Assistant Administratif H/F

Département des Yvelines; Saint-Germain-en-Laye; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département des Yvelines recherche un Assistant Administratif pour soutenir les travailleurs sociaux dans la gestion des dossiers des bénéficiaires. Ce poste implique des compétences en communication et en bureautique pour assurer un service efficace. Vous participerez à l'organisation de projets territoriaux et serez en contact avec divers partenaires, contribuant ainsi à la mission de solidarité du département.

Prestations

47 jours de congés annuels

Accès à des espaces de co-working

Télétravail pour les fonctions compatibles

Qualifications

• Diplôme en gestion administrative, bac ou équivalent souhaité.
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils métier.

Responsabilités

• Gérer des demandes et suivre des dossiers des bénéficiaires.
• Classer et archiver des documents selon les règlements.

Connaissances

Capacité d’écoute

Capacité d’adaptation

Prise d'initiative

Respect des délais

Formation

Diplôme en gestion administrative

Outils

Pack Office

Solis

Description du poste

Le Département des Yvelines est un acteur social de proximité de premier ordre au bénéfice des personnes âgées, des personnes handicapées, de la famille et de l’enfance. Les Territoires d’Action Départementale (TAD) sont chargés de déployer sur un territoire donné les politiques sociales du Département. Ils sont le point de contact privilégié entre les Yvelinois et les services sociaux sous compétence départementale.

Chaque TAD dispose de structures d’accueil réparties sur son territoire (sites administratifs, secteurs d’action sociale, de PMI, de planification familiale, etc.) et compte des équipes pluridisciplinaires (puéricultrices, assistants de service social, médecins, éducateurs spécialisés, psychologues, sage-femme, agents administratifs, référents logistiques…) chargées de traduire en actes la politique de solidarité du Département.

L’ Assistant Administratif du PAIS exerce sa mission, sous l’autorité du chef de service.

Au sein d’une équipe de travailleurs sociaux, il participe au suivi et à la gestion des dossiers des personnes et des familles. Il possède des compétences confirmées en bureautique et outils de communication, notamment la maîtrise des outils métier qui tracent l’ensemble des actes posés par les professionnels et les usagers.

L’ Assistant Administratif du PAIS est en charge notamment des missions suivantes :

Gérer des demandes transférées par l’accueil au titre du niveau 2 :

• Remplacer occasionnellement les chargés d’accueil
• Réceptionner et traiter l’information
• Appuyer si nécessaire les professionnels dans la gestion des prises de rendez-vous
• Faire le lien avec le TS, chef de service et chargé administratif sur les informations traitées

Suivre et gérer des dossiers liés à l’accompagnement des personnes notamment des bénéficiaires du RSA en étroite collaboration avec le TS :

• Saisir les données sur Solis (changement d’adresse des usagers, changement de situation familiale)
• Saisir les nouveaux usagers et les rendez-vous des usagers sur la GRC.

Consulter les files actives sur le logiciel Papyrus

• Faire le lien avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l’accompagnement (information sur les situations).
• Classer les courriers, dossiers et activités liées à la gestion de l’accompagnement.
• Classer et archiver des documents selon la règlementation en vigueur.

Participer aux projets territoriaux :

• Actualiser la base de données des partenaires contenus dans la GRC.
• Relayer l’information en interne : informer les travailleurs sociaux de nouvelles informations provenant des partenaires (coordonnées, horaires de fonctionnement ou information concernant un usager.
• Participer à l’organisation des actions collectives : préparation des invitations, envoi, remplissage de la feuille de présence et préparation des supports d’information.
• Participer au fonctionnement de l’organisation du service : réunion d’équipes etc…

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

• Titulaire d’un diplôme en gestion administrative, bac ou bac (souhaité)

Savoir-faire

• Connaissance de l’organisation et des services du département ;
• Compréhension des modalités d’intervention et des outils départementaux en matière d’aide sociale
• Maîtrise des outils informatiques et notamment du Pack Office. Idéalement : SOLIS

Savoir-être

• Capacité d’écoute, d’adaptation et de prise de recul ;
• Savoir prendre des initiatives, rechercher et relayer l’information ;
• Etre apte à travailler en équipe ;
• Disposer de capacités rédactionnelles avérées ;
• Savoir respecter les obligations de confidentialité et de discrétion ;
• Tenir les délais imposés par le cadre réglementaire ;
• Avoir le sens du service public.

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée!

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

• Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
• Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
• Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.

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