Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

VET'EL; Hénin-Beaumont; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de formation spécialisée recherche un assistant administratif pour gérer le suivi des formations auprès des clients. Le candidat doit avoir au moins 5 ans d'expérience dans un poste administratif, maîtriser le pack Office, et être à l'aise avec la communication. Le poste est basé à Hénin-Beaumont, en CDI partiel avec un salaire brut mensuel de 1642 euros.

Qualifications

• Expérience professionnelle dans un poste administratif et/ou gestion de projets d'au moins 5 ans.
• Maîtrise des outils de bureautique.
• Aisance avec le téléphone.

Responsabilités

• Suivi administratif et opérationnel de la formation.
• Montage des dossiers OPCO et gestion des inscriptions.
• Contrôle des tâches en lien avec le vétérinaire référent.

Connaissances

Accueil, orientation, renseignements de public

Assistance aux collaborateurs au niveau commercial et technique

Gestion administrative d'une activité

Suivi de dossiers administratifs

Classement, archivage

Collaboration pour optimiser les flux de travail

Communication avec collègues et hiérarchique

Élaboration de tableaux de bord

Émettre appels ou relances téléphoniques

Fournir informations par téléphone

Gestion administrative

Traitement de données

Gestion communication interne et externe

Maintien à jour des dossiers administratifs

Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Optimisation des processus

Rédaction de rapports et comptes rendus

Techniques de communication

Utilisation des outils numériques

Formation

Bac + 2, BTS gestion de la PME

Outils

Pack Office

Description du poste

Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F) 62 - HENIN BEAUMONT

Offre n° 194FYTP
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

2 missions dissociées sont attendues :Dans le cadre de la branche d'activité « Formation » de VET'EL, vous avez la charge du suivi administratif et opérationnel de la formation auprès des éleveurs, des vétérinaires... Vos missions seront de :- Monter les dossiers OPCO, réalisation des colis administratifs, duplication des livrets de formation, tenue de tableaux de suivi, inscription des stagiaires, suivi de leur finançabilité, .- Garantir la qualité des prestations dans le respect des procédures de certification QualiopiDans le cadre du pôle technique de VET'EL, vous avez la charge du suivi administratif et opérationnel d'un dossier technique. En lien avec le vétérinaire référent, vous serez amené à réaliser les tâches suivantes :- Recrutement des acteurs, mise en place de fiches de suivi, élaboration et tenue de tableaux de bord- Contrôle de l'avancement de la réalisation du dossierAutres tâches courantes : mise à jour de la base de données, accueil téléphonique, mise en page de supports de communication, mailing, mise sous pli, accueil physique et préparation des salles de réunion et de formationBac + 2 à minima, BTS gestion de la PME ou équivalenceExpérience professionnelle dans un poste administratif et/ou dans la gestion de projets et/ou dans le domaine de la formation minimum de 5 ans exigée.Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint).Connaissance de logiciels de PAO.Vous êtes très à l'aise avec le téléphone.Poste à pourvoir à partir de septembre 2025CDI - Temps partiel (28h/semaine - jour de repos le mercredi)Rémunération au taux horaire du SMICPoste basé à Hénin-BeaumontDéplacements très occasionnels

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 28H/semaineTravail en journée
Travail durant les vacances scolaires
Conditions de travail En contact avec du public
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1642.00 Euros sur 12 mois
• salaire évolutif

Déplacements Déplacements: Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents- BTS gestion de la PME Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Assurer le suivi de dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Classement, archivage Cette compétence est indispensable
• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail Cette compétence est indispensable
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Cette compétence est indispensable
• Elaborer des tableaux de bord Cette compétence est indispensable
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects Cette compétence est indispensable
• Fournir des informations claires et précises par téléphone Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative Cette compétence est indispensable
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) Cette compétence est indispensable
• Gérer la communication interne et externe Cette compétence est indispensable
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Optimisation des processus Cette compétence est indispensable
• Optimiser la performance de l'organisation Cette compétence est indispensable
• Procédures administratives Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Cette compétence est indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Cette compétence est indispensable
• Techniques de communication orales, écrites et numériques Cette compétence est indispensable
• Techniques de numérisation Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Améliorer des procédures administratives
• Classer des documents
• Développer et fidéliser la relation client
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Normes rédactionnelles
• Organisation d'évènements professionnels
• Organiser des réunions internes
• Techniques de prise de notes

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve d'autonomie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

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