Assistant administratif travaux et facturation (H/F)

Groupe Moos; Amplepuis; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe Moos, référence dans le génie climatique et les fluides, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) travaux et facturation en CDI à Amplepuis (69). Vous serez le partenaire clé des équipes travaux, assurant la gestion administrative des dossiers clients et chantiers.

Vous suivez les marchés, la facturation, le recouvrement, la transversalité des pièces juridiques et administratives, et vous assurez le reporting mensuel.

Qualifications

• Formation supérieure en comptabilité, gestion ou administration.
• Expérience d’au moins 3 ans dans le secteur bâtiment ou travaux publics.
• Maîtrise du Pack Office et outils informatiques.

Responsabilités

• Gestion administrative des dossiers clients et chantiers.
• Suivi des marchés, facturation et recouvrement.
• Rédaction et suivi des contrats de sous-traitance.
• Gestion des pièces justificatives : Kbis, assurances, certificats.
• Rapprochement des pièces et suivi des factures fournisseurs.
• Établir les situations de travaux et la préfacturation.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Autonomie

Polyvalence

Gestion du temps

Formation

Formation supérieure en comptabilité / gestion / administration

Outils

Pack Office

Excel

Description du poste

Jean Moos est l'entreprise historique du Groupe MOOS, acteur reconnu de la maîtrise des fluides et des énergies depuis plus de 80 ans.

Spécialisée dans le génie climatique, la plomberie, la distribution de fluides, et l'électricité, l'entreprise participe à la réalisation de projets techniques ambitieux et significatifs dans les secteurs industriel, tertiaire et hospitalier.

Au quotidien, les équipes Jean Moos mettent leur expertise au service de projets variés, en privilégiant la qualité du travail bien fait, la proximité avec les clients et l'esprit de collaboration.

L'entreprise évolue dans un environnement où les échanges sont directs, les compétences valorisées et où chacun peut apporter sa contribution à la réussite collective.

Rejoindre Jean Moos, c'est intégrer une structure à taille humaine. C'est aussi évoluer au sein d'équipes passionnées, partager des savoir-faire reconnus et participer à des projets concrets qui façonnent les bâtiments de demain.

Grâce à une culture fondée sur la confiance, l'engagement et la transmission des compétences, chacun dispose des moyens de développer ses compétences et de construire son parcours professionnel sur le long terme.

Poste

Dans le cadre du prochain départ à la retraite d’une collaboratrice, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) administratif(ve) travaux et facturation en CDI à Amplepuis (69).

Vos missions chez nous

Véritable partenaire des équipes travaux, vous assurez la gestion administrative des dossiers clients et chantiers. Vous accompagnez les équipes travaux dans le suivi des marchés, la facturation, le recouvrement, la gestion documentaire et le respect des obligations administratives liées à l’activité de l’entreprise.

Ce poste polyvalent vous permet d’intervenir sur plusieurs volets :

• Gestion administrative des chantiers d’un chargé d’affaires
• Assurer le suivi administratif du dossier marché,
• Gérer les demandes de renouvellements de cautionnements bancaires et garanties financières,
• Assurer le suivi des retenues de garantie et des mainlevées,
• Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs chantier confiés.
• Facturation clients des chantiers confiés
• Assurer le suivi des comptes prorata,
• Etablir les situations de travaux mensuelles,
• Etablir la préfacturation des chantiers confiés,
• Gérer les demandes d’avoir et régularisation,
• Réaliser et suivre les demandes d’acompte marché,
• Assurer le suivi et la relance clients.
• Assistance aux appels d’offres
• Constituer les pièces demandées : Kbis, assurance, qualifications, certificats de capacité etc.,
• Mettre à jour les documents administratifs de l’entreprise si besoin.
• Facturation fournisseurs
• Réceptionner et numériser les factures fournisseurs et BL chantier, puis alimenter la GED et ERP,
• Comptabiliser les factures fournisseurs (vérification imputation comptable),
• Préparer les bordereaux de virement.
• Gestion des dossiers de sous-traitance
• Vérifier les documents obligatoires : validité des pièces Kbis, attestations fiscales, assurances etc.,
• Rédiger le contrat de sous-traitance,
• Assurer le suivi de la facturation : rapprochement BL/facture, classement des factures >300€.
• Assistanat d’exploitation
• Assurer le suivi et le renouvellement des dossiers Qualibat, Qualifelec, Professionnel du Gaz, Professionnel maintenance Gaz etc.,
• Etablir et archiver les attestations de TVA à taux réduit,
• Assurer le suivi des consuels et certificats Qualigaz,
• Assurer le suivi administratif des sinistres chantier : déclaration des sinistres, suivi administratif du dossier jusqu’à clôture.

Profil

De formation supérieure à dominante comptabilité, assistanat de gestion ou administration des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 3 ans, de préférence dans le secteur du bâtiment.

Vous avez une bonne maîtrise de la comptabilité clients et fournisseurs, et êtes à l’aise avec les chiffres.

Vous maîtrisez le Pack Office, notamment Excel, et êtes à l’aise avec les outils informatiques.

Impliqué(e) et consciencieux(se), vous savez faire preuve de rigueur et avez l'habitude de jongler entre des tâches différentes et plusieurs échéances.

Votre bonne organisation vous permet de gérer parfaitement votre temps et vos priorités.

Sociable et dynamique, votre naturel curieux vous permettra de réussir pleinement sur ce poste qui nécessite autonomie et polyvalence.

Pourquoi rejoindre Jean Moos ?

Chez Jean Moos, chaque collaborateur contribue directement à la réussite de nos projets. Nous attachons une grande importance à la confiance, à l'entraide et à la qualité du travail. Rejoindre notre équipe, c'est intégrer une entreprise à taille humaine où les compétences sont reconnues et où chacun peut s'investir durablement.

Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez rejoindre l’aventure MOOS ? Echangeons ensemble !