Assistant administratif (H/F) (Nouvelle fenêtre)

TN France; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente pour un assistant administratif au sein d'une structure dynamique dans le secteur public. Ce rôle crucial consiste à soutenir l'équipe dans l'organisation et la gestion des informations, tout en participant à la logistique des événements et à la rédaction des comptes rendus. Vous serez au cœur des opérations, facilitant la circulation de l'information et contribuant à l'amélioration des méthodes de travail. Si vous êtes rigoureux, autonome et avez un bon sens relationnel, cette position est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée à optimiser la gestion du patrimoine et à assurer un service de qualité.

Qualifications

• Assister dans l'organisation et la gestion des dossiers administratifs.
• Rédiger des comptes rendus et assurer la logistique administrative.

Responsabilités

• Soutenir les encadrants dans la gestion de l'information et le suivi des dossiers.
• Organiser la logistique des réunions et événements.

Connaissances

Organisation

Gestion de l'information

Rédaction

Autonomie

Rigueur

Sens relationnel

Formation

Niveau BAC

Outils

GMAO

Description du poste

Assistant administratif (H/F) (Nouvelle fenêtre), Lille

Région Hauts-de-France

Lille, France

Contexte du poste

Au sein du Pôle Supports Techniques, la Direction du Patrimoine et de la Sécurité assure l’exploitation et la maintenance des bâtiments régionaux administratifs et portuaires. Elle dispose d’une régie et de prestataires extérieurs, et est responsable de la maîtrise de l’énergie pour ce patrimoine. Elle gère également l’entretien propriétaire des bâtiments hors EPLE, tels que les bâtiments culturels et sportifs, notamment le Vélodrome de Roubaix.

Elle pilote la stratégie patrimoniale globale, veille à l’utilisation optimale du patrimoine bâti, et développe le système d’information patrimonial. Elle gère aussi la politique foncière, incluant la gestion du domaine public et privé, ainsi que les procédures d’acquisition, de cession et de location.

La direction est organisée en 2 départements et 3 services :
- Département Exploitation et Sécurité
- Département Maîtrise d’ouvrage
- Service stratégie, gestion foncière et patrimoniale
- Service administratif et financier
- Service système d’information patrimoniale

Le Service Energie et Entretien du Patrimoine, chargé de l’entretien des bâtiments régionaux, assure les interventions et l’acquisition de matériel nécessaire. Il est responsable de la maîtrise de l’énergie pour les bâtiments hors lycées.

Ce service comprend une équipe dédiée à l’énergie et à l’économie des flux, ainsi que des responsables de projets et chargés d’opérations pour la gestion du patrimoine.

Ce poste d’assistant administratif a pour principales missions :
- Soutenir les encadrants dans l’organisation, la gestion de l’information et le suivi des dossiers
- Assurer la logistique administrative
- Participer à la préparation des dossiers et rédiger des comptes rendus

Finalité du métier

Assister la manager, l’équipe, et le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique.

Activités du métier

Gérer les actes liés à sa thématique : collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme. Participer à la mise en œuvre et au suivi des dossiers. Organiser la logistique des manifestations. Analyser les dossiers, préparer les éléments pour la prise de décision, assurer la circulation de l’information, gérer les données, rédiger les bilans, signaler les dysfonctionnements, contribuer à l’évolution des méthodes de travail, et participer à l’archivage des dossiers.

Activités spécifiques

Appuyer le responsable de service et son adjoint dans l’organisation et la gestion. Servir d’interface avec les différents interlocuteurs. Organiser la logistique des réunions et événements. Accueillir téléphoniquement, gérer le courrier, et suivre les dossiers de travaux via la GMAO, y compris la saisie, le suivi des devis, et l’archivage. Participer à la gestion administrative ponctuelle des autres services.

Conditions de travail

Niveau BAC requis. Les qualités attendues incluent :
- Rigueur
- Autonomie
- Initiative
- Sens relationnel et esprit d’équipe, avec la capacité de collaborer avec les acteurs internes et externes.