Assistant administratif polyvalent

Ville de Vénissieux; Vénissieux; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante pour un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) au sein d'une collectivité dynamique. Vous travaillerez sous la responsabilité du directeur adjoint, en facilitant la transversalité entre les équipes et en contribuant à l'action sociale. Vos missions incluront la gestion des agendas, la rédaction de comptes rendus et l'organisation d'événements. Ce poste offre un environnement collaboratif où votre esprit d'équipe et vos compétences relationnelles seront valorisés. Rejoignez une structure engagée dans le bien-être social et culturel de la communauté.

Prestations

Participation à la complémentaire santé

Subventionnement des repas

Comité d'action sociale et culturelle

Prise en charge de 75% des abonnements de transport

Qualifications

• Expérience de 0 à 2 ans en secrétariat ou administration.
• Capacité à gérer les courriers et l'agenda de la direction.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers.
• Gérer les agendas et organiser les réunions pour les responsables.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Organisation

Capacités rédactionnelles

Qualités relationnelles

Formation

Formation en secrétariat

Outils

Logiciels de bureautique

Airs délib

Airs courrier

Description du poste

• Sous lautorité du directeur adjoint responsable pôle Action Sociale, lassistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) travaille avec les 2 référents financier et RH ainsi que pour le pôle Action Sociale. Il assure en outre un binôme avec lassistant de direction. Il ou elle facilite ainsi la transversalité entre chacun et contribue ainsi à la mise en œuvre des orientations municipales en matière dAction Sociale de la collectivité. Il ou elle est associé(e) aux projets de service, rédige les comptes rendus de réunion et les courriers de la direction.

Assurer le secrétariat

• Assurer laccueil physique et téléphonique
• Gérer sur demande les agendas des responsables de pôles et du directeur adjoint : organiser, suivre et prioriser les rendez-vous
• Participer à la planification et à lorganisation des réunions : préparer les ordres du jour, collecter les documents en amont des réunions, rédiger les comptes rendus et participer au suivi de lexécution des décisions prises
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : tableaux de bord, rapports spécifiques, courriers
• Rédaction de courriers simples, documents administratifs

Assurer la gestion administrative du pôle Action Sociale et secteur Ressources

• Contribuer à la gestion administrative des évènements annuels et projets du pôle social
• Gérer le calendrier et les rétroplannings des principaux évènements et réunions de la Direction
• Contribuer à la bonne circulation des informations au sein de la direction et vers les autres directions

Autres missions

• Dans le cadre du binôme avec lassistant(e) de direction, lassistant(e) administratif polyvalent assure les missions par intérim

Profil recherché

Formation en secrétariat

Compétences et qualités

Savoir faire

• Maîtrise des outils bureautiques
• Organisé(e)

Savoir être

• Esprit déquipe
• Disponibilité
• Discrétion
• Qualités relationnelles
• Maîtriser les logiciels de bureautique
• Connaître les logiciels Airs délib et Airs courrier
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles
• Avoir la capacité de gérer les courriers de toute la direction (réception, distribution, projet de réponse), suivi de lagenda de la directrice, gestion des appels téléphoniques
• Rédaction des comptes rendus de service et interservice

Caractéristiques du poste

Expérience demandée : 0 - 2 ans

Lieu de travail : Hôtel de Ville - CCAS - Vénissieux

Cycles de travail : 35h, 37h ou 37h30

Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois

Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.

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