Assistant administratif H/F – CDD

VML South Africa; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

VML, agence créative de premier plan, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDD. Le rôle implique le suivi administratif, budgétaire et l'organisation des projets au sein de Ray Productions, le studio intégré de VML. Vous serez reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation, et votre excellent relationnel dans un environnement dynamique et collaboratif.

Prestations

2 jours de télétravail par semaine

10 jours mobiles

Une semaine complète de télétravail supplémentaire

Jours de repos supplémentaires / RTT

Forfait mobilité durable

Prise en charge de la couverture de santé à 70%

Participation financière aux résultats de l’entreprise

Programme de formation employés

Organisation de conférences et événements

Cadre de travail agréable

Qualifications

• Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l’organisation.
• Doté(e) d’un excellent relationnel, aimez travailler en équipe.
• Une première expérience dans un environnement de production serait un plus.

Responsabilités

• Suivi administratif, budgétaire et organisationnel des projets.
• Traitement des notes de frais et demandes d’avances.
• Planification des réunions et gestion des outils associés.

Connaissances

Rigueur

Relationnel

Organisation

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

VML est une agence créative de premier plan, née de la fusion de Wunderman Thompson et de VMLY&R, deux des agences créatives les plus primées au monde.

L’agence est reconnue pour son expertise dans la combinaison de l'expérience de marque (BX), de l'expérience client (CX) et du commerce (CO).

Avec plus de 30 000 talents répartis dans le monde dont 500 en France (Paris & Toulouse), VML réunit des expertises complémentaires autour de la créativité, la tech et la data (Campagnes de marque, activations, Digital experience, Data Driven Marketing E-commerce, social media & influence, Gaming Brand journalism, IA, CRM) afin de créer des marques connectées et de générer une croissance durable pour ses partenaires.

Notre approche intégrée est régulièrement saluée par le marché :

• Élue Agence de Communication Intégrée en 2022 et 2023 au Grand Prix des Agences de l’Année
• De nombreuses campagnes primées aux Cannes Lions, Effie Awards, Grand Prix Stratégies, et plus encore

Notre ADN ? La passion, la créativité, et une obsession de l’innovation au service des marques.

Envie de rejoindre l’aventure ?

Nous recherchons notre futur.e Assistant.e administratif.ve en CDD pour travailler au sein de Ray Productions, le studio de production intégré de VML.

Ray Productions est spécialisé dans le développement et la production de contenus afin d’offrir aux clients une large gamme de services, incluant TV, digital, et print.

Votre rôle sera d’accompagner l’équipe dans la gestion quotidienne de ses activités : suivi administratif, budgétaire et organisationnel des projets.

Gestion administrative et budgétaire des productions :

• Suivi des devis, bons de commande fournisseurs, création et suivi des fiches fournisseurs
• Organisation des signatures (physiques ou électroniques) et constitution des dossiers de production (bundle book)
• Élaboration des récapitulatifs financiers des projets

Assistanat général :

• Traitement des notes de frais, demandes d’avances
• Mise en page et préparation de documents liés à la production

Support à l'organisation :

• Planification des réunions et gestion des outils associés (tableaux de bord, serveur partagé)

Soumissions réglementaires :

• Préparation et envoi des éléments à l’ARPP (Autorité de Régulation Professionnelle de la Publicité)
• Suivi des validations et retours
• Envoi des copies aux chaînes TV, gestion des livraisons et suivi des plannings de diffusion
• Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l’organisation.
• Doté(e) d’un excellent relationnel, vous aimez travailler en équipe et collaborer au quotidien avec une diversité d’interlocuteurs au sein d’équipes pluridisciplinaires.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et avez une bonne aisance avec les outils numériques et les plateformes de gestion de documents.
• Une première expérience dans un environnement de production, d’agence ou dans le secteur de la communication serait un plus.
• Télétravail : Profitez de 2 jours de télétravail par semaine, de 10 jours mobiles à utiliser à votre convenance et d'une semaine complète de télétravail supplémentaire dans l'année
• Jours de repos supplémentaires / RTT
• Forfait mobilité durable
• Prise en charge de la couverture de santé (mutuelle) à 70% par VML
• Participation financière aux résultats de l’entreprise
• Programme de formation employés
• Organisation de conférences, d’événements & de moments conviviaux réguliers
• Cadre de travail extrêmement agréable au sein du campus WPP à Levallois, ou dans nos bureaux de Toulouse situés en plein coeur de la ville rose
• Agence où il fait bon vivre, dans laquelle tout est mis en oeuvre pour favoriser le bien-être de chacun
• Agence signataire de la charte de la diversité

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