Assistant/Assistante de Direction

Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public recherche un assistant-e de direction pour soutenir la Direction des Relations internationales et de la conformité. Ce rôle polyvalent exige une grande rigueur et réactivité pour gérer l'agenda du directeur, organiser des déplacements, et assurer le bon fonctionnement administratif de la direction. Vous serez impliqué dans la rédaction de documents, la gestion des besoins logistiques et le suivi des activités. Si vous êtes passionné par l'organisation et souhaitez contribuer à un environnement dynamique, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience en gestion de secrétariat et d'agenda.
• Compétences en rédaction de documents et communication.

Responsabilités

• Assister le directeur et son adjointe dans la gestion quotidienne.
• Organiser des déplacements et des événements internes et externes.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Rédaction de documents

Organisation de déplacements

Gestion administrative

Communication

Formation

Bac +2 en gestion ou administration

Formation en ressources humaines

Outils

Outils de gestion de projet

Logiciels de traitement de texte

Description du poste

L’assistant-e de direction de la Direction des Relations internationales et de la conformité (DRICO) travaille dans une direction dont les missions sont hétérogènes et impliquent d’organiser, ou tout du moins de préparer des déplacements et évènements, en France ou à l’étranger.

Ce contexte implique de faire preuve d’une grande rigueur et de réactivité dans la prise en charge des différentes tâches. Ces dernières consistent à la fois à assister le directeur et son adjointe au quotidien, mais également à assurer le bon fonctionnement du collectif. Les principales missions sont les suivantes:

- En ce qui concerne l’aide apportée au directeur et à son adjointe

1. Gestion de l’agenda du directeur (programmer les réunions/points bilatéraux en interne et externe à la direction, organisation logistique des réunions);
2. Organisation des déplacements;
3. Rédaction/formalisation de messages ou documents (rédaction de projets de courrier/mail pour le directeur, mise en page courrier/note interne, enregistrement courrier sortant pour le directeur);
4. Préparation de comptes-rendus;

- Pour ce qui est du fonctionnement de la direction

1. Gestion administrative courante d’un secrétariat (gestion du courrier, des demandes de reprographie, et des appels téléphoniques, mise à jour des organigrammes, diffusion de mails d’information à toute la direction, accueil des prestataires et visiteurs-euses, etc.), dont la gestion administrative de l’équipe (suivi des demandes d’absence ou de télétravail, etc.);
2. Rôle de référent-e de direction dans plusieurs domaines;
3. RH (demandes de recrutement et suivi des mobilités internes, formation, et télétravail notamment);
4. Système de mesure des activités (SMA – pour l’allocation des temps de travail);
5. Budget et achats (suivi des enveloppes de la direction, saisie/communication des demandes de crédit de la direction, émission des demandes d’achats – dont les fournitures, suivi du processus de gestion des factures);
6. Ordres de mission (personnes ressource pour la gestion des OM dans l’outil dédié);
7. Informatique (CLS – gestion des demandes d’habilitation de la direction);
8. Gestion des besoins logistiques de la direction, notamment pour l’accueil des réunions réseau ou des délégations de régimes de retraite étrangers (réservation de prestations de restauration, de salles, d’activités, etc.; gestion de la salle de réunion de la direction, des besoins relatifs au bon fonctionnement des locaux…);
9. Diffusion d’informations au sein de la direction (consignes par exemple), et du réseau (suivi de la participation de la Drico à la brève à destination des AD du réseau par exemple).