Assistant Administratif (H/F) - Syndicat mixte des ports de Seine-Maritime

Structures de coopération territoriale; Nouméa; À distance; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation publique recherche un Assistant Administratif (H/F) pour gérer ses opérations administratives et soutenir les ressources humaines à Nouméa. Le candidat idéal maîtrise les outils bureautiques et possède de fortes compétences relationnelles. Une expérience dans un poste similaire est appréciée. Le télétravail est possible.

Prestations

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience significative dans des missions ou postes équivalents souhaitées.
• Maîtrise des techniques de rédaction.
• Bonnes capacités organisationnelles.

Responsabilités

• Assister à la gestion administrative du syndicat.
• Organiser le secrétariat et les réunions.
• Participer aux ressources humaines et à la gestion financière.

Connaissances

Connaissance des collectivités

Maîtrise du pack office

Qualités relationnelles

Esprit de synthèse

Formation

Formation BTS secrétariat bureautique

BEP métiers des services administratifs

Bac-pro gestion-administration

Outils

Logiciel comptable Berger-Levrault

Description du poste

Assistant Administratif (H/F) - Syndicat mixte des ports de Seine-Maritime

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Employeur : Structures de coopération territoriale
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Oui

Placé(e) sous l'autorité de la DAF et en lien étroit avec la Directrice Générale, l'équipe de Direction et les agents, les membres et les partenaires du syndicat mixte vous assurez la gestion administrative, participez à la gestion courante des ressources humaines et assurez le fonctionnement des instances du syndicat mixte.

Missions principales :

Assure la gestion administrative du syndicat :
- Organise et assure le secrétariat du syndicat (accueil physique et téléphonique, enregistrement courrier, affranchissement, archivage/classement dans dossiers et réseau informatique, etc.) ;
- Rédige des courriers ;
- Gère et actualise la base de données des contacts ;
- Participe au bon fonctionnement courant du syndicat (commande matériels/fournitures/cartes carburant, péages)
- Participe au suivi des tableaux de bord/indicateurs et des procédures inhérentes à ses dossiers

Participe à la gestion courante des ressources humaines :
- Fait le suivi des demandes de congés et des tableaux des congés
- Traite les remboursements de frais de déplacements
- Gère les visites médicales (inscription)
- Gère les demandes de formation (inscription, attestations, ordre de mission)

Assure le fonctionnement des projets du syndicat :
- Gère et organise le planning des réunions/agendas ;
- Gère l'organisation des réunions (réservation salles, invitations, convocations, inscriptions, relances, préparation des supports - impression, reliure, feuille d'émargement, matériel, compte-rendu, etc.)

Assure le fonctionnement des instances du syndicat :
- Organise le bon fonctionnement institutionnel (envoi des convocations, rédaction des comptes-rendus, ...) des réunions du Comité Syndical, du bureau, de la CAO, des différentes commissions

Aide à l'exécution du budget du syndicat :
- Aide à la gestion financière (création mandats, titres)

Participe au montage juridique, administratif et financier des actes et projets du syndicat :
- Participe à l'élaboration et la mise en ½uvre des conventions, contrats et marchés du syndicat

Assure les relations avec les partenaires en lien avec ses compétences (Préfecture, trésorerie, DRFIP, centre de gestion, ...)

Moyens mis à disposition :
- logiciels spécifiques BERGER-LEVRAULT (comptabilité, ...), Internet
- matériel bureautique et logistique nécessaire à l'accomplissement des missions


Spécifications du poste :
- Pics d'activités liés aux projets de la collectivité
- Devoir de réserve

Relations internes et externes
Internes :
- Transmission des directives du directeur aux agents
- Echange d'informations avec l'équipe technique sur le suivi des dossiers
Externes :
- Coopération avec les partenaires publics (intercommunalités, communes, Préfecture, Sous-préfecture, Trésorerie, DDTM, Centre De Gestion, ...)

Profil recherché

Savoirs :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement des collectivités
Savoirs - faire :
- Maîtrise des outils de bureautique standards / pack office (Word, Excel, Power Point)
- Maîtrise des techniques de rédaction
- Des connaissances sur le logiciel comptable Berger-Levrault seraient appréciées
- Expériences significatives dans des missions ou postes équivalents souhaitées
Savoir être :
- Qualités relationnelles, écoute, diplomatie, réactivité et disponibilité
- Esprit de synthèse et d'organisation

Diplômes recommandés : Formation BTS secrétariat bureautique, BEP métiers des services administratifs, bac-pro gestion-administration

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