ASSISTANT ADMINISTRATIF PATRIMOINE BATI

cdg69; Les Ulis; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration locale à Les Ulis recherche un adjoint administratif pour soutenir le responsable du Pôle Patrimoine Bâti. Les missions incluent l'accueil, la gestion des écrits administratifs, et l'organisation des réunions. Les candidats doivent maîtriser le Pack Office et avoir d'excellentes compétences rédactionnelles. Ce poste est à temps complet avec un contrat d'un an renouvelable.

Qualifications

• Excellentes compétences rédactionnelles nécessaires.
• Capacité d’analyse et de synthèse requises.
• Rigueur et organisation indispensables.

Responsabilités

• Assister le responsable de pôle dans ses missions administratives.
• Faciliter l’information aux interlocuteurs internes et externes.
• Gérer la correspondance administrative.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office et d’Outlook

Excellentes compétences rédactionnelles

Connaissance des logiciels métiers EATAL/ATAL

Outils

EATAL/ATAL

DOTELEC

CIRIL Finances

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter une personne n'étant pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

L’agent soutient le responsable du Pôle Patrimoine Bâti et les équipes du Pôle dans des missions administratives et organisationnelles diverses, telles que l’accueil téléphonique et physique, la gestion des écrits administratifs, la planification, etc.

Missions / conditions d'exercice

• Assister le responsable de pôle et les responsables de régies dans leurs missions administratives.
• Faciliter l’information aux interlocuteurs internes et externes (entreprises, concessionnaires, services municipaux).
• Établir les bons de travaux EATAL/ATAL et les bons de commande du pôle.
• Préparer les PV de réception en fin de travaux.
• Préparer les documents pour l’élaboration du budget.
• Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du pôle.
• Gérer la correspondance administrative (courrier, mail, notes, arrêtés municipaux).
• Transmettre les feuilles d’astreintes et d’heures supplémentaires à la DRH.
• Mettre à jour le tableau de suivi des présences et Incovar.
• Renfort auprès de l’assistante administrative du Pôle Espace Public selon les besoins.

Profils recherchés

Compétences requises

• Maîtrise du Pack Office et d’Outlook indispensable.
• Connaissance des logiciels métiers EATAL/ATAL, DOTELEC, CIRIL Finances souhaitée.
• Excellentes compétences rédactionnelles et connaissance des techniques de gestion administrative.

Profil recherché

• Capacité d’analyse et de synthèse.
• Prise d’initiative, anticipation, réactivité.
• Rigueur, organisation, priorisation.
• Savoir accompagner, orienter, communiquer, travailler en équipe, autonomie, qualités relationnelles, devoir de réserve.