ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

ASSOC DE SOINS A DOMICILE A LA REUNION; Saint-Denis; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

ASSOC DE SOINS A DOMICILE A LA REUNION recherche un accompagnateur administratif pour piloter l’activité et produire des indicateurs. Vous collecterez et consoliderez les données, fiabiliserez les informations et mettrez à jour les tableaux de bord destinés à l’encadrement.

Vous assurerez la rédaction de comptes rendus, organiserez les réunions et veillerez à la diffusion des documents. Une expérience en environnement sanitaire et des compétences bureautiques avancées sont requises.

Qualifications

• Formation Bac +2 minimum en secrétariat ou management (ou équivalent).
• Expérience minimale de 2 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement multi-interlocuteurs.
• Connaissance du secteur sanitaire indispensable et sens du service.

Responsabilités

• Contribuer au pilotage de l'activité et production d'indicateurs, collecte et fiabilisation des données.
• Mettre à jour et structurer les tableaux de bord et supports de suivi.
• Rédiger des comptes rendus clairs et assurer leur diffusion auprès des interlocuteurs concernés.
• Organiser les réunions et assurer le suivi des décisions, en lien avec l'encadrement.

Connaissances

Bureautique avancée

Organisation

Rigueur

Aisance relationnelle

Formation

Bac+2 ou équivalents

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

POSTE ET MISSIONContribution au pilotage de l'activité et production d'indicateurs :- Collecter, consolider et fiabiliser les données nécessaires au suivi de l'activité- Mettre à jour et structurer les tableaux de bord- Participer à la production des indicateurs et en garantir la cohérence- Contribuer à l'analyse des données en préparant des synthèses exploitables- Préparer les supports d'aide à la décision à destination de l'encadrementOrganisation des instances et réunions :- Assurer la préparation logistique : convocations, réservation de salle, diffusion des documents- Structurer les ordres du jour en lien avec les pilotes- Rédiger des comptes rendus clairs, structurés et exploitables- Assurer le suivi des décisions et la diffusion des informationsGestion documentaire et production de supports :- Mettre en forme, structurer et harmoniser les documents internes (protocoles, procédures, notes)- Assurer la mise à jour des documents en lien avec les référents métiers- Garantir la cohérence et l'accessibilité de la documentation- Produire des supports de présentation (PowerPoint, synthèses, tableaux d'aide à la décision, .)- Veiller au respect des règles de gestion documentaire (versioning, diffusion)Appui à la gestion RH du pôle médicale :- Gérer et mettre à jour la CVthèque des médecins- Organiser et suivre les plannings (congés, astreintes)- Coordonner les contacts avec les médecins remplaçants (prise de contact, disponibilité)- Assurer l'interface avec le service RH pour la mise en place des contrats- Participer à l'organisation de l'intégration des nouveaux médecins (planning, coordination des acteurs)COMPETENCES ATTENDUES :- Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé, Word, PowerPoint)- Connaissance du fonctionnement des établissements de santé (organisation, acteurs, contraintes réglementaires)- Sensibilité aux enjeux qualité, sécurité et amélioration continue- Capacité à structurer, analyser et synthétiser des données- Excellentes capacités rédactionnelles (comptes rendus, notes, supports)- Capacité à organiser et prioriser les tâches dans un environnement multitâches- Rigueur dans le suivi et la traçabilité des actions- Sens du service et posture professionnelle adaptée à des interlocuteurs variés (direction, médecins, soignants)- Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversal- Capacité d'adaptation et réactivité- Autonomie tout en sachant rendre comptePROFIL :- Formation Bac +2 minimum (type BTS Support à l'action managériale ou équivalent)- Expérience professionnelle minimum de 2 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement multi-interlocuteurs- La connaissance du secteur sanitaire est indispensable

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Selon profil

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) - Sur un poste similaire Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Gestion des organisations- BTS SP3S, SAM, GPME, Gestion Cette formation est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction- BUT GEA Cette formation est indispensable

Compétences

• BTS support à l'action managériale
• Coordonner les activités entre différents départements
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Planifier et organiser des réunions
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédiger un compte rendu de réunion
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Rédiger un écrit professionnel
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

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