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Assistant auprès de la Présidence F/H (réf. 2025-154)

Sorbonne Université– Services Universitaires

Paris

Sur place

EUR 25 000 - 35 000

Plein temps

Il y a 4 jours

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Résumé du poste

Sorbonne Université recherche un Assistant auprès de la Présidence pour gérer les agendas et les activités des vice-présidents. Le candidat devra assurer l'organisation logistique des événements, tout en interagissant avec plusieurs niveaux hiérarchiques. Ce poste requiert de solides compétences en secrétariat, une bonne maîtrise des outils bureautiques et une capacité à travailler sous pression.

Qualifications

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
Anglais intermédiaire est un plus.
Capacité à interagir avec divers interlocuteurs.

Responsabilités

Gestion des agendas des vice-présidents et appui logistique.
Organisation des événements et gestion administrative.
Interaction avec divers services administratifs.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Gestion d’agendas complexes

Maîtrise des logiciels bureautiques

Bien rédactionnel

Capacité d’organisation

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

Outlook

Google Agenda

Word

Excel

Power Point

Assistant auprès de la Présidence F/H (réf. 2025-154)

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Fonction publique : Fonction publique de l'État
Employeur : Sorbonne Université– Services Universitaires
Localisation : 4 place Jussieu 75005 Paris

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Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
Management Non renseigné
Télétravail possible Non renseigné

Fonctions : Assistant ou assistante auprès de la Présidence
Emploi-type : Secrétaire administratif-ve (SAENES) ou Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission: Placé-e sous l’autorité du chef ou de la cheffe de cabinet, au sein d’une équipe de 4 assistantes et assistants et en interaction étroite avec des attachés, l’assistant ou assistante de la présidence assure l’organisation de l’agenda et de l’activité des vice-présidentes et vice-présidents, et assiste le cabinet dans l’exécution de ses activités notamment événementielles et protocolaires.

Activités principales:

Gestion des agendas de vice-présidentes et vice-présidents (VPs) et appui logistique

Traitement et rédaction de mails et courriers simples, appels

Suivi des signatures, pouvoirs et participations des VPs aux instances internes et extérieures

Préparation et mise en œuvre des déplacements des VPs, en relation avec le service chargé des réservations: cadrage logistique, identification des billets et de l’hébergement, ordres de mission

Passation de commandes en lien avec l’agenda des VPs: prestations traiteurs, achats logistiques

Accompagnement du cabinet et appui logistique

Appui à la gestion logistique des événements portés par la présidence, en lien étroit avec le chef ou la cheffe de cabinet et les attachés
Organisation des contacts de la présidence, trombinoscopes internes et externes
Construction et mise à jour de listes de diffusion fiabilisées au fil de l’eau
Diffusion de documents et archivage rigoureux
Participation à des réunions de cabinet
Suivi du calendrier des instances et des réunions de gouvernance avec les composantes
Suivi des demandes d’interventions informatiques, de fournitures de bureau, de prestations événementielles, en relation avec le service gestionnaire (bons de commandes, facturations, etc.)

Autres activités:
Dans le cadre de l’organisation mise en place par le chef ou la cheffe de cabinet:

Binôme avec la seconde assistante de la présidence pour la gestion de l’agenda des VPs et remplacement en cas de congés ou d’absence
Coordination avec l’assistante personnelle de la présidente et avec le gestionnaire des services généraux

Profil recherché

Connaissances transversales souhaitées :

Connaissances de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
Connaissance générale des procédures administratives
Anglais intermédiaire

Savoir-faire :

Techniques de secrétariat (gestion d’agendas complexes, prises de rdv…)
Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, google agenda, Word, Excel, Power Point)
Bon rédactionnel et très bonne orthographe
Grande capacité d’organisation
Tenue de liste de tâches à accomplir
Savoir rendre compte à sa hiérarchie de l’avancée des dossiers confiés
Capacité d’agir dans des délais très courts avec méthode et rapidité
Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes

Savoir-être :

Disponibilité et réactivité
Rigueur et conscience professionnelle
Discrétion professionnelle
Excellent relationnel et sens du travail en équipe

Niveau d'études minimum requis

Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Localisation

Localisation : 4 place Jussieu, 75005 Paris

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Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

Qui sommes-nous?

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Descriptif du service

Le cabinet de la présidence, composé de la directrice de cabinet, du chef de cabinet, des attachés auprès des vice-présidents et des assistantes et assistants, anticipe l’organisation du travail de l’équipe présidentielle et assure son soutien opérationnel au quotidien.

Assurant un rôle essentiel pour permettre aux membres de l’équipe présidentielle la conduite de la politique de l’établissement, en interaction étroite avec les attachés de vice-présidents, les assistantes et assistants du cabinet assurent le montage et la coordination des agendas de la présidence, l’organisation logistique, la préparation et l’accueil des rendez-vous et réunions.

Vous souhaitez apporter vos compétences et votre motivation pour faciliter l’action d’une équipe élue;vous avez envie de travailler dans un environnement stimulant auprès de la présidence d’un établissement de premier plan dans l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation; vous souhaitez rejoindre une équipe soudée, bienveillante et pleinement engagée au service de la communauté de Sorbonne Université; vous avez une expérience dans l’assistanat de direction; vous aimez apporter des solutions face aux aléas et défis d’un collectif; rejoignez le cabinet de la présidence de Sorbonne université !

Localisation : Cabinet de la présidence – Campus Pierre et Marie Curie – Tour Zamansky

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sur :

https://jobs.sorbonne-universite.fr/offre-de-emploi/emploi-assistant-aupres-de-la-presidence-f-h_154.aspx

Afin d’assurer la continuité du service au sein du secrétariat du cabinet:

Organisation horaire à convenir dans le cadre d’une activité sur site du cabinet de8h30 à 18h30. Les horaires de l’assistant ou de l’assistante de la présidence s’organisent dans ce cadre et en cohérence avec les horaires de l’assistant personnel ou l’assistante personnelle de la présidente.
Organisation des plages de permanence physique et téléphonique en alternance avec l’assistant personnel ou l’assistante personnelle de la présidente
Congés à prendre en coordination avec les autres assistantes et assistants de la présidence
Souplesse horaire lors d’évènements, dans le cadre d’un agenda anticipé et d’horaires compensés
Mobilisable en situation de crise

Vacant à partir du 01/09/2025

Assistante / Assistant de direction

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