Assistant Administratif (H/F) - SERVICES ASSOCIATIFS

OHS DE LORRAINE; Vandœuvre-lès-Nancy; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement en plein développement recherche une assistante de direction pour assurer des missions variées telles que l'accueil du public, la gestion des courriers et le suivi des dossiers administratifs. Ce poste, à pourvoir en septembre 2025, nécessite un Bac+2 et de solides compétences rédactionnelles ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques. Le candidat doit faire preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion pour assurer un travail efficace et en équipe.

Qualifications

• Titulaire d’un Bac+2 dans le domaine administratif.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Maitrise des outils informatiques nécessaires.

Responsabilités

• Accueillir le public et gérer les rendez-vous.
• Gérer l'affranchissement et l'enregistrement du courrier.
• Suivre les dossiers d'assurance et organiser des formations.

Connaissances

Qualités rédactionnelles

Accueil

Gestion du planning

Rigueur

Confidentialité

Formation

Bac+2 (BTS)

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement pour départ à la retraite, la prise de poste se fera autour du 1er septembre 2025.

Vous serez en binôme avec une autre assistante de direction dans le même bureau ; alternance des prises de congés pour assurer la continuité des activités.

Vous Aurez Pour Missions Principales

• Accueillir le public, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous des directeurs de l’Association
• Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Saisir et mettre en forme des documents, les transmettre et les classer
• Suivre les dossiers des assurances pour tout le périmètre OHS, en appui à la direction Financière (assurance RC + flotte de véhicules)
• Suivre les travaux du siège, assurer l’accompagnement des interventions de contrôle des installations (électrique, incendie, dératisation etc…)
• Assurer la coordination avec les services centraux des Ressources Humaines, services Financiers et Qualité : secrétariat, saisie de données, tableaux, reporting, facturation, participation à la démarche qualité
• Assurer l’organisation logistique des formations du périmètre du siège : suivi des tableaux des inscriptions, réservation de salle et de repas
• Assurer la réservation des véhicules OHS pour les déplacements des responsables de service ainsi que les réservations de salle de réunion
• Organiser les évènements divers
• Participation aux réunions de l’établissement et élaboration de compte rendu
  
  

Profil Recherché

• Etre titulaire au minimum d’un Bac+2 (BTS) dans le domaine administratif.
• Posséder de très bonnes qualités rédactionnelles
• Maitriser les outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Avoir une connaissance de l’environnement de l’établissement (partenaires, fournisseurs, public, …)
• Savoir accueillir, gérer un planning
• Avoir des aptitudes à un travail partenarial dans le cadre d’une équipe pluridisciplinaire et faire preuve d’initiative dans l’organisation du travail
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de réactivité, d’initiative, de confidentialité et de discrétion