Assistant administratif H / F

Au sein du service marchés, l’assistant(e) est rattaché(e) à la cheffe du service marchés et la responsable gestion des marchés. Il (elle) assure l’organisation et le secrétariat des Commissions d’Appel d’Offres, le secrétariat administratif et le suivi de l’activité du service.

Missions principales

Organisation et secrétariat des Commissions d’appel d’offres (CAO)

• Planifier les séances, établir le rétroplanning des documents à soumettre à la CAO et réserver les salles et assurer le bon déroulement des séances.
• Planifier la présence des membres de la CAO, en interne et en externe.
• Convoquer l’Instance (Administrateurs, Concurrence, Directeurs, Elus…).
• Constituer et envoyer les dossiers CAO.

Suivi de l’activité du service

• Mettre à jour et suivre les tableaux de bords du service (demande de motifs des candidats non retenus, contentieux, procédures collectives, base incident fournisseurs...etc.).
• Préparer la synthèse annuelle de l’activité du service pour le conseil d’administration.
• Assurer l’enregistrement et le suivi des courriers (papier et électronique).
• Assurer la mise à jour du référentiel fournisseurs.
• Etablir les fiches de recensement des marchés, avenants et sous-traitants.

Secrétariat administratif

• Secrétariat du chef de service (agenda, courriers, rédaction de notes et compte rendus).
• Frappe, relecture, correction et mise en forme de documents juridiques.
• Assurer le classement électronique et papier de son domaine d’activité.
• Gérer le stock et les besoins en fournitures.
• Missions d’archivage.

Profil recherché

Bac +2 BTS ou DUT en secrétariat ou assistanat ou niveau acquis par expérience.

Minimum de 2 ans d’expérience dans une fonction similaire.

• Réactivité et autonomie
• Capacité à gérer les échéances et les délais
• Capacités rédactionnelles
• Rigueur
• Qualités relationnelles et aptitudes à travailler en transverse
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint)