Assistant administratif ou assistante administrative Projets

CSE GARES & CONNEXIONS; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante dans la réinvention des gares recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la gestion des projets de transformation. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination, la communication et le suivi des processus administratifs. Ce poste vous permettra de travailler sur des projets emblématiques en interconnexion, avec des responsabilités variées et un environnement dynamique.

Prestations

Environnement de travail dynamique

Opportunités de développement professionnel

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et financière.
• Compétences en communication et en rédaction.
• Capacité à collaborer avec des équipes interdisciplinaires.

Responsabilités

• Gestion administrative des dossiers de construction.
• Suivi de contrats et de la facturation.
• Organisation de réunions et événements institutionnels.

Connaissances

Communication

Gestion de projet

Règlementation SST

Aisance relationnelle

Autonomie

Formation

Diplôme en gestion ou domaine similaire

Description du poste

Nous réinventons les gares au coeur de nos vies quotidiennes. Rejoignez nos équipes pour façonner les espaces de demain, contribuer au développement des territoires et transformer nos gares en espaces de vie et de connexions. Avec plus de 4 900 collaborateurs engagés, chez SNCF Gares & Connexions, nous valorisons la diversité des talents et la richesse des parcours. Ensemble, construisons un futur plus humain et plus connecté.

La Direction Exécutive des Grands Projets et des SERM (Dex GP-SERM) est en charge de la réalisation des projets nationaux de création, de modernisation, d'extension, de transformation des gares et des pôles d'échanges, depuis les phases d'émergence et de programmation jusqu'à la mise en service, en passant par la conception et la construction.

Elle est organisée autour de 5 départements : Emergence, Montage et SERM, Projets Nationaux, Performance Economique, Tarification et gestion des occupations.

Le poste concerne le département Projets Nationaux, et plus spécifiquement les programmes des grandes gares parisiennes et d'interconnexion GV en IDF : des livraisons et des études de projets emblématiques nécessitent un appui solide pour assurer la maîtrise du projet en termes de qualité, coûts, délais et conformité, tout en allégeant la charge du maître d'ouvrage.

L'assistant(e) administratif(ve) Projets joue un rôle clé dans la gestion de projets de construction, en apportant une expertise technique, administrative et financière pour garantir la réussite des projets. Il / elle pourra intervenir, selon les besoins, sur plusieurs projets.

Les missions attendues s'articulent autour de 3 axes :

Gestion administrative et financière

Appui au dépôt des dossiers d'autorisations administratives (Permis de Construire, déclaration préalable, ...) et au suivi de leur instruction et validation

Suivi de demandes d'achat et de la facturation correspondante (en lien avec le service achats et les équipes projets)

Appui pour le suivi des contrats / commandes AREP

Réception, suivi, rédaction quand nécessaire et saisie (courriers externes, internes, comptes rendus, contrats etc.)

Gestion de l'archivage, mise à jour des données et classement

Coordination, communication, gestion des événements institutionnels et des équipes projets

Assurer le suivi des instances / rencontres avec les institutionnels dans le cadre des projets du périmètre (ateliers urbains, rencontres avec les élus, les services techniques...) - montage des réunions, coordination pour la préparation des supports de présentation et la gestion des comptes-rendus de réunions, mise en place d'outils de suivi des décisions

Assurer l'organisation et le suivi des réunions du Périmètre (réunions « de service »), préparer les ordres du jour et les compte-rendu et les suivis de décision

Organiser des visites de sites et d'événements

Collationner et diffuser des informations sur les projets (notes d'informations trimestrielles, lettres mensuelles, info travaux hebdo, ...) en lien avec les maîtres d'oeuvres travaux, les directeurs et conducteurs de projets, les partenaires (RATP, ADP, SNCF Réseau, autres maîtres d'ouvrages, aménageurs,...)

Assurer des suivis sur des sujets / contrôle SST / Amiante / Plomb

Pilotage et gestion administrative des équipes

Gestion des agendas, planning des directeurs de programmes, circulation des informations,

Synthèse des congés des membres des équipes et prestataires et notes d'organisation pendant les congés

Accueil informatique et administratif des nouveaux arrivants et des sortants ou gestion de matériels défaillants

Gestion des commandes des matériels de bureaux et des équipements de protection individuelle EPI

Pour les missions de communication / gestion des évènements et gestion administrative, l'assistant(e) administratif(ve) Projets interviendra en coordination avec l'assistante de direction. Il / elle pourra être amené(e) à contribuer pour des sujets relevant plus largement de l'ensemble des grands projets.

Dimensions du poste :

Gestion de projet :

Gestion administrative et assemblage budgétaire des projets

Gestion opérationnelle / relation avec les partenaires institutionnels, / financiers en appui auprès des directeurs de programme et de projets nationaux.

Interlocuteurs internes :

Gare & Connexions : Direction des Grands Projets - Dex GRP, Dex GIF, DCMT, DAE, SG, Retail & Connexions, ...

