles internes de présentation de documents Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger Connaissance en matière de Gestion des Ressources Humaines (GRH) Connaissance des circuits de transmission des documents Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe Savoir-faire: Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc) Etablir un système de classement efficace Filtrer les appels téléphoniques Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation Respecter les procédures Suivre une procédure Savoir traiter des données chiffrées Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) Maîtriser les outils informatiques (bureautiques, applications de gestion) Savoir-être: Avoir le sens du service public Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe Se montrer force de propositions Faire preuve d'organisation Faire preuve de rigueur et de méthode Faire preuve d'autonomie Faire preuve de discrétion Faire preuve d'initiatives

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 2 An(s)
  
  

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
  
  

Permis

• B - Véhicule léger
  
  

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)