Assistant administratif UDAP 73-74 (H/F)

Drac Auvergne Rhône Alpes; La Motte-Servolex; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Drac Auvergne Rhône Alpes recherche un agent administratif chargé des relations avec le public et de l’assistance au sein de l’UDAP. Vous gérerez l’accueil, l’archivage des dossiers et la coordination des actions avec les autres services.

Le poste implique des déplacements et une forte interaction avec les acteurs publics et les équipes internes pour assurer la cohérence des actions patrimoniales et urbanistiques.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques standards et spécifiques.
• Rédaction administrative et communication écrite/orale.
• Connaissance du patrimoine et de l'urbanisme.

Responsibilities

• Réceptionner les demandes du public et prioriser les sollicitations.
• Assurer la gestion courante du service et la coordination des démarches.
• Préparer et suivre les dossiers patrimoniaux et les budgets.
• Coordonner les réunions et favoriser les échanges avec les partenaires.

Skills

Gestion administrative

Analyse des sollicitations

Relation publique

Communication écrite

Tools

Open ADS

Outlook Patronum

Notion SIG

Job description

Placé sous l'autorité directe du chef de service, l'agent sera chargé des missions suivantes:
1-Responsable des relations avec le public:

• réceptionner les demandes du public, analyse des sollicitations, priorisation, réponses directes (de premier niveau, éclairage sur les procédures) , réorientation vers le pôle technique, échange avec l'équipe d'encadrement ;
• assurer la gestion courante du service et de sa boite fonctionnelle, relais pour démarche simplifiée (avant-projet, autre) ;
• assurer les missions transverses avec les autres administrations ;
• assurer la gestion batimentaire (locaux du service) , intendance et logistique.

2-Assistance des ABF sur le département et avec l'UDAP 74:

• assurer la gestion des plannings, organisation de réunions externes (sujets sur le patrimoine, l'architecture, l'urbanisme) ;
• être un appui des encadrants et un lien avec l'ensemble de l'équipe sur tout sujet d'organisation, de cohésion ;
• accompagner le chef de service sur l'action en inter-service, en lien avec son homologue du site 74, y compris médiation RH interne, relais DRAC et de ses services, les relations avec le corps préfectoral, les élus et le milieu de l'architecture ;
• facilitation sur l'activité Chorus, aide à la synthèse de notes, rapports annuels et bilan d'activités,
• assurer la pré-analyse de tous types de dossiers et rédaction de courriers.

3-Collaborations techniques et référent administratif sur le volet patrimonial:

• préparer et assurer le suivi de la programmation sur l'entretien sur MH n'appartenant pas à l'État avec le pôle technique ;
• assurer l'élaboration du budget prévisionnel d'entretien sur MH État et suivi d'exécution en lien avec la CRMH ;
• saisir les demandes d'achats sur Chorus formulaires, vérification de services faits et préparer les paiements pour l'entretien des 3 monuments de l'État ;
• assurer la coordination des activités (réunions, ordre du jour, compte-rendu…) et des réunions techniques liées aux MH et précisément aux 3 cathédrales avec la CRMH dont la cellule travaux-marché, accompagnement des ABF pour la relation avec les entreprises, lien avec le CMN concernant les droits de recette sur les occupations de cathédrales et les demandes accessoires ;
• collaboration sur les dispositifs interministériels et les dossiers de subventions pilotés en préfecture ;
• enregistrer, assurer le suivi des dossiers patrimoniaux pour le conseil départemental de Savoie, la fondation du patrimoine, la préfecture, leurs référents en lien avec les techniciens concernés et l'ABF responsable sectoriel ;
• assurer le suivi de la chaîne des avis sur l'urbanisme, des modalités numériques, migration des dossiers, interface avec les collectivités ;
• être responsable du classement des dossiers numériques, archivage général, responsable bibliothèque ;
• coordination des statistiques, bilan annuel ;
• relations avec le service communication de la DRAC (JEP, etc) et aide à l'élaboration de documents

Conditions particulières d'exercice

\"Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• possibilités de déplacement pour les réunions en collectivités ou sur le terrain
• contact permanent auprès du public
• astreinte aux délais de réponse aux sollicitations
• adaptabilité et polyvalence en cas de nécessité de service\"

Profil recherché

\"Compétences techniques:

• maîtrise des applicatifs, des outils informatiques standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie Outlook Patronum, Open ADS, notion de SIG)
• maîtrise des outils collaboratifs: plateformes type Resana
• maîtrise des pratiques de rédaction administrative
• maîtrise des techniques de communication écrite et orale
• maîtrise de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation du travail)
• connaissance des codes du patrimoine et de l'urbanisme
• maîtrise des représentations dans l'espace (plans, lecture des façades, vues 2D, 3D…)

Savoir-faire:

• analyser une demande
• accompagner toute sollicitation d'un usager dans une approche globale sur le plan administratif
• savoir communiquer et s'adapter à l'interlocuteur
• hiérarchiser les priorités au sein des missions, planifier, orienter
• participer et créer du lien au sein de l'équipe, accompagner les initiatives collaboratives
• comprendre et mettre en oeuvre une réglementation, une procédure
• organiser le classement et la gestion documents (format papier / numérique) , archiver.

Savoir-être:

• aptitude à travailler en équipe, sens des relations humaines
• rigueur et autonomie
• anticipation et sens de l'initiative
• réactivité
• capacité d'adaptation
• sens de l'analyse et esprit de synthèse\"

Présentation de Drac Auvergne Rhône Alpes

\"L'Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine (UDAP) participe à la promotion de la qualité patrimoniale, architecturale et urbaine. Elle veille à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés (abords de monuments historiques, sites patrimoniaux remarquables) .
Avec d'autres services de l'État en région, elle participe à la gestion des sites protégés et paysages, à l'aménagement du territoire et aux réglementations concernant l'urbanisme, l'environnement et le cadre de vie, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels.