Assistant au Directeur g n ral adjoint (H / F)

JOBPUBLIC; Lyon; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une collectivité dynamique en tant qu'assistant opérationnel du Directeur Général Adjoint. Vous serez responsable de l'organisation des réunions, de la gestion de l'agenda et de l'accueil des visiteurs. Ce poste offre une grande variété d'interactions et d'activités dans un environnement stimulant, idéal pour développer vos compétences en gestion administrative.

Prestations

Régime indemnitaire

Prime annuelle

Carte restaurant

Prise en charge des transports

Activités durant la pause méridienne

Qualifications

• Capacité à prioriser, organiser et communiquer.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Autonomie tout en gardant l'esprit d'équipe.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gérer l'agenda du DGA et organiser des réunions.
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication

Service

Confidentialité

Polyvalence

Outils

ASTRE RH

OHRIS

KOLOK

CORIOLIS

Description du poste

Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d'une Collectivité Territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l'offre d'emploi idéale pour vous !

Qui sommes-nous ?

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 500 000 habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l'éducation, la culture, la mobilité et l'aménagement du territoire.

Votre mission au quotidien :

Dès votre arrivée, vous serez le bras droit opérationnel du Directeur Général Adjoint, en pilotant l'ensemble des tâches qui permettent au pôle de tourner rond. Votre agenda sera rythmé par l'organisation des réunions stratégiques, des comités et des séances de travail. Vous veillerez à ce que les bonnes personnes soient là au bon moment, dans la bonne salle, avec les bons documents, en gérant tout depuis la réservation de la salle jusqu'à la mise à disposition des supports numériques ou papier.

Votre rôle ne s'arrête pas là. Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires, en apportant ce petit plus qui donne envie de revenir. Vous gérerez l'agenda du DGA, en anticipant ses déplacements, priorités et urgences. Vous serez l'interface naturelle entre les directions, jonglant entre les sollicitations internes et externes, tout en gardant une vue d'ensemble sur les dossiers en cours.

Lors des réunions, votre plume jouera un rôle clé. Vous prendrez des notes, rédigerez des comptes rendus clairs et concis, et assurerez leur diffusion à la bonne personne au bon moment. Il vous arrivera aussi de préparer des dossiers complets en rassemblant les pièces nécessaires, en vérifiant les procédures et délais, et en synthétisant les informations pour faciliter la prise de décision.

Au quotidien, vous serez le chef d'orchestre des outils de gestion interne. Vous participerez à la création et mise à jour d'outils communs, veillerez à l'harmonisation des processus, à la gestion des absences, du courrier et des fournitures. Vous jouerez également un rôle de référent informatique et archivage, en veillant à ce que les bases de données restent à jour et accessibles.

Ce poste vous offrira une grande variété d'interactions et d'activités dans un environnement stimulant, où votre capacité à prioriser, organiser et communiquer fera toute la différence. Ce sera aussi l'occasion de développer votre expertise dans le fonctionnement des collectivités territoriales, d'apprendre auprès de professionnels investis, et d'affiner vos compétences en gestion administrative et coordination.

Pour réussir dans cette fonction, il vous faudra une bonne dose de rigueur, un sens aigu de l'organisation, et beaucoup de souplesse face aux imprévus. Vous savez travailler en autonomie tout en gardant l'esprit d'équipe. Vous maîtrisez les outils bureautiques, et si vous connaissez ASTRE RH, OHRIS, KOLOK ou CORIOLIS, c'est un plus. Sinon, pas d'inquiétude, vous les découvrirez rapidement. Vous avez le sens du service, savez garder la confidentialité, et appréciez les environnements où la polyvalence est une force. Votre capacité d'adaptation et votre aisance relationnelle seront vos meilleurs atouts pour naviguer entre les différentes directions et interlocuteurs.

Informations contractuelles :

En plus d'une rémunération adaptée, nous offrons un régime indemnitaire, une prime annuelle, une carte restaurant, et la prise en charge des transports en commun. Vous bénéficierez également d'une Amicale de prestations CNAS et d'activités durant la pause méridienne (yoga, running, etc.).

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et souhaitez apporter une contribution significative à nos collèges, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez ce que vous apporterez à notre équipe.

Pour aller plus loin, retrouvez-nous en images :

Découvrez vos futurs collègues ici : le message d'accueil du Directeur Général des Services et de la Direction des Ressources Humaines. Découvrez le Département : au plaisir de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !

Vos compétences utiles : pour réussir dans cette fonction, il vous faudra une bonne dose de rigueur, un vrai sens de l'organisation, mais aussi beaucoup de souplesse face aux imprévus. Vous savez travailler en autonomie tout en gardant l'esprit d'équipe. Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et métiers comme ASTRE RH, OHRIS, KOLOK ou CORIOLIS, c'est un plus. Sinon, pas de panique, vous les découvrirez avec nos conseils. Vous avez le sens du service, savez garder la confidentialité, et appréciez les environnements où la polyvalence est une force. Votre capacité d'adaptation et votre aisance relationnelle seront vos meilleurs alliés pour naviguer entre les différentes directions et interlocuteurs.