assistant administratif protocole H/F - EC20825

Ville d'Avignon; Avignon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une ville dynamique au cœur de la Provence, où vous contribuerez à l'organisation d'événements et à la gestion des protocoles. Ce rôle essentiel implique des tâches variées allant de l'accueil physique et téléphonique à la gestion des invitations pour des cérémonies publiques. En tant que membre de l'équipe, vous participerez à l'épanouissement d'une collectivité engagée dans des projets innovants. Si vous êtes organisé, proactif et passionné par le service public, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience exigée de 1 an dans un poste similaire.
• Compétences en outils informatiques et organisation.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du Service, accueil et gestion des appels.
• Réservation des salles pour les cérémonies et événements.

Connaissances

Outils bureautiques et informatiques

Organisation des services de la collectivité

Outils de planification et de suivi

Règlements en matière d'hygiène et de sécurité

Description du poste

Description

Administratif Protocole H/F - EC20825

Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l'UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d'Avignon. Bénéficiant d'une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements - le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard - et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de travail, la ville s'illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents. Employeur de référence de la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c'est contribuer à l'épanouissement d'une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir.

MISSIONS

Sous la responsabilité du chef de secteur et/ou Directeur Evènementiel et Relationnel, l'agent assure le secrétariat du Service (accueil téléphonique, prise de RV, réservation des salles).

Activités principales :

1. Accueil physique et téléphonique
2. Gestion du courrier et des emails du service (enregistrement, transmission, copies)
3. Réservation des salles pour les cérémonies ou évènements
4. Gestion du fichier du Protocole (mise à jour, import sur le logiciel GMA Protocole)
5. Gestion et envoi des invitations aux cérémonies protocolaires publiques, en collaboration avec les services concernés

Activités secondaires :

1. Gestion des dossiers des évènements annuels marquants (Noël des employés municipaux, journée des retraités municipaux)
2. Emploi du temps de l'Equipe, envois des heures supplémentaires, congés, absences
3. Commandes de fleurs pour les mariages et les cérémonies et demandes de devis

Activités ponctuelles :

Heures supplémentaires pour renforcer l'équipe du Protocole.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

1. Outils bureautiques et informatiques
2. Organisation des services de la collectivité
3. Outils de planification et de suivi
4. Règlements, consignes et procédures en matière d'hygiène et de sécurité

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Expérience exigée de 1 An(s)