Assistant au Directeur Général Adjoint H / F

DEPARTEMENT DU RHONE; Rhône, Lyon; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une collectivité dynamique et innovante en tant qu'Assistant du Directeur Général Adjoint. Ce rôle clé vous permettra d'assurer le bon fonctionnement de l'équipe en gérant l'organisation, la communication et le suivi des dossiers. Vous travaillerez en étroite collaboration avec une équipe dédiée, apportant votre sens du contact humain et vos compétences d'analyse. Si vous êtes motivé par un environnement stimulant et souhaitez contribuer à des missions significatives pour la collectivité, cette opportunité est faite pour vous. Postulez dès maintenant et faites partie d'une équipe engagée au service public.

Qualifications

• Goût pour le contact humain et capacités d'analyse.
• Expérience réussie en tant qu'assistant de Directeur dans la fonction publique.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda.
• Organiser des réunions et réaliser des comptes rendus.
• Coordonner les activités du pôle et suivre les projets.

Connaissances

Capacités d'analyse

Organisation

Rigueur

Discrétion

Qualités relationnelles

Formation

Expérience en tant qu'assistant de Directeur

Outils

ASTRE RH

OHRIS

KOLOK

CORIOLIS

Description du poste

Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d'une Collectivité Territoriale dynamique et innovante? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l'offre d'emploi idéale pour vous !

Qui sommes-nous ?

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 500 000 habitants au quotidien et oeuvrons en faveur de la santé, l'éducation, la culture, la mobilité et l'aménagement du territoire.

En rejoignant le pôle Éducation et Attractivité, l'Assistant du Directeur Général Adjoint intègre une équipe de 7 personnes dont 1 chargé de mission attractivité, 2 chefs de projets, 1 coordinateur numérique et 1 technicien comptable. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Direction des missions transversales. Cette équipe s'inscrit en véritable partenaire de l'ensemble des pôles de notre collectivité.

A propos du poste :

Véritable support au Directeur Général Adjoint, et ayant un rôle de coordinateur, vous devrez assurer le bon fonctionnement du pôle en terme d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers.

Pour cela vos principales missions seront :

1 / D'assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion de l'agenda du DGA :

• Assurer l'interface entre le DGA et les directions du pôle et ceux de la collectivité ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers ;
• Assurer le suivi des agendas du DGA et du calendrier des différents évènements.

2 / Préparer les différentes réunions et réaliser des comptes rendus :

• Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique ;
• Assurer la réservation des salles, matériels, voitures ;
• Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction ;
• Réaliser des recherches documentaires diverses ;
• Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus.

3 / Constituer et préparer les dossiers :

• Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers ;
• Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais) ;
• Rédiger des notes, synthèses, documents ;
• Suivi des projets et activités de la direction.

4 / Coordonner les activités du pôle :

• Assurer le suivi des absences, des déplacements ;
• Assurer le traitement du courrier ;
• Assurer les commandes des fournitures, de matériel pour le pôle ;
• Participer à la création, l'harmonisation, la mise à jour d'outils de gestion internes ;
• Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement ;
• Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers ;
• Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord ;
• Saisir et mettre à jour les bases de données ;
• Assurer la diffusion des communications et des informations ;
• Assurer la gestion des boîtes mails génériques ;
• Être le réfèrent informatique et archivage pour le pôle ;
• Veiller au respect des délais et échéanciers de l'institution.

Profil recherché :

Vos compétences à partager :

Pour réussir sur ce poste, vous apporterez votre goût pour le contact humain, de capacités d'analyse et d'organisation, de rigueur et de discrétion. Vos qualités relationnelles et votre sens du conseil vous permettront de vous adapter à votre public.

Vous disposez de premières expériences réussies en tant qu'assistant de Directeur dans la fonction publique.

Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et métiers, tel que ASTRE RH, OHRIS, KOLOK, CORIOLIS...

Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos missions, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez un collectif dynamique et attaché au sens du service public.

Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d'une démarche pro-active et inclusive.