Assistant administrative

TN France; Pays de la Loire; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une structure dynamique où vous jouerez un rôle clé dans l'accueil et la gestion administrative des bénéficiaires. Ce poste, idéal pour un débutant, vous permettra de contribuer à l'optimisation des services d'aide et d'accompagnement à domicile. Vous serez en contact direct avec les bénéficiaires et leurs familles, tout en travaillant en étroite collaboration avec les équipes. Si vous êtes organisé, autonome et avez un bon sens relationnel, cette opportunité est faite pour vous. Un environnement stimulant vous attend, où votre contribution sera valorisée et où vous pourrez évoluer au sein d'une équipe solidaire.

Qualifications

• Expérience ou formation en gestion administrative ou comptable.
• Capacité à gérer le temps et les priorités efficacement.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et gestion administrative des bénéficiaires.
• Saisie et rédaction de documents relatifs aux services autonomie.

Connaissances

Connaissance du secteur médico-social

Organisation

Capacité d'adaptation

Rédaction et expression orale

Autonomie

Formation

Formation d'Assistante de gestion

Outils

Outils bureautiques

Logiciels de bureautique

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers: Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail: Temps non complet, 21h00 hebdomadaire

Télétravail: Oui

Management: Non

Expérience souhaitée: Débutant

Rémunération indicative: 1282€ brut

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité des coordinatrices du Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile (SAAD) et en collaboration avec les managers SSIAD, vous aurez pour missions principales :

1. l'accueil téléphonique des bénéficiaires, des familles et des partenaires, la gestion administrative, et participerez à l'optimisation du service. Vous aurez à cœur d'apporter votre dynamisme au service de l'équipe et de la gestion des dossiers, et participerez à l'évolution des services autonomie.

Missions / conditions d'exercice

• Accueillir les bénéficiaires, les familles et les partenaires
• Réception et transmission des appels téléphoniques ; renseigner, informer, orienter les interlocuteurs, qualifier la nature de l'appel et de la demande, gérer les priorités
• Gestion ou orientation des communications écrites et verbales
• Respect du secret professionnel
• Assurer la gestion administrative des services autonomie
• Saisie et rédaction de documents relatifs à l'activité des services autonomie
• Classement et archivage des documents du service
• Tenue des tableaux d'activité et des indicateurs de gestion
• Recensement des demandes d'accompagnement des bénéficiaires
• Suivi de la télégestion et les tournées des bénéficiaires
• Saisie informatique des dossiers des bénéficiaires
• Gestion de la facturation et des prélèvements automatiques
• Tenue des dossiers agents (mise à jour des documents, formations), en lien avec le service Ressources Humaines
• Génération des plannings et transmission aux agents
• Préparation des états de paie
• Elaboration et mise à jour des procédures (au moins une fois par an)

Participer à l'organisation et l'amélioration continue des services :

• Travail en étroite collaboration avec l'ensemble des équipes Aide et Soin des services autonomie
• Organisation et planification des réunions en assurant un suivi adapté : alerte, envoi des convocations, ordre du jour, compte-rendu, réservation des salles, de matériels
• Gestion des stocks de matériel (inventaires, commandes, factures...)
• Travail en partenariat avec les services du Pôle Solidarités

Profils recherchés

Savoir-faire

• Connaissance du secteur médico-social
• Formation ou expérience d'Assistante de gestion (Administratif / Comptable / Commercial)
• Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode (connaissances en organisation et de gestion du temps de travail)
• Capacités à s'adapter au changement, au rythme de travail, à la diversité et transversalité des sujets (gestion du temps, organisation et planification des priorités, force de proposition)
• Capacité à être autonome tout en s'intégrant dans une équipe et tout en rendant compte de l'activité et des éventuelles difficultés rencontrées
• Garantir l'image de la collectivité
• Techniques rédactionnelles et expression orale de qualité (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire)
• Esprit de synthèse, capacité à retranscrire
• Outils bureautiques, tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Standard téléphonique, annuaire internet
• Maitrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
• Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales très appréciée

Savoir-être

• Une connaissance des personnes âgées ou des personnes en situation de handicap sera appréciée mais non exigée
• Aisance relationnelle, source de convivialité et d'optimisme
• Esprit coopératif et solidaire
• Diplomatie
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Capacité à créer et faire du lien
• Qualité d'écoute et de médiation, en toute subtilité
• Autonomie
• Savoir être réactif et proactif
• Sens du service public