Assistant de Direction

TN France; Pfulgriesheim; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante recherche un Rédacteur pour soutenir l'administration de la Mairie. Ce rôle clé implique la gestion du secrétariat et l'organisation des activités professionnelles, garantissant la qualité des documents produits. Vous serez responsable de la hiérarchisation des priorités, de la gestion des appels et de l'accueil physique. Si vous êtes autonome, rigoureux et avez un sens aigu de la confidentialité, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à l'efficacité des services municipaux.

Qualifications

• Maîtrise des outils de messagerie et bureautique.
• Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Direction Générale.
• Organiser l’agenda et hiérarchiser les priorités.
• Gérer les documents administratifs et la signature.

Connaissances

Outils de messagerie

Bureautique

Capacité rédactionnelle

Gestion administrative

Organisation d’événements

Techniques d’accueil

Formation

Baccalauréat

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) : Rédacteur
Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail : Temps complet
Management : Non
Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Finalité du poste

Vous assurez, au sein d’une équipe de deux collaborateurs(trices), le secrétariat et la gestion administrative de l’ensemble des directions de la Mairie. Vous êtes chargé(e) d'apporter un appui permanent et proactif dans l'organisation des activités professionnelles et d'assurer une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits par les directions métiers. Les directions concernées sont l’urbanisme, la commande publique, les affaires financières, la direction générale des services et la direction générale adjointe.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

1. Organiser l’activité professionnelle de la Direction Générale :

• Assurer le secrétariat de la Direction Générale ;
• Organiser l’agenda et hiérarchiser les priorités ;
• Gérer, filtrer les appels téléphoniques et assurer l’accueil physique ;
• Identifier et partager les informations importantes ;
• Faire respecter la charte graphique sur tous les documents ;
• Optimiser le format des réunions ;
• Prendre des notes, élaborer des comptes rendus, mettre en forme courriers et documents ;
• Structurer le classement et l’archivage ;
• Alimenter des tableaux de bord, extraire des données ;
• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs ;
• Répondre aux demandes d’informations ;
• Gérer les fournitures administratives ;
• Gérer le courrier et remettre les forfaits ski-pass.

Missions secondaires :

• Assurer une fonction ressource pour le bon fonctionnement des directions :
• Gérer les documents administratifs et la signature ;
• Conseiller, alerter, contrôler le respect des délais ;
• Garantir la réalisation et le suivi des dossiers pour l’exécutif ;
• Organiser les réunions de direction et gérer la logistique ;
• Exploiter les tableaux de suivi ;
• Renseigner les espaces partagés ;
• Gérer les agendas électroniques ;
• S’inscrire dans le projet de service de la direction générale ;
• Accompagner lors de réunions partenaires et rédiger les comptes rendus.

Profils recherchés

Compétences requises :

• Maîtrise des outils de messagerie et bureautique ;
• Capacité rédactionnelle ;
• Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Organisation et gestion d’événements ;
• Gestion et hiérarchisation des dossiers ;
• Techniques d’accueil physique et téléphonique.

Savoirs-être :

• Autonomie, responsabilité, rigueur, organisation ;
• Sens de la confidentialité, discrétion ;
• Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte ;
• Adaptabilité et gestion du stress.

Formations obligatoires : Baccalauréat / Niveau bac (optionnel)

Expérience : 1 an en tant qu'assistant de direction ou similaire (optionnel)

Conditions d’exercice

Temps plein, horaires réguliers, travail en journée. Réunions exceptionnelles en soirée, rythme de travail souple, grande disponibilité requise. Travail sur écran pouvant entraîner fatigue ou stress.

La fiche de poste peut évoluer, missions non exhaustives.