Assistant / Assistante de service formation (H/F)

SOCIALYS; Aubagne; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise engagée dans le secteur social recherche un assistant formation pour soutenir les formateurs et gérer l'administration des formations. Vous serez au cœur de l'organisation et du suivi des formations, en lien avec divers partenaires. Ce rôle vous permettra de contribuer à un impact positif sur la société tout en développant vos compétences administratives. Si vous êtes rigoureux, organisé, et passionné par l'innovation, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• 3 années d'expérience dans un rôle administratif.
• Capacité à travailler en équipe et à organiser son travail.

Responsabilités

• Assurer un soutien logistique pour les formations.
• Gérer la documentation administrative des formations.

Connaissances

Gestion administrative

Maîtrise d'Office (Word, Excel)

Google Workspace (Gmail, GoogleDoc, GoogleSheet)

Législation sociale

Organisation

Rigueur

Description du poste

Description

Contexte : Organisme de formation, de recrutement et de conseil du secteur social et médico-social, SOCIALYS inscrit ses partenariats dans la durée. Depuis 2012, nous collaborons avec les associations et acteurs du secteur public, leurs travailleurs handicapés et tous les professionnels qui œuvrent au quotidien pour la solidarité. Formant plus de 2000 stagiaires par an dans toute la France, pour près de 4000 heures de formation, notre ambition est de redonner au secteur social toute la signification et l'impact qu'il mérite. Le poste d'assistant formation s'inscrit dans cette dynamique. Il agit en tant que support du responsable pédagogique et des formateurs dans l'élaboration des documents et du traitement administratif des formations.

Profil recherché :

• Exercer au quotidien une activité porteuse de sens et utile à la société est une ambition pour vous
• Doté d'un bon relationnel, vous êtes rigoureux dans le respect des procédures qui vous sont confiées
• Les nouvelles technologies et l'innovation sont vos alliés au quotidien

Missions et activités :

1. Relations avec les partenaires :
   • Assurer un soutien dans l'organisation et le suivi de la formation en faisant le lien entre partenaire et formateur (logistique, dates, lieu)
   • Organiser les rendez-vous avec les partenaires et assurer un suivi
   • Gérer la partie contractuelle avec les formateurs (contrats, attestations)
2. Gestion administrative en respect des procédures en place :
   • Éditer les conventions de formation et transmettre les programmes de formation opportuns
   • Générer, contrôler et adresser les documents de formation par mail (contrats, attestations, convocations, feuilles d'émargement)
   • Assurer un suivi des formations
   • Traiter les documents post-formation jusqu'à facturation
   • Assurer l'archivage papier

Compétences requises :

• L'appétence pour le domaine administratif est un gage de réussite
• La maîtrise d'Office (Word, Excel) et Google Workspace (Gmail, GoogleDoc, GoogleSheet) est indispensable
• Ponctualité, respect et organisation sont une évidence

RSE :

Acteur engagé par nature, SOCIALYS est signataire de la Charte de la Diversité. La signature de cette Charte incarne notre engagement sur les six axes de la diversité pour lesquels nous déployons des actions concrètes. En juin 2023, SOCIALYS a obtenu le Label « Initiative Remarquable » soutenu par le Réseau « Initiative France ».

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PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 3 années d'expérience

Savoirs et savoir-faire

• Législation sociale
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion
• Concevoir des supports de suivi et de gestion

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Travailler en équipe