Assistant/assistante administratif/administrative H/F

La Direction advancement & alumni relation recherche un/une:

Assistant/assistante administratif/administrative F/H

(CDI temps plein)

• Assurer le suivi administratif : mise à jour des documents (procédures, guides, bulletins de soutien, etc.).
• Gérer le suivi administratif : collecte des pièces administratives pour les dossiers de candidature, de subvention; transmission des documents et courriers (emailing, invitations, rédaction des courriers de remerciements, …)
• Collecter et préparer les rendez-vous de la directrice et de l’équipe (suivi des confirmations de présence, réservation et préparation des salles, prise de notes lors des réunions, rédaction des comptes rendus et diffusion)
• Assurer un premier niveau d’information et une bonne orientation pour les contacts entrants, accueil physique et téléphonique.
• Être un support logistique et organisationnel : organisation des déplacements et des repas d'affaires de la Directrice et de l’équipe.
• Production de reportings (tableaux de bord, tableaux de suivi, graphiques, analyses, etc.) sur Excel et les systèmes d’information
• Mise en forme graphique de présentations sous PowerPoint, Word, Canva, etc. (rapport d’activités, présentations à la direction, à l’externe, etc.).
• Gestion de la facturation (gestion des commandes, émission des bons de commande, etc.).
• Mettre à jour les bases de données en travaillant en collaboration avec la Direction digitale (intégration de données, création de flux…)

• Issu/Issue d'une formation Bac+2, ou expériences professionnelles équivalentes
• Vous avez un niveau d’anglais opérationnel
• Vous avez une excellente aptitude à rédiger en français
• Vous êtes apporteur/apporteuse de solutions et d'améliorations des process
• Vous êtes connu pour votre bon relationnel et votre sens du service client
• Vous maîtrisez les outils de bureautique et les systèmes d'information
• Votre rigueur, votre esprit d’équipe et votre sens de la confidentialité feront de vous le/la candidat/candidate idéale

Ce que vous y gagnerez :

• Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies

• Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)

• Être en lien avec une population internationale et multiculturelle

• Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle

• Faire partie d’une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile – travail à vélo

• 7 semaines de congés payés et 11,5 jours de RTT par an

• Basé/Basée sur le campus siège à Lyon