Assistant de direction

Université de Reims Champagne-Ardenne; Reims; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recherche un assistant de direction pour l'IUT de Reims. Le poste implique la gestion quotidienne, la coordination des services et le suivi administratif avec un rôle central dans la fluidité de l'information. Avec un CDD d'un an renouvelable, le candidat idéal doit être autonome, rigoureux et avoir de solides compétences relationnelles, tout en veillant à la confidentialité des informations.

Prestations

Accès aux services de l’Université: sports, culture et évènementiel

Participation à la protection sociale complémentaire

Comité d’action sociale

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire est appréciée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Engagement envers le service public et l'éthique professionnelle.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du directeur et organiser les réunions.
• Assurer le suivi administratif et financier de la ligne budgétaire.
• Organiser les conseils et rédiger les comptes rendus.

Connaissances

Organisation

Coordination

Rédaction administrative

Discrétion

Rigueur

Autonomie

Analyse

Relationnel

Outils

Suite Office

Outils de gestion de projet

Description du poste

A propos de nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 27 500 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.
Innovante, elle développe un projet scientifique autour de 4 pôles et comporte 32 équipes de recherche labellisées.

Votre mission, si vous l’acceptez

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un assistant de direction (H/F) au sein de l’IUT de Reims.

L’assistant(e) de direction assure un appui direct au directeur de l’IUT RCC dans la gestion quotidienne, la coordination des services, le suivi des dossiers stratégiques et le contrôle de l’activité administrative. Il/elle joue un rôle central dans la fluidité de l’information, la mise en œuvre des décisions et le pilotage transversal de l’établissement. Il/elle prend également en charge l’organisation administrative des conseils de l’IUT, le suivi d’une ligne budgétaire dédiée, ainsi que la coordination d’opérations spécifiques en lien avec les entreprises partenaires.

Appui direct à la direction

• Gérer l’agenda du directeur, organiser les réunions et déplacements.

• Préparer les dossiers stratégiques, rédiger des notes et supports de présentation.

• Assurer la liaison entre la direction et les partenaires internes/externes.

Prise en charge des conseils et du comité de direction

• Organiser les conseils de l’IUT RCC (conseil d’IUT, conseil de perfectionnement, comité de direction).

• Préparer les convocations, ordres du jour, dossiers et relevés de décisions.

• Assurer le suivi des délibérations et des avis rendus.

• Rédiger les comptes rendus, synthèses et documents de communication interne.

Relations entreprises et opérations spécifiques

• Participer à l’organisation des actions du comité entreprises de l’IUT RCC.

• Contribuer à la coordination des événements en lien avec les partenaires socio-économiques.

• Assurer le suivi administratif de la collecte de la taxe d’apprentissage.

• Maintenir un lien régulier avec les entreprises contributrices et les interlocuteurs institutionnels.

Coordination administrative

• Suivre les dossiers transversaux en lien avec le comité de suivi administratif (CSA) : scolarité, finances, RH, numérique…

• Veiller à la bonne circulation de l’information et à la mise en œuvre des décisions.

• Identifier les points de vigilance et proposer des actions correctives.

Suivi budgétaire délégué

• Assurer en autonomie le suivi administratif et financier d’une ligne budgétaire dédiée (50 000 €).

• Suivre les engagements, les dépenses et les justificatifs.

• Produire des bilans et assurer la traçabilité des opérations.

Le profil idéal

Contraintes particulières

• Périodes de forte activité en lien avec les conseils, les bilans ou les projets stratégiques

• Disponibilité ponctuelle pour accompagner des réunions ou événements en dehors des horaires standards

Compétences :

Fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur

Règlementation administrative, budgétaire et financière

Outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, outils de gestion de projet)

Organiser, planifier et prioriser les activités

Rédiger des documents administratifs et stratégiques

Coordonner des actions transversales

Suivre un budget et produire des bilans

Discrétion, loyauté, sens de la confidentialité

Rigueur, autonomie, réactivité

Esprit d’analyse et de synthèse

Qualités relationnelles

Sens du service public

Type de recrutement :

• Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

• CDD à pourvoir dès que possible pour une durée d’ 1 an, renouvelable

Conditions salariales :

• Rémunération selon expérience

• Participation à la protection sociale complémentaire

Avantages:

• Accès aux services de l’Université: sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues

• Comité d’action sociale, prestations sociales de l’établissement et interministérielles

  Date limite de réception des candidatures : 3 juillet 2025

Salaire :

Expérience : Tous niveaux d’expérience