Assistant Administrative de Formation H/F

LT; Saint-Raphaël; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Happy Travel Academy, organisme certifié Qualiopi, recherche un(e) assistant(e) administratif et relation client pour accompagner les apprenants et organiser les formations, lives et événements.

Autonome et rigoureux(se), vous assurez le suivi des inscriptions, la gestion des accès et les relances, en respectant les procédures Qualiopi et les exigences qualité.

Profil recherché : 1 an d'expérience, maîtrise des outils digitaux, sens du service et excellente communication écrite et orale.

Qualifications

• Expérience démontrant gestion administrative d'une activité.
• Capacité à gérer les dossiers et documents, et assurer le suivi.
• Maîtrise du français écrit et oral irréprochable.
• Permis B souhaité.

Responsibilities

• Suivi des apprenants et relation client, réponses aux emails et demandes dans les délais.
• Suivre progression et séances de coaching ou mentoring.
• Gérer les accès aux plateformes et les paiements.
• Vérifier les dossiers d'inscription, contrats et échéances; rapprocher les paiements.
• Préparer le planning des lives et mettre en ligne les replays.
• Réaliser un compte rendu hebdomadaire et contribuer aux audits Qualiopi.

Skills

Réglementations

Accueil client

Gestion administrative

Reporting

Veille réglementaire

Communication

Gestion contrats

Relation fournisseurs

Base de données

Education

Agent de maîtrise

Tools

Canva

Job description

À propos de la Happy Travel Academy

La Happy Travel Academy est un organisme de formation certifié Qualiopi qui forme les futur(e)s Travel Planners indépendant(e)s à apprendre le métier , à créer et à développer leur entreprise dans le tourisme. Notre vision : rendre les voyages sur mesure accessibles au plus grand nombre et apporter des solutions concrètes pour voyager autrement, loin du tourisme de masse. Nous accompagnons des passionnés de voyage dans la création d'une activité professionnelle, avec une attention particulière portée à la qualité, à la transparence, à l'éthique et à l'humain.

Rejoindre notre équipe, c'est contribuer à cette vision en offrant à nos élèves un accompagnement fiable, attentif et professionnel. Dans un cadre structuré par notre démarche qualité Qualiopi, ta rigueur et ton sens du service feront la différence au quotidien.

Ton rôle

Tu assures le suivi administratif des formations et des apprenants, depuis leur inscription jusqu'à la fin de leur parcours. Tu contribues également à l'organisation des formations, des lives et des événements. Tu travailles en autonomie dans un cadre défini, avec des procédures et des ressources à ta disposition. Tu échanges avec la dirigeante pour les arbitrages et les situations exceptionnelles.

Tes principales missions

Suivi des apprenants et relation client Répondre aux emails et aux demandes des élèves avec des informations exactes, complètes et claires, dans les délais convenus. Accueillir les nouveaux élèves et réaliser des appels d'accueil et de fin de parcours. Suivre leur progression et les séances de coaching ou de mentoring prévues, réalisées et restantes. Repérer les difficultés, effectuer les relances nécessaires et tracer les actions jusqu'à leur résolution. Gérer les accès aux plateformes et aux espaces élèves. Gestion administrative et suivi des paiements Contrôler les dossiers d'inscription : contrats, signatures, pièces, formules et échéances. Vérifier la cohérence entre l'inscription, le contrat, les accès et l'attribution du coach ou du mentor. Suivre les échecs de paiement, effectuer les relances et mettre à jour les dossiers. Vérifier les factures et les paiements, et réaliser les rapprochements demandés. Participer au traitement des demandes de financement selon les procédures établies. Tenir les dossiers et les preuves qualité à jour, et contribuer à la préparation des audits Qualiopi.

Organisation des formations et appui à l'équipe

Préparer le planning des lives, les liens Zoom, les rappels et les communications aux élèves. Mettre en ligne les replays et classer les supports. Coordonner les échanges pratiques avec les intervenants. Mettre à jour certains supports, notamment sur Canva. Participer à la préparation logistique des examens, masterclass, ateliers et événements. Apporter un appui opérationnel aux campagnes de communication : mise en forme, paramétrage et envoi des emails préparés par la direction.

Suivi de l'activité et amélioration continue

Préparer un compte rendu hebdomadaire des actions réalisées, des dossiers en attente et des points bloquants. Actualiser les tableaux de suivi et les indicateurs à partir de données vérifiées. Alerter suffisamment tôt sur les anomalies, les échéances ou les difficultés. Proposer des améliorations concrètes et appliquer les changements validés.

Le profil recherché

Tu maîtrises les outils digitaux et le suivi de données, et tu t'adaptes rapidement aux nouveaux logiciels. Tu sais organiser plusieurs dossiers en parallèle, planifier les échéances et assurer les relances jusqu'à leur résolution. Tu contrôles les pièces et les informations avant de clôturer un dossier. Tu communiques avec clarté, efficacité et tact, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral. Ta grammaire et ton orthographe sont irréprochables. Tu es rigoureux-se, méthodique et fiable : tu vérifies ton travail, tiens tes engagement

Experience

1 An(s)

Compétences

• Réaliser des déclarations réglementaires
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer une veille réglementaire et législative
• Communiquer efficacement avec les équipes et la direction
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gérer l'accueil téléphonique
• Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Mettre en oeuvre des actions de communication
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Permis

B - Véhicule léger souhaité

Qualification

Agent de maîtrise

Secteur d'activité

Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
• Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.