Assistant de copropriété H/F

Crédit Agricole Immobilier; Asnières-sur-Seine; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Crédit Agricole Immobilier recherche un assistant de copropriété pour gérer les tâches administratives et techniques liées à la copropriété. Vous serez le lien entre les clients, les gestionnaires et les prestataires, en assurant un service de qualité et le bon déroulement des opérations courantes.

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative ou un domaine similaire souhaitée.
• Bonnes compétences organisationnelles et relationnelles.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et la gestion administrative des dossiers.
• Préparer les Assemblées Générales et rédiger les procès-verbaux.
• Suivre les dossiers sinistres et gérer les interventions.

Connaissances

Accueil

Organisation

Communication

Gestion administrative

Description du poste

Crédit Agricole Immobilier, par l’acquisition de Nexity Property Management, devient le leader du Property Management Institutionnel en France, avec l’offre la plus complète pour accompagner les clients institutionnels sur toutes les catégories d’actifs : résidentiels, tertiaires et commerciaux.

Crédit Agricole Immobilier recherche pour sa filiale CAIPM un assistant de copropriété pour travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires afin d’assurer la gestion administrative et technique des immeubles.

Vous serez un point de contact privilégié pour les clients et les prestataires, tout en veillant au bon déroulement des opérations courantes.

Les missions principales sont :

1. Accueil et administratif :
   • Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients et des prestataires.
   • Participer à la gestion administrative des dossiers (classement, archivage, numérisation, mise à jour des bases de données [SIGEO, ALTAIX], tenue de tableaux de bord).
   • Gérer les demandes courantes des clients (envoi de documents, demandes d'intervention, transfert des demandes plus complexes au gestionnaire, etc.) et leur information (mailings, etc.).
   • Organisation de réunions (gestion des disponibilités, réservation de salles, etc.).
   • Gérer les accès aux immeubles (clés, badges, codes).
2. Assemblées générales et Conseils syndicaux :
   • Préparer et suivre les convocations des Assemblées Générales, Conseils Syndicaux, en lien avec le gestionnaire (planning, vérification des relevés de dépenses, collecte de devis et documents).
   • Assister aux assemblées, rédiger les procès-verbaux, faire signer la feuille de présence.
   • Diffuser les procès-verbaux, préparer les fiches navette, mettre en œuvre les décisions, gérer les AR, signer et enregistrer les mandats.
3. Sinistres :
   • Suivre les dossiers sinistres et les interventions techniques en relation avec les prestataires.
4. Mutations :
   • Suivre les dossiers de mutation avec le gestionnaire.
5. Pré contentieux et Contentieux :
   • Assurer la facturation, les paiements, la relance des impayés.
   • Préparer et suivre les dossiers contentieux (collecte de documents, coordination avec les avocats, etc.).
6. Gestion financière :
   • Assister dans la gestion des budgets et contrats fournisseurs.
   • Codifier les factures, suivre les dépenses.
7. Gestion technique :
   • Suivre les travaux et la maintenance avec les gestionnaires et prestataires.
   • Suivre les contrôles réglementaires (vérifications techniques, amiante).
   • Gérer les risques (chutes de hauteur, plans de prévention, etc.).