Assistant, assistante de direction au sein de la DRH F / H

Groupe Caisse des Dépôts; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique de gestion à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le Département RH dans l'organisation des missions et la gestion des tâches administratives. Vous participerez à l'organisation des réunions, au suivi des budgets, et à l'accueil des nouveaux collaborateurs. Un excellent sens de l'organisation et de la communication est requis pour ce rôle essentiel au sein de l'équipe.

Qualifications

• Capacité à gérer les agendas et l'organisation administrative.
• Aptitudes en gestion de projets et d'équipes.
• Bonne communication avec les collaborateurs.

Responsabilités

• Assister dans l'organisation des missions de la responsable.
• Gérer les fonctions administratives et budgétaires.
• Organiser les déplacements des collaborateurs.

Description du poste

Le Département RH Emploi, / Rémunération / Développement des compétences / Égalité professionnelle (DHE), est un département transversal au cœur de la stratégie de la DRH, chargé de définir les politiques d'emploi, d'égalité professionnelle, de rémunération, ainsi que le développement des compétences de l'Établissement public. Composé d'environ 80 collaborateurs, il se structure autour de cinq activités :

• le pôle Développement de la politique d'emploi (Recrutement, concours, Intérim Interne, mobilité groupe);
• le pôle Prospective emploi et pilotage des moyens RH (effectifs, masse salariale, rémunérations, avantages sociaux, emploi, compétences, anticipation des ressources);
• l'Université CDC (développement des compétences);
• le Pôle Handicap, Égalité professionnelle / Diversité.

Acteur clé dans un projet de transformation en cours au sein de la DRH, notre Département joue un rôle moteur. Faire partie de l'équipe DHE, c'est mettre à profit ses compétences, talents et idées pour soutenir ce projet et servir nos clients internes (collaborateurs, managers) dans un esprit d'innovation, de coopération, de curiosité et d'ouverture.

Notre action en matière de politique d'emploi place le département au centre des interactions avec les directions opérationnelles, leurs managers, et le dialogue social.

Missions :

En tant qu'assistant(e) de direction du Département, vous devrez comprendre le contexte et les enjeux, et soutenir les équipes et clients pour fluidifier les échanges. Vos principales missions seront :

1. Assister la responsable du Département dans l'organisation et le suivi de ses missions, notamment :

• la gestion des agendas, du courrier, la rédaction de documents, la gestion des appels, l'organisation de réunions, la gestion des notes de frais, la logistique liée aux déplacements, la gestion des congés, etc.;
• participer aux réunions d'équipe pour suivre et organiser les projets;
• établir un lien avec les équipes pour être un relais d'écoute;
• contribuer à l'animation managériale en mobilisant les outils disponibles (Teams, réunions ad hoc);

Assister les responsables d'activités dans la planification de leurs agendas, l'organisation de réunions, l'animation de séminaires, le suivi des échéances et la planification de la production pour le dialogue social et les demandes diverses.

Gérer les fonctions administratives et budgétaires :

• suivi budgétaire en lien avec le service concerné;
• commandes, gestion des fournitures, achats courants;
• gestion des remboursements de frais (Lauréats IRA, garde d'enfants);
• suivi des indicateurs de performance, recommandations internes et externes.

Participer à des projets transverses, comme le projet de déménagement du Campus.

Organiser les déplacements des collaborateurs (ordres de mission, réservations, notes de frais), accueillir les nouveaux collaborateurs, et fournir un appui logistique et administratif.

Assurer une assistance logistique et bureautique, ainsi que la gestion des habilitations informatiques.