Assistant administratif pour le département de biologie et geosciences F/H - Ref 166

L'université de Toulouse; Toulouse; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique renommée à Toulouse recherche un Assistant Administratif pour le département de biologie et géosciences. Vous serez responsable de l'assistance technique et logistique au sein du Pôle d'Assistance Administrative aux Départements. Un bon niveau en Excel est requis, ainsi qu'une connaissance de l'organisation universitaire. Télétravail possible deux jours par semaine et un contrat CDI.

Prestations

Contributions aux frais de transport

Congés jusqu'à 55 jours/an

Contrat de complémentaire santé

Qualifications

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une université.
• Capacité à travailler en autonomie.
• Aptitude à faire des propositions.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et l'assistance technique.
• Suivre le budget et les commandes.
• Organiser des réunions et événements.

Connaissances

Connaissance générale des techniques de gestion administrative

Capacité d'organisation

Rigueur et fiabilité

Utilisation avancée d'Excel

Capacité à travailler en équipe

Formation

Diplôme universitaire pertinant

Outils

Excel

Powerpoint

SIFAC

Description du poste

Assistant administratif pour le département de biologie et geosciences F/H - Ref 166, Toulouse

L'université de Toulouse

Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

Votre structure et rattachement hiérarchique ( présentation, rattachement, composition équipe)

Missions au sein du PAAD (Pôle assistance administrative au département) : Les départements d'enseignement ont pour mission la mise en œuvre pédagogique des formations qui leur sont rattachées et la coordination des moyens humains et budgétaires mis à leur disposition par le Conseil de la Faculté. Le Pôle d'Assistance Administrative aux Départements apporte un soutien administratif aux missions des départements.

Assurer le secrétariat et l'assistance technique, administrative et logistique ainsi que le suivi budgétaire des fonds MFCA, en lien avec les agents du département et en interface avec les différents services de la faculté et plus largement de l'Université.

Les activités concernent 4 domaines:

1. Secrétariat / logistique :

- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier.

- Programmation et suivi des actions du département sur la base d’un planning partagé.

- Vérification, mise à jour et communication des procédures aux personnes concernées.

- Traitement des dossiers d'ordre administratif selon les procédures définies.

- Gestion de sondages pour organisation de réunions, réservation de salles.

- Préparation des conseils de départements et diffusion des comptes rendus et/ou relevés de décisions

- Réalisation d'enquêtes et mise en forme des résultats

- Participation à des réunions avec prise de notes et production des comptes rendus

- Organisation d’élections internes au département

2. Budgétaire: accompagner le suivi des crédits de la MFCA

- Création et mise à jour du tableau de bord pour le suivi du budget, élaboration d'états et de bilans

- Établissement des devis et gestion des pré-commandes.

- Suivi des commandes de la livraison jusqu'au contrôle de la facturation et gestion des litiges fournisseurs.

- Préparation et suivi des missions des intervenants en enseignement (du département ou extérieurs)

- Suivi et mise à jour de l'inventaire des biens informatiques et amortis du département

- Accompagnement des personnels statutaires contractuels et vacataires et suivi de leur dossier RH

- Gestion des badges d'accès des personnels (créations, remplacements, prêts)

- Participation aux étapes de déclaration des services d'enseignement

- Programmation et organisation des entretiens professionnels annuels des personnels BIATSS

- Suivi des conventions dans lesquelles le département est partie prenante

- Mise à jour du site web ainsi que de l'intranet du département

- Mise à jour, impression et/ou diffusion de supports de communication

- Participation à l'organisation d’événements, de manifestations

La participation à la continuité de service du PAAD sera réalisée, de manière ponctuelle.

Informations complémentaires : Télétravail: 2 jours

Conditions générales du poste

· Catégorie du poste: B

· Quotité de travail: 100%

· Date de prise de fonctions souhaitée: 01/10/2025

· Poste ouvert aux titulaires et contractuels

· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels: CDI/Titulaire

· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

· Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 258€ + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre1836.20 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (258 €)

· Localisation géographique: FSI - PAAD

Connaissance générale des techniques de gestion administrative

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une université

Connaissance générale du LMD

Connaissances des principales règles des obligations de service des enseignants

Savoir faire technique:

Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)

Utiliser les outils bureautiques (Powerpoint, Excel avancés) et des outils logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC, K-SUP, Evento, Limer Suvey)

Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir rechercher l'information et la vérifier

Gérer la confidentialité des informations et des données

Prendre des notes et rédiger des documents ou des rapports

Savoirs comportementaux:

Capacité d'organisation

Rigueur et fiabilité

Capacité à travailler en équipe et en relation partenariale.

Capacité à travailler en autonomie en rendant compte de l’activité

Aptitude à l'écoute, au dialogue, à la communication

Aptitude à faire des propositions, à prendre des initiatives

Réactivité.

Expérience souhaitée: Début septembre

· Contributions aux frais de transport en commun

Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

Contributions à la complémentaire santé

Chèques vacances

Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

Activités sportives et culturelles

Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)

Télétravail possible en fonction du poste

3 Options de temps de travail(si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé

Possibilité d’aménagement du temps de travail