Assistant administratif - Office Manager

Kaliz une entreprise innovante spécialisée dans la gestion locative de biens immobiliers dans toute la France.

Notre ambition est très claire : construire et délivrer le meilleur service de gestion pour les propriétaires grâce à une technologie innovante, avec des prix justes, clairs et transparents.

Après 4 ans d’activité, une levée de fonds significative et le recrutement de +40 collaborateurs, nous comptons désormais +5 000 lots en gestion, 3 bureaux, une opération de M&A à notre actif et de nombreux autres projets à venir (M&A et croissance organique, nouvelles offres)!

Pour accompagner sa forte croissance, Kaliz recrute un(e) directeur administratif et financier, basé(e) dans le 8ème arrondissement de Paris.

Description du poste

En tant qu’Office Manager chez Kaliz, vous aurez la responsabilité d’assurer une gestion fluide du fonctionnement interne de Kaliz. Vous assurerez les missions suivantes :

Suivi comptable, administratif et juridique

1. Émettre et envoyer les factures clients, assurer les relances et le suivi du recouvrement.
2. Préparer les paiements fournisseurs et assurer leur traitement.
3. Effectuer les opérations bancaires courantes : rapprochements bancaires, gestion des cartes bancaires, suivi des flux financiers.
4. Gérer le traitement des factures fournisseurs : enregistrement, lettrage, archivage et suivi des paiements.
5. Assurer la gestion des notes de frais via un processus dématérialisé.
6. Apporter un soutien à l’équipe sur des missions administratives et juridiques diverses.
7. Coordonner les arrivées et départs des collaborateurs (onboarding & offboarding).
8. Rédiger et suivre les contrats de travail, d’alternance et de stage.
9. Assurer le suivi des absences et des congés des salariés.
10. Superviser la gestion de la paie, incluant le calcul des primes, régularisations et saisies.
11. Organiser les visites médicales, les affiliations et désaffiliations aux organismes sociaux et de formation.
12. Piloter l’organisation des événements internes favorisant la cohésion d’équipe.

Gestion des services généraux

1. Suivre les prestations et commandes de fournitures administratives, bureautiques et informatiques.
2. Négocier et gérer les relations avec les fournisseurs.
3. Organiser les déplacements professionnels en veillant au respect de la politique de voyage de l’entreprise.

Description du profil

De formation supérieure, BAC + 3 min en gestion / comptabilité ou juridique, vous avez de l’expérience (min 4 ans) sur un poste similaire, si possible dans une société en lien avec le monde de l’immobilier ou dans une PME en croissance.

Curieux / curieuse, vous faites preuve d’une grande réactivité, d’écoute et avez les capacités de travailler en équipe. Votre rigueur et votre sens de l’organisation vous permettent de gérer efficacement et simultanément de nombreux sujets.

Connaissances générales en gestion RH, droit du travail et comptabilité requises.

Bonne connaissance des outils bureautiques.

Maitrise de Payfit et Pennylane ou logiciels équivalents est un plus.