ASSISTANT D’AGENCE – INGENIERIE (F/H/NG)

Taleez; Bordeaux; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Taleez, agence bordelaise, recherche un(e) assistant(e) d’agence en CDI pour rejoindre une équipe d’environ quarante personnes dans nos locaux, avec une ambiance conviviale et dynamique.

Vous interviendrez en support des collaborateurs: responsable d’agence et de pôles, chefs de projets et Maîtres d’Œuvre, avec des missions d’assistance commerciale, de gestion de projets et de fonctionnement de l’agence.

Qualifications

• Excellente organisation et rigueur dans la gestion administrative.
• Sens du service et esprit d'équipe indispensable.
• Capacité à coordonner plusieurs sujets et à prioriser les tâches.

Responsabilités

• Assistance Commerciale: préparation et suivi des dossiers d'appels d'offres et mise à jour des bases de données.
• Assistance Projet: gestion administrative des opérations et suivi des tableaux de bord.
• Assistance au fonctionnement de l’agence: accueil, organisation des RDV et relais d’information entre équipes.

Connaissances

Esprit d'équipe

Organisation

Rigueur

Communication

Adaptabilité

Formation

Bac+2/3

BTS/DUT/Licence

Description du poste

Aujourd’hui bonne nouvelle: c’est notre agence de Bordeaux, qui recherche son nouveau collaborateur ou sa nouvelle collaboratriceen CDI ! Vous rejoindrez une équipe d’une quarantaine de personnes au sein de nos locaux, offrant un environnement de travail agréable qui s’allie à une super ambiance d’équipe.

Vous interviendrez en support des collaborateur·rice·sde l’agence: Responsable d’agence et de Pôles, Chef·fe·s de Projets, Chargé·e·s d’Etudes, Maîtres d’Œuvre, Technicien·ne·s...

Vous communiquerez et collaborerez avec eux pour construire une relation de confiance et ainsi pouvoir atteindre ensemble les objectifs de qualité et de délais, dans les meilleures conditions possibles.

Vos missions s’articuleront autour de 3 principaux domaines d’actions:

• Assistance Commerciale: téléchargement, transmission et préparation des dossiers de réponse à appels d'offres, vérification de la conformité des pièces administratives, mise à jour des bases de données internes et tableaux de bords de suivi (contacts, propositions commerciales…);
• Assistance Projet: facturation des contrats de maîtrise d'œuvre, réalisation et suivi des tableaux de bords, gestion administrative des opérations en cours dans le respect des procédures qualité internes, traitement, mise en forme et classement les documents projet (rapports, courriers, comptes-rendus…). Eventuellement suivi des situations de travaux ou formation sur le sujet;
• Assistance au fonctionnement de l’Agence : accueil téléphonique et physique, courrier, classement, organisation des RDV / réunions / déplacements, aider à l'arrivée des nouveaux·elles collaborateur·rice·s de l'agence, (logistique, informatique...), gestion du parc automobile/vélo, aide à la gestion des locaux, participation aux réunions d’agence et réalisation des comptes-rendus associés…

Le mot du manager :

« En rejoignant notre équipe bordelaise, vous intégrerez un collectif simple dans sa manière de travailler, et profondément attaché à la bienveillance. Ici, on avance ensemble, on partage, on rit, on se soutient… et on commence parfois la journée autour de chocolatines qui mettent tout le monde de bonne humeur.

Nous recherchons bien plus qu'un·e assistant·e : nous cherchons une personne capable d'être au cœur du fonctionnement de notre agence.

Ce poste est idéal pour quelqu'un qui aime organiser, anticiper, coordonner et qui prend plaisir à faire avancer plusieurs sujets en parallèle. Une journée ne ressemble jamais à la précédente : il faut savoir passer d'une réunion à préparer, à un dossier d'offre à finaliser, puis à une question administrative ou à l'accompagnement d'une équipe projet.

L'assistant·e d'agence occupe une place centrale. Il·elle est un véritable lien entre les collaborateur·rice·s, les managers, nos clients et nos partenaires. Son rôle est essentiel pour fluidifier notre organisation et permettre à chacun de se concentrer sur son cœur de métier.

La personne recrutée travaillera en binôme avec notre assistante déjà en poste. Cette collaboration quotidienne nécessite donc des qualités humaines fortes : esprit d'équipe, confiance, sens de l'entraide, communication et volonté de construire ensemble. Nous recherchons une personnalité qui apprécie le travail collectif, qui sait partager l'information, prendre le relais lorsque c'est nécessaire et contribuer à une dynamique positive au sein de l'agence.

Si vous aimez les environnements stimulants, les missions variées et que vous avez naturellement le sens de l'organisation et du collectif, alors ce poste est fait pour vous.

De formation Bac+2/3, BTS/DUT/Licence (Assistant Managers, Gestion des Organisation, Gestion PME/PMI…), vous avez une expérience de 3 ans minimum sur un poste équivalent, acquise idéalement en Bureau d’Etudes, en entreprise du BTP/TP, en cabinet de Géomètre...

Vous avez un bon sens de l’organisation, de la gestion des priorités et le sens des responsabilités.

Vous êtes reconnu·e pour votre esprit d’équipe, pour votre relationnel et votre rigueur.

Parce que notre société regroupe des métiers et profils différents, votre adaptabilité et votre agilité seront des qualités attendues pour une pleine réussite de vos missions.

Vous possédez également un réel dynamisme, le sens du service et une bonne humeur naturelle qui font de vous un élément moteur, tant dans le cadre de vos missions, qu’au sein d’un groupe.

Poste ouvert, à compétences égales, à tou·te·s les candidat·e·s. Notre processus de sélection et de recrutement se veut inclusif et promeut la diversité.