Assistant au Secrétariat générale à l'égalité Femme / Homme (F / H)

DEPARTEMENT DES HAUTS DE SEINE; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département des Hauts-de-Seine recherche un(e) Secrétaire général(e) pour optimiser la gestion administrative au sein du secrétariat. Vous jouerez un rôle clé dans l'organisation du travail, la gestion de l'agenda et l'exécution budgétaire, tout en contribuant à un environnement de travail significatif et solidaire.

Prestations

Politique salariale attractive

Opportunités de carrière et de formation

Soutien à la parentalité

Qualifications

• Titulaire d’un concours de rédacteur territorial ou d’un baccalauréat.
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel requise.
• Compétences requises en gestion de documents et d'agendas.

Responsabilités

• Assister la Secrétaire générale pour l'optimisation de la gestion des activités.
• Organiser l'agenda, réunions, et déplacements.
• Gestion budgétaire : préparation des DEC et suivi des bons de commande.

Connaissances

Capacité d’accueil

Anticipation

Communication

Organisation

Rigueur

Aisance relationnelle

Rédaction

Formation

Baccalauréat

Description du poste

• Pourquoi nous rejoindre ?

  Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :

  • de beaux projets pour construire l’avenir du Département
  • d’un cadre de travail moderne et propice au bien-être
  • d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro / vie perso
  • d’une politique salariale attractive
  • d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
  • d’un soutien à la parentalité

  Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?

  Chef de file de l’action sociale, le Département agit pour l’intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l’accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au cœur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l’environnement et l’amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs dans la perspective des JO 2024.

  En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

  Votre rôle

  Assister la Secrétaire générale afin d'optimiser la gestion de ses activités et participer à la vie administrative du Secrétariat général à l’égalité femmes-hommes.

  À ce titre, vos missions sont :

  • Assister pour l’organisation générale du travail notamment pour les aspects logistiques, la tenue de l’agenda, la préparation et l’organisation de réunions, rendez-vous, déplacements, la tenue de l’agenda et l’accueil physique et téléphonique.
  • Organiser, gérer et archiver les flux entrants et sortants : courrier, parapheurs, Flower, GEC… (Référent Flower et GRC, suivre, préparer et contrôler les parapheurs)
  • Participer à la vie administrative du SGEFH
  • Exécution budgétaire : préparation des DEC et suivi des bons de commande et des services faits, gestion des fournitures et abonnements, suivi spécifique des dépenses de réceptif
  • Gestion Octime et notes de frais, ordres de mission
  • Gestion de dossiers spécifiques : recherches thématiques, pilotage de missions en lien avec des actions événementielles, archivage, rédaction de notes ou courriers
  • Être titulaire d’un concours de rédacteur territorial ou d’un contrat à minima d’un baccalauréat (recrutement selon l'article L332-14 du Code général de la fonction publique)
  • Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel
  • Procédures administratives
  • Techniques de secrétariat bureautique
  • Capacité d’accueil, d’anticipation, de communication
  • Concevoir un support, un document
  • Elaborer des tableaux de bord
  • Rédiger des documents et mettre en forme
  • Savoir rendre compte et faire preuve de réactivité
  • Aisance relationnelle et rédactionnelle
  • Disponibilité
  • Sens de l’organisation et rigueur