Assistant administratif - (offre 1311) H / F

Emploi-Collectivites; Laxou; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une maison départementale dynamique recherche un assistant administratif pour rejoindre son équipe pluridisciplinaire. Dans ce rôle, vous serez chargé de faciliter le fonctionnement administratif, de gérer les informations et d'assurer la coordination des activités. Vous contribuerez à l'élaboration de documents importants et à la gestion des relations avec le public. Si vous êtes organisé, réactif et aimez travailler en équipe, cette opportunité est faite pour vous. Vous bénéficierez d'un environnement de travail collaboratif et d'avantages collectifs, tout en jouant un rôle clé dans l'amélioration des services offerts aux usagers.

Prestations

Restauration collective

Titres restaurant

Qualifications

• Connaissance de l'environnement juridique lié au service.
• Maîtrise des techniques de recherche documentaire et d'accueil.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et l'organisation logistique des réunions.
• Participer à l'élaboration et au suivi des mémoires en défense.

Connaissances

Connaître l'organisation et les circuits de décision

Maîtriser les dispositifs d’aide de l’autonomie

Rédiger des courriers et comptes rendus

Utiliser les techniques d’enquête et de traitement de données

Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

Travailler en équipe pluridisciplinaire

Préserver la confidentialité des échanges

Savoir établir des priorités

Outils

Pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

Description du poste

Assistant administratif - (offre 1311) H / F

Ce poste est à pourvoir à Laxou. La Maison Départementale pour les Personnes Handicapées (MDPH) du Département de Meurthe et Moselle recherche un assistant administratif de l'équipe pluridisciplinaire.

Sous l’autorité hiérarchique de l’équipe pluridisciplinaire, il (elle) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service pour faciliter l’évaluation des demandes de prestation de compensation du handicap adressées à la MDPH.

Membre de l’équipe contentieux, il (elle) participe à l’élaboration et au suivi des mémoires en défense, propose et développe des outils de suivi et des procédures propres à simplifier et à améliorer l’organisation et les outils de travail.

Fonctionnement de l’équipe pluridisciplinaire en lien avec le coordonnateur de l’équipe pluridisciplinaire

• Assure des activités liées au secrétariat du coordonnateur de l’équipe pluridisciplinaire et du responsable du pôle compensation (compte-rendu de réunions, planning des équipes)
• Organise et veille à l’actualisation et l’archivage de l’information utile à l’équipe pluridisciplinaire (réglementation, procédures)
• Reçoit, filtre et réoriente lorsque nécessaire les courriers électroniques
• Rédige des documents administratifs, des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
• Gère et actualise une base d’informations réglementaires, vérifie la validité des informations traitées et diffuse aux personnels concernés
• Gère l’activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Assure l’organisation logistique des réunions et prépare les dossiers en vue des réunions
• Renseigne les tableaux de suivi des activités du service

Contentieux de la MDPH en lien avec le directeur de la MDPH

• Coordonne et participe à la transmission et au suivi des dossiers de recours contentieux
• Contribue à l’élaboration et à la rédaction des mémoires en défense en particulier liées à la prestation de compensation du handicap

Prestation de compensation du handicap en lien avec le responsable du pôle compensation

• Apporte un appui au responsable du pôle compensation dans la vérification de la conformité des plans personnalisés de compensation
• Elabore et met en œuvre des procédures, guides et outils
• Assure un suivi des mandatements adressés aux partenaires

Accueil et relations avec le public

• Effectue l’accueil physique et téléphonique du service (usagers, agents, partenaires)
• Recueille les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d’urgence ou de priorité
• Conseille et oriente le public vers l’interlocuteur compétent

Profil recherché

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître l'environnement juridique lié à la spécificité du service / du domaine d’activité
• Maîtriser les dispositifs d’aide de l’autonomie
• Maîtriser les techniques de recherche documentaire
• Utiliser les techniques d’enquête, de recueil et de traitement de données
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l’activité

Compétences relationnelles :

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Savoir rendre compte de ses actions
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie

Compétences stratégiques :

• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
• Savoir anticiper
• Comprendre les enjeux liés à son domaine d’activité
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
• Savoir établir des priorités
• Savoir être autonome
• Alerter sur des risques, dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Etre force de proposition
• Connaître les limites de son champ d’intervention
• Elaborer et faire évoluer les outils de veille et de prospective

Avantages collectifs au travail

• Restauration collective / titres restaurant