Assistant / Assistante de formation (H/F)

Région académique de la Réunion; Saint-Étienne-du-Rouvray; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Groupement d’Intérêt Public – Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) recherche un(e) Assistant(e) de Formation pour assurer la gestion administrative de projets de formation. Le poste nécessite une rigueur administrative, un bon niveau de communication, et une adaptation aux exigences variées du secteur éducatif. Un CDD d'un an est proposé, avec une rémunération en fonction de la grille appliquée.

Prestations

Droits aux congés: 46 jours

Droits aux RTT: 10 jours

Qualifications

• Diplôme de niveau 4 minimum + expérience professionnelle d'au moins 2 ans.
• Connaissances générales en gestion administrative souhaitées.
• Capacité à s'adapter à diverses tâches et savoir rendre compte.

Responsabilités

• Assurer la bonne gestion administrative d'un projet et l'accueil des parties prenantes.
• Suivi administratif et logistique, y compris traitement des factures et gestion des commandes.
• Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité.

Connaissances

Rigueur

Capacités rédactionnelles

Communication interprofessionnelle

Formation

Baccalauréat (Niveau 4)

Outils

Logiciels de traitement de texte

Tableur

Base de données

Description du poste

Assistant / Assistante de formation (H/F)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Région académique de la Réunion
  Groupement d'Intérêt Public – Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP)

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat

  CDD d'1 an

• Expérience souhaitée Débutant
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon statut d'origine€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Selon statut d'origine
• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Véritable interface auprès des parties prenantes internes ou externes, l’assistant / l’assistante de formation s’assure de la bonne gestion administrative d’un dispositif ou d’un projet dont il ou elle a la charge pendant toute sa durée d’exécution. Il ou elle participe également à la mise en œuvre de la démarche qualité. Ses missions sont réparties selon 4 composantes principales :


1. La relation avec les parties prenantes :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs liés aux dispositifs ou projets dont il ou elle à la charge
• Faire le suivi des relations avec les organismes partenaires des dispositifs ou des projets selon les conventions associées
• Participer au besoin aux réunions d’information


2. Le suivi administratif :

• Renseigner le système d'information en parallèle des outils des prescripteurs et financeurs (bilans initiaux, intermédiaires, de fin de prestation)
• Effectuer le suivi de l'assiduité des bénéficiaires et remonter les informations auprès des financeurs
• Assurer la mise en forme bureautique avancée des documents et tableaux de bords
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers en suivant la procédure interne

3. Le suivi logistique et financier :

• S'assurer de la mise à disposition des moyens logistiques (gestion des commandes, réservation de salles.)
• S'assurer du suivi des activités en portage du GIP-FCIP (contrôle des heures facturées, traitement des factures recettes, traitement des factures dépenses), faire les relances le cas échéant
• Assurer le suivi extra-comptable en dépenses et recettes et en assurer le reporting auprès des services supports
• Prendre en charge la facturation des actions ou des projets
• Faire le suivi de la rémunération des intervenants et s'assurer de la conformité des pièces et de la complétude du dossier

Profil recherché

Capacités requises :

• Rigueur et anticipation
• Capacités rédactionnelles (règles d’orthographe et de typographie française)
• S’adapter à des tâches diverses
• Savoir rendre compte et être force de proposition
• Déceler urgences et priorités
• Aptitudes à la communication interprofessionnelle et adaptation envers tous publics
• Assurer une relation de qualité dans le respect de la Charte Marianne et du label EDUFORM

Connaissances particulières requises :

• Connaissances des fonctions avancées des logiciels de traitement de texte, tableur, base de données, et de présentation
• Connaissances des outils numériques métiers
• Connaissances générales en gestion administrative
• Connaissances du système éducatif français et plus particulièrement de la formation professionnelle

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat
• Spécialisation Formations générales

Compétences attendues

Peuvent candidater, les titulaires d'un diplôme de niveau 4 minimum associé d'une expérience professionnelle reconnue d'au moins 2 ans dans le domaine administratif ou financier.

Localisation

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

Le Groupement d’Intérêt Public – Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) est un organisme public dépendant du ministère de l’Éducation nationale. Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations, des territoires. Il accompagne les mutations économiques et sociales dans la région à travers ses missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie conseil, d’évaluation de dispositifs et des politiques de formation.

Descriptif du service

Au sein du Groupement d’Intérêt Public – Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP), et placé sous l’autorité hiérarchique du directeur du GIP-FCIP, ainsi que sous l’autorité fonctionnelle du responsable du pôle Services Support et du manager de proximité, l’assistant ou l’assistante de formation est en charge du suivi administratif et financier des activités de formation, dispositifs ou des projets portés par le GIP-FCIP.

Quotité de travail : emploi à temps plein soit 37H21

Statut : contractuel du GIP-FCIP – Catégorie B

Rémunération : selon la grille des rémunérations du GIP-FCIP en vigueur (à partir de 2 061.00 € brut par mois)

Droits aux congés : 46 jours (calculé au prorata de la durée de contrat)

Droits aux RTT : 10 jours (calculé au prorata de la durée de contrat)

Durée de la fonction : 1 an renouvelable

Date de démarrage prévisionnelle : août 2025

Afin de favoriser la collaboration avec l’équipe, l’agent travaille en open space avec une organisation flexible selon le principe du flex-office. Il dispose également d’outils informatiques pour l’exercice de son métier.

Selon des besoins spécifiques, le poste peut être adapté en lien avec les recommandations médicales ou les aménagements nécessaires à l’accueil de personnes en situation de handicap.

Les dossiers de candidatures sont à transmettre au plus tard le 07 juillet 2025

Vacant à partir du 24/06/2025

Secrétaire

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