Assistant Administratif H/F

Institut de Cancérologie de l'Ouest (ICO); Saint-Herblain; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé dynamique recherche un assistant administratif pour soutenir les équipes dans la gestion de projets et l'organisation des activités. Ce poste offre une opportunité unique de contribuer à l'amélioration des processus administratifs tout en travaillant dans un environnement collaboratif. Les responsabilités incluent la mise à jour des tableaux de suivi, la gestion documentaire et l'organisation de réunions. Rejoignez une équipe engagée dans l'égalité salariale et le développement durable, tout en bénéficiant d'avantages attractifs tels qu'une mutuelle généreuse et un soutien à la mobilité douce.

Prestations

Mutuelle attractive

Parking gratuit

Prime de mobilités douces

CSE avec subventions culturelles

Participation aux frais de transport

Qualifications

• Bac +2 requis en gestion, administration ou secrétariat.
• Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles.

Responsabilités

• Amélioration et mise à jour de tableaux de suivi d'activité.
• Assistance dans la gestion administrative de projets d'achats d'équipements.
• Organisation de réunions et rédaction de comptes rendus.

Connaissances

Gestion administrative

Compétences rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion de projet

Travail en équipe

Formation

Bac +2 en gestion

Bac +2 en administration

Bac +2 en secrétariat

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Description du poste

Description

Missions

Sous la responsabilité de l'ingénieur biomédical, l'assistant.e administratif est chargé des activités suivantes :

• L'amélioration et la mise à jour de tableaux de suivi d'activité et d'indicateurs
• Le suivi administratif de contrats de maintenance
• La réalisation de demandes de devis et des relances fournisseurs
• La mise à jour des contacts fournisseurs dans la base de données biomédicale
• La saisie et le suivi de commandes
• La gestion documentaire des documents techniques
• L'assistance dans la gestion administrative de projets d'achats d'équipements
• L'aide à l'organisation de réunions et rédaction de comptes rendus

Sous la responsabilité des chefs de projets, l'assistant.e administratif est chargé des activités suivantes :

• La consolidation des actions liées à un projet (nature de l'action, échéance, acteur), le suivi et, le cas échéant, les relances auprès du chef de projet et des acteurs du projet
• La mise à jour des plannings et des tableaux de bord de gestion de projet selon l'avancée du projet et les directives du chef de projet
• La participation à l'élaboration de la documentation nécessaire à la gestion des projets (fiches de projet, bilans, rapports d'avancement)
• La coordination d'agenda et l'organisation de réunions de suivi de projet, la préparation des ordres du jour et la rédaction des comptes rendus
• La mise à jour de ressources documentaires

Sous la responsabilité du directeur des Parcours et des Activités, l'assistant.e administratif est chargé des activités suivantes :

• L'organisation des réunions
• La réalisation de diverses tâches administratives afin de garantir la circulation de l'information, la préparation et la mise à disposition des dossiers
• L'assistance dans le suivi de dossiers des départements médico-techniques

Profil

• Bac +2 en gestion, administration ou secrétariat
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.), gestion de l'agenda, prise de notes
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles, capacité à rédiger des documents clairs et précis
• Capacité à travailler en équipe
• Date de la mission : au plus tôt
• Type de contrat : CDI 100%
• Le poste est basé à Saint-Herblain. Des déplacements ponctuels (1 fois tous les 2 mois) à Angers sont à prévoir

Infos complémentaires

• Rémunération selon la convention collective des Centres de Lutte Contre le Cancer
• Mutuelle attractive avec participation de l'employeur à hauteur de 75 %, qui peut couvrir la famille et une prévoyance de qualité
• Une offre riche du CSE : subventions cultures/sport, billetterie, réduction sur des séjours de vacances
• Parking gratuit pour les voitures et les cycles et participation aux frais de transport en commun à hauteur de 60%
• Prime de mobilités douces pour les salariés venant en vélo ou en covoiturage
• Aménagement de fin de carrière
• Index H/F : 93/100, prônant l'égalité salariale
• Engagement en faveur du développement durable : comité développement durable, prime mobilité douce, covoiturage en véhicule électrique mis à disposition par l'ICO pour naviguer entre les deux sites

Description Entreprise

La direction des parcours et des activités est composée de trois pôles bi-site :

• Le pôle « équipements biomédicaux » (investissement et maintenance), sous la responsabilité de l'ingénieur biomédical (1 ingénieur biomédical, 1 responsable de site et 6 techniciens biomédicaux)
• Le pôle « projets et organisation », sous la responsabilité des chefs de projets (3 chefs de projets, 1 chargé de projet)
• Le pôle « secrétariats médicaux », sous la responsabilité des responsables d'équipes (5 chefs d'équipe, 180 assistant.es médicaux)

Au sein de la direction des parcours et des activités, l'assistant.e administratif assiste l'ingénieur biomédical, les chefs de projets, et le directeur dans la gestion administrative et organisationnelle de leur mission.