Assistant.e de direction - H/F

Inserm France; Lyon; Hybride; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés annuels 32j + RTT

Mutuelle MGEN 50%

Prévoyance facultative

Restauration collective

Transports remboursés 75%

Mobilité durable

Comité d'action sociale

Résumé du poste

Inserm France recrute un/une assistant(e) de direction pour assurer le secrétariat de la direction et la coordination des activités administratives du Laboratoire P4 Inserm Jean Mérieux à Lyon. Vous organiserez les agendas, préparerez les dossiers et assurerez le suivi des décisions, en lien avec la Direction et les équipes.

Profil: Bac +2 minimum, expérience en assistanat, maîtrise bureautique, excellent sens de l’organisation et discret.

Qualifications

• Bac +2 minimum requis pour l’assistanat de direction.
• Expérience en assistanat de direction ou administratif, idéalement dans le public ou la recherche.
• Bonne maîtrise rédactionnelle et esprit de synthèse.
• Maîtrise des outils bureautiques et discret.
• Bonne aisance relationnelle, y compris avec des interlocuteurs internationaux.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la direction et de la secrétaire générale.
• Organiser les agendas, réunions et déplacements.
• Préparer dossiers, rédiger comptes rendus et suivre les décisions.
• Organiser les visites officielles et événements.
• Rédiger et mettre en forme courriers en français et en anglais.
• Accueil des visiteurs et gestion des appels et courriers.
• Contribuer à l'amélioration des procédures et outils administratifs.

Formation

Bac+2 BTS Support à l'Action Managériale ou équivalent

Outils

Notilus

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien‑être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

CDD 12 mois renouvelable – Perspectives de pérennisation sur un poste de fonctionnaire

Rejoignez une infrastructure scientifique d'exception

Le Laboratoire P4 Inserm Jean Mérieux est une infrastructure de recherche unique dédiée à l'étude des agents biologiques de groupe de risque 4, parmi les plus dangereux au monde. Ces travaux, menés dans un laboratoire de niveau de sécurité biologique 4 (NSB4), contribuent à faire progresser les connaissances scientifiques et à relever les grands défis de santé publique.

Ouvert aux équipes académiques et industrielles, le laboratoire accompagne des projets de recherche allant de la recherche fondamentale jusqu'aux essais précliniques, dans un environnement alliant excellence scientifique, innovation et exigences élevées en matière de sécurité.

Véritable partenaire de la Direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif du laboratoire et contribuez à la coordination des activités de la structure.

Assistance de Direction

• Assurer le secrétariat de la Direction et de la Secrétaire Générale.
• Organiser les agendas, réunions, rendez‑vous et déplacements.
• Préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions.
• Organiser les visites officielles, conférences et événements.
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et documents administratifs en français et en anglais.
• Assurer l'accueil des visiteurs français et internationaux.
• Gérer les appels téléphoniques, le courrier et la diffusion des informations.
• Participer à l'amélioration des procédures et outils administratifs.

Gestion administrative et ressources humaines

• Assurer le suivi administratif des collaborateurs : recrutements, conventions de stage, congés, absences, formations, effectifs et dossiers administratifs.
• Réaliser les tableaux de bord, indicateurs et reportings RH.
• Organiser les déplacements et les missions via Notilus.
• Participer au suivi de certains marchés publics.
• Contribuer à la coordination logistique du laboratoire.

Participation à la gestion de la sûreté du site

Dans un environnement hautement sécurisé, vous participez à la politique de gestion des accès :

• suivi des procédures d'accès au site ;
• participation aux exercices de sûreté ;
• application des procédures réglementaires ;
• contribution aux projets d'amélioration de la sécurité.

Vous assurez ponctuellement la continuité de service sur certaines activités administratives (commandes, accueil, standard, courrier, réservations...).

Bac +2 minimum (BTS Support à l'Action Managériale, GPME ou équivalent).

Expérience

Vous disposez d'une expérience réussie en assistanat de direction ou sur un poste d'assistanat administratif, idéalement acquise dans un environnement public, scientifique, universitaire ou de recherche.

Vos compétences

Vous êtes reconnu(e) pour :

votre excellent sens de l'organisation ;

votre capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle ;

vos qualités rédactionnelles et votre esprit de synthèse ;

votre maîtrise des outils bureautiques ;

votre discrétion et votre sens de la confidentialité ;

votre aisance relationnelle auprès d'interlocuteurs variés, y compris internationaux.

Une bonne connaissance de l'environnement de la recherche publique ou de l'Inserm serait appréciée.

Pourquoi nous rejoindre ?

En intégrant le Laboratoire P4 Inserm Jean Mérieux, vous rejoignez une structure de référence internationale au cœur de la recherche biomédicale.

Vous évoluerez dans un environnement stimulant, où votre rôle sera essentiel au bon fonctionnement d'une infrastructure scientifique stratégique.

Ce que nous vous propose

Des missions variées au contact de nombreux interlocuteurs.

Un environnement de travail d'excellence.

Une équipe engagée et collaborative.

Un CDD d'un an renouvelable, avec de réelles perspectives de pérennisation au sein de la Fonction publique.

Curriculum Vitae Cover letter

• 32 jours de Congés Annuels et 13 jours de RTT
• Mutuelle santé collective obligatoire MGEN avec participation de l'employeur à hauteur de 50% pour le socle de base et à hauteur de 50% dans la limite de 5€ pour les options
• Prévoyance collective facultative avec participation
• Restauration collective subventionnée sur place
• Comité d'action sociale (prestations sociales, culturelles, sportives)
• Transports publics remboursés à 75%
• Forfait mobilité durable