Assistant / Assistante administration des ventes (H/F)

Description

1. Finalité du poste

L'assistant(e) ADV assure le traitement administratif des commandes clients, depuis leur réception jusqu'à la livraison, dans le respect des procédures internes, des engagements commerciaux et de la satisfaction client. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes commerciales, logistiques et production.

2. Missions principales

2.1. Gestion des commandes clients

1. Réception et vérification des bons de commande clients.
2. Saisie des commandes dans l'ERP (produits, prix, conditions, délais).
3. Suivi des commandes jusqu'à la livraison : relances internes, coordination avec la logistique et le magasin.
4. Communication proactive avec les clients sur les délais, écarts ou retards éventuels.

2.2. Suivi administratif

1. Établissement et vérification des accusés de réception.
2. Mise à jour des bases de données clients et articles dans l'ERP.
3. Archivage et gestion documentaire des dossiers clients.
4. Transmission des éléments nécessaires à la facturation et au SAV.

2.3. Relation client

1. Réponse aux sollicitations clients : délais, disponibilité, informations de suivi.
2. Transmission des documents commerciaux (bons de livraison, certificats, etc.).
3. Traitement des réclamations de premier niveau, en lien avec le responsable ADV et le service qualité si nécessaire.

3. Activités transverses

1. Participation à l'amélioration des processus ADV.
2. Collaboration avec les équipes commerciales, logistiques, production et qualité.
3. Reporting d'activité et suivi d'indicateurs de performance si besoin.

4. Compétences requises

Savoir-faire :

1. Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook).
2. Utilisation d'un ERP (idéalement CEGID ou équivalent).
3. Saisie rigoureuse, sens du détail.
4. Bonne expression écrite et orale.

Savoir-être :

1. Rigueur et sens de l'organisation.
2. Esprit d'équipe et sens du service client.
3. Réactivité, autonomie et fiabilité.
4. Capacité à gérer les priorités et les imprévus.

5. Profil recherché

- Formation : Bac +2 (BTS Assistant de gestion, NDRC, Commerce international ou équivalent).

- Expérience : 1 à 2 ans en ADV ou en service client dans un environnement industriel ou PME appréciée.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 1 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Assurer un accueil téléphonique
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Relayer de l'information
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Avoir le sens du service
• Faire preuve de rigueur et de précision