ASSISTANT D’ACCUEIL ET ADMINISTRATIF H/F – REF : LIL 43554 – PROCH’EMPLOI

DESCRIPTIF :

Au sein du Pôle Service-Clients, vous serez garant(e) de la qualité des services d’accueil de l’établissement, à travers 2 grandes missions traitées distinctement (et non simultanément) grâce au binôme que vous constituerez avec une autre personne :

1) Accueil physique et téléphonique (50%)

➢ Accueil physique et Enregistrement des visiteurs
➢ Accueil téléphonique (de professionnels et de particuliers : sociétaires, sinistrés, partenaires, collaborateurs,…) / Tenue du standard avec transfert des appels vers les interlocuteurs appropriés
➢ Tenue de statistiques sur les appels téléphoniques réceptionnés

2) Assistanat administratif (50%)

➢ Préparation administrative de l’instruction de dossiers de sinistres
o Traitement des déclarations réceptionnées par courriel ou courrier postal
o Analyse des déclarations de sinistres réceptionnées et Affectation à l’un de conseillers(ères) en fonction de la charge de travail des uns et des autres
➢ Aide à l’organisation de réunions internes et autres événements (internes ou externes) : réservation de salles, lancement des invitations, relance
➢ Planification d’agendas des équipes
➢ Gestion des courriers postaux réceptionnés (ouverture, scannérisation et dispatch interne)
➢ Archivage et Désarchivage
➢ Travaux bureautiques diverses
➢ Tenue de tableaux de bord sous Excel

A noter :
– Vous travaillerez en binôme afin d’assurer ces 2 missions de façon distincte (= lorsque vous serez dédié(e) aux missions d’assistanat, vous serez isolé(e) de l’espace accueil)
– Votre double mission implique un rôle important d’interface entre interlocuteurs externes (les sociétaires,…) et internes (les collaborateurs(trices) des différents services)