Assistant de direction

École supérieure d’art de Cambrai; Nice; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

La Villa Arson, établissement public d’enseignement supérieur à Nice, recherche un assistant de direction. Le rôle consiste à organiser et gérer l’activité du directeur, avec un accent sur le secrétariat, le suivi administratif et la coordination des réunions. Le candidat idéal possède un bon sens de l’organisation, de l’autonomie et une rigueur dans le travail.

Qualifications

• Expérience confirmée en tant qu'assistant de direction requise.
• Maîtrise de la rédaction administrative et de la syntaxe professionnelle.
• Capacités relationnelles excellentes et sens du service public.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat téléphonique et gérer les rendez-vous.
• Gérer le courrier et les dossiers administratifs.
• Organiser les réunions de direction et rédiger les comptes rendus.

Connaissances

Gestion des priorités

Rigueur

Autonomie

Bon relationnel

Confidentialité

Outils

Outils bureautiques (Word/Excel)

Description du poste

Située sur la colline Saint-Barthélemy à Nice, la Villa Arson (220 étudiants, 67 agents, dont 24 enseignants et 80 intervenants ponctuels environ par an) est un établissement public national d’enseignement supérieur et de recherche artistique sous tutelle du ministère de la Culture. Dans un cadre exceptionnel conçu par Michel Marot dédié à la création, les missions de la Villa Arson conjuguent sept fonctions essentielles: enseigner, chercher, expérimenter, produire, diffuser, valoriser, accompagner.

Sous l’autorité du directeur de l’établissement, vous facilitez l’organisation de son activité et assurez en autonomie le suivi de certains dossiers.L’assistant de direction exerce les missions suivantes:

• Assurer le secrétariat téléphonique, filtrage et prise de rendez-vous,
• Gérer le courrier, ouverture, enregistrement arrivée et départ (suivi) et traitement du courrier
• Tenir les agendas, fixer les rendez-vous, organiser et gerer les déplacements professionnels (réservation de billets de transports, prendre les rendez-vous, établir les ordres de mission et les états des frais de mission)
• Organiser les réunions de direction, rédiger les comptes rendus et les diffuser
• Gérer le secrétariat administratif de la direction (accueil, gestion des courriers et mails, mise à jour des dossiers)
• Assurer la gestion administrative et logistique du Conseil d’Administration et du Comité Social d’Administration et leur suivi (convocation, préparation des délibérations, rédaction des procès-verbaux et autres, …)
• Gérer le bureau d’ordre le classement des dossiers et l’archivages
• Gérer les fournitures administratives, recensement et répartition,
• Suivre les demandes de privatisations d’espaces en lien avec le secrétaire général, la responsable de la communication et du partenariat et le responsable accueil surveillance sécurité-sûreté et maintenance
• Veiller au respect de la charte graphique

Profil et compétences recherchés

Compétences techniques:

• Connaitre le fonctionnement de l’administration et des procédures administratives,
• Maitriser la gestion et du suivi de dossiers,
• Maitriser parfaitement la syntaxe professionnelle, la rédaction administrative et l’orthographe,
• Maitriser parfaitement les outils bureautique (word/excel), courrier électronique

Savoir-faire

• Savoir anticiper, gérer les priorités et le suivi des échéances et parfois dans l’urgence, •Être autonome,
• Avoir le sens de l’organisation, rigueur,
• Savoir gérer les situations d’urgence et hiérarchie des priorités,
• Avoir les qualités relationnelles.

Savoir-être (compétences comportementales)

• Avoir un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité,
• Avoir un très bon relationnel,
• Avoir une bonne expression orale,
• Avoir une bonne présentation,
• Être disponible et adaptable,
• Faire preuve de polyvalence,
• Avoir le sens du service public,
• Avoir le sens de l’accueil.

Profil du candidat recherché (le cas échéant):Le candidat devra avoir une expérience confirmée dans des fonctions similaires.

Modalités de candidature

Documents à transmettre: CV et lettre de motivation obligatoire