Assistant Administratif Polyvalent H/F

STELLA MANAGEMENT; Albi; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

STELLA MANAGEMENT recherche un(e) agent d’accueil en résidence senior pour assurer l’accueil des résidents et des visiteurs, le suivi des demandes quotidiennes et la liaison avec l’équipe sur place. Le rôle implique la gestion des messages, du secrétariat et le suivi administratif des résidents.

Vous serez en première ligne pour garantir le bien‑être des résidents, coordonner les services et contribuer au remplissage des prestations, tout en respectant les procédures et les aspects sécurité.

Qualifications

• Accueil et relation résidents/clients
• Gestion administrative et secrétariat
• Suivi des prestations et de la facturation

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les résidents/clients et visiteurs
• Gérer les messages et les appels d'urgence
• Assurer le secrétariat de la résidence et le suivi administratif des résidents
• Participer au suivi des stocks et de la facturation
• Veiller au respect des procédures et à la démarche qualité de l'établissement

Connaissances

Service client

Relationnel

Organisation

Rigueur

Description du poste

Les Résidences séniors services Stella conçoivent, développent et exploitent des résidences services seniors en France. Des résidences à taille humaine au coeur des villes. Les Résidences services Stella s'engagent aux travers de ses réalisations et des services proposés à concevoir des cadres de vie privilégiés pour vivre sa retraite en toute sérénité. Vous souhaitez mettre l'humain au coeur de votre métier ? Alors cette offre va vous intéresser !
Premier contact des résidents, vous donnez le ton dès leur arrivée.Au sein d'une résidence gérée par STELLA MANAGEMENT, vous assurez un accueil fluide, un suivi fiable des demandes du quotidien et un lien clair avec l'équipe.Vous êtes au centre des échanges entre les résidents, l'équipe sur site et les interlocuteurs extérieurs, avec des réponses rapides, précises et faciles à suivre.Vous gardez une vue d'ensemble sur les messages reçus, les priorités du jour, les arrivées à préparer et le confort des résidents, même quand plusieurs sujets avancent en parallèle.Les journées se construisent autour de demandes entrantes, de départs à vérifier et d'informations à transmettre sans délai. Vos missions s'articulent autour de plusieurs responsabilités au quotidien :Accueil et relation résidents/clientsAssurer l'accueil physique et téléphonique des résidents/clients, visiteurs et partenairesGérer les messages et répondre aux appels d'urgenceVeiller au bien-être et à la sécurité des résidents/clientsGestion administrativeAssurer le secrétariat de la résidenceGérer les demandes de prestations et le suivi administratif des résidentsParticiper au suivi des stocks et de la facturationSuivi des divers affichages journaliers, planning animation... Gestion commerciale et qualitéParticiper au développement de l'image et de l'activité de la résidenceContribuer à l'organisation d'évènements et au suivi du remplissageVeiller au respect des procédures et de la démarche qualité de l'établissementÊtre en capacité de pouvoir apporter un soutient dans le quotidien de la résidence (salle, cuisine, entretien)Activité Appart'hôtelSuivi des réservations clientsContribuer à l'organisation et au suivi du remplissageContrôle des appartements

Sens du service, bienveillance et excellent relationnelOrganisation, autonomie et rigueur au quotidienRespect de la confidentialité et de l'intimité des résidentsPolyvalence et capacité d'adaptation aux besoins de la résidenceEsprit d'équipe et entraide entre les différents servicesContribuer à l'organisation d'évènements et au suivi du remplissage