Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

UNIVERSITE D'AIX MARSEILLE; Marseille; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique à Marseille recherche un(e) Assistant(e) de gestion administrative pour soutenir les projets de la Fondation Amidex, notamment France 2030. Le candidat idéal a un Bac +3 minimum, maîtrise les outils bureautiques, et montre un intérêt pour la gestion et le suivi de projet. Le poste est en CDD de 12 mois avec un salaire selon la grille de la catégorie A.

Qualifications

• Bonne connaissance de l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur.
• Expérience ou intérêt pour le contrôle de gestion et le suivi de projets.

Responsabilités

• Suivi et pilotage des projets France 2030.
• Gestion financière et administrative de la Fondation.
• Contribution transversale aux différents projets.

Connaissances

Travail en mode collaboratif

Autonomie

Rigueur

Qualités rédactionnelles

Capacité d'analyse

Formation

Bac +3 minimum

Outils

Excel

Description du poste

Offre n° 198KRHM Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Rattaché(e) au Pôle Ressources de la Fondation Amidex, vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif, financier et organisationnel des dispositifs coordonnés par la Fondation, en particulier les projets lauréats du programme France 2030. Vous contribuerez également à la bonne gestion des moyens internes de la gouvernance de la Fondation.

Responsabilités

1. Suivi et pilotage des projets France 2030
   • Centraliser et analyser les projections budgétaires pluriannuelles des projets lauréats (par nature de dépense et au global).
   • Contribuer au suivi de l'exécution budgétaire et la trésorerie des projets France 2030, anticiper la consommation des crédits et proposer des ajustements si nécessaire.
   • Accompagner les équipes projet dans la caractérisation des trajectoires financières et des évaluations à mi-parcours/fin de convention.
   • Soutenir les chargés de mission dans : la mise en place et la structuration des habilitations financières, le suivi RH (recrutements, alternances, équivalences de service, primes), l'analyse et la projection de la masse salariale.
   • Participer au suivi et à la conformité des conventions liées aux projets (partenariats, cogestion, collaborations).
   • Développer et mettre à jour les outils de gestion (RH, finances, conventions) et contribuer à l'élaboration de vadémécums spécifiques France 2030.
   • Produire et actualiser des tableaux de bord partagés, en lien avec les différentes équipes de la Fondation, pour optimiser la lisibilité et la simplification des processus.
   • Contribuer à des études qualitatives et quantitatives (budgets, RH, organisation) pour éclairer la prise de décision stratégique.
   • Participer à la rédaction de rapports d'évaluation et de mesure d'impact (consommation des ressources, alignement sur les stratégies nationales d'accélération, articulation avec les feuilles de route stratégiques de la Fondation).
2. Gestion financière et administrative de la Fondation
   • Assurer le suivi du budget de fonctionnement de la Fondation : préparation des commandes, gestion des missions via l'outil Notilus, saisie des opérations dans le logiciel SIFAC.
   • Suivre la mise en signature des documents soumis à la Vice-Présidence A Midex, à la Direction Générale des Services et à la Présidence.
   • Vérifier la conformité administrative et budgétaire des dossiers et conventions.
   • Traiter les informations et documents administratifs avec rigueur et dans le respect des procédures.
   • Concevoir et améliorer des outils de pilotage et de gestion administrative, afin de renforcer la transparence et l'efficacité du fonctionnement interne.
3. Contribution transversale aux différents projets

Profil recherché

1. Bac +3 minimum (gestion, finances, administration publique, droit, économie ou équivalent).
2. Bonne connaissance de l'environnement de la recherche et/ou de l'enseignement supérieur.
3. Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (analyses et tableaux de suivi).
4. Une expérience ou un intérêt marqué pour le contrôle de gestion et le suivi de projets financés sera un atout.

Compétences

• Capacité à travailler en mode collaboratif et en transversalité.
• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation.
• Excellentes qualités rédactionnelles et de communication.
• Capacité d'analyse et de synthèse.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur
• Type de contrat : CDD - 12 Mois
• Durée du travail : 35H/semaine
• Travail en journée
• Salaire : Selon Grille - Catégorie A

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