Directeurs de Gares - DGGP - ABE - EMT

Interlocuteurs externes :

SNCF Réseau en tant que prestataire de G&C : ESTI, DGII, DGOP, Infrapôles

RATP, ADP, SNCF Réseau, autres Co Moa, ...

Ville de Paris, Mairies d'arrondissements et autres collectivités locales concernées par les gares d'interconnexion Grande Vitesse en Ile-de-France, Préfectures et Services de l'Etat, Régions, etc...

Autorités Organisatrices des Transports (IdFM en IdF ou Région au-delà)

Transporteurs (Voyages, TER, nouveaux entrants ....) via le Guichet Gares en interne G&C et service miroir chez SNCF Réseau

Financeurs Extérieurs le cas échéant.

L'assistant(e) administratif(ve) Projets joue un rôle clé dans la gestion de projets de construction, en apportant une expertise technique, administrative et financière pour garantir la réussite des projets. Il / elle pourra intervenir, selon les besoins, sur plusieurs projets.

Les missions attendues s'articulent autour de 3 axes :

Gestion administrative et financière

Appui au dépôt des dossiers d'autorisations administratives (Permis de Construire, déclaration préalable, ...) et au suivi de leur instruction et validation

Suivi de demandes d'achat et de la facturation correspondante (en lien avec le service achats et les équipes projets)

Appui pour le suivi des contrats / commandes AREP

Réception, suivi, rédaction quand nécessaire et saisie (courriers externes, internes, comptes rendus, contrats etc.)

Gestion de l'archivage, mise à jour des données et classement

Coordination, communication, gestion des événements institutionnels et des équipes projets

Assurer le suivi des instances / rencontres avec les institutionnels dans le cadre des projets du périmètre (ateliers urbains, rencontres avec les élus, les services techniques...) - montage des réunions, coordination pour la préparation des supports de présentation et la gestion des comptes-rendus de réunions, mise en place d'outils de suivi des décisions

Assurer l'organisation et le suivi des réunions du Périmètre (réunions « de service »), préparer les ordres du jour et les compte-rendu et les suivis de décision

Organiser des visites de sites et d'événements

Collationner et diffuser des informations sur les projets (notes d'informations trimestrielles, lettres mensuelles, info travaux hebdo, ...) en lien avec les maîtres d'oeuvres travaux, les directeurs et conducteurs de projets, les partenaires (RATP, ADP, SNCF Réseau, autres maîtres d'ouvrages, aménageurs,...)

Assurer des suivis sur des sujets / contrôle SST / Amiante / Plomb

Pilotage et gestion administrative des équipes

Gestion des agendas, planning des directeurs de programmes, circulation des informations,

Synthèse des congés des membres des équipes et prestataires et notes d'organisation pendant les congés

Accueil informatique et administratif des nouveaux arrivants et des sortants ou gestion de matériels défaillants

Gestion des commandes des matériels de bureaux et des équipements de protection individuelle EPI

Pour les missions de communication / gestion des évènements et gestion administrative, l'assistant(e) administratif(ve) Projets interviendra en coordination avec l'assistante de direction. Il / elle pourra être amené(e) à contribuer pour des sujets relevant plus largement de l'ensemble des grands projets.

Dimensions du poste :

Gestion de projet :

Gestion administrative et assemblage budgétaire des projets

Gestion opérationnelle / relation avec les partenaires institutionnels, / financiers en appui auprès des directeurs de programme et de projets nationaux.

Interlocuteurs internes :

Gare & Connexions : Direction des Grands Projets - Dex GRP, Dex GIF, DCMT, DAE, SG, Retail & Connexions, ...

Directeurs de Gares - DGGP - ABE - EMT

Interlocuteurs externes :

SNCF Réseau en tant que prestataire de G&C : ESTI, DGII, DGOP, Infrapôles

RATP, ADP, SNCF Réseau, autres Co Moa, ...

Ville de Paris, Mairies d'arrondissements et autres collectivités locales concernées par les gares d'interconnexion Grande Vitesse en Ile-de-France, Préfectures et Services de l'Etat, Régions, etc...

Autorités Organisatrices des Transports (IdFM en IdF ou Région au-delà)

Transporteurs (Voyages, TER, nouveaux entrants ....) via le Guichet Gares en interne G&C et service miroir chez SNCF Réseau

Financeurs Extérieurs le cas échéant.

Compétences Métiers :

Gestion de projet

Règlementation SST

Compétences Transverses :

Connaissance de l'entreprise

Forte sensibilité à la gestion des plannings

Communication : capacité à rédiger et présenter

Compétences comportementales :

Coopération

Aisance relationnelle

Aptitude à l'écoute et à la synthèse

Autonomie - Initiative et anticipation

Bureautique :

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Assistante Administrative • Paris 13e Arrondissement, PARIS (75), Ile de France