Assistant administratif (H/F)

APTITUDE SAS; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société spécialisée dans le ferroviaire à Paris recherche un Assistant Administratif pour soutenir les équipes techniques. Vous serez responsable de la gestion quotidienne, de l'organisation de réunions, du suivi des dossiers, et de la gestion financière. Une formation Bac+2 est requise, ainsi qu'une première expérience dans le secteur ferroviaire. Ce poste en CDI offre une rémunération compétitive et des avantages sociaux.

Prestations

Rémunération compétitive

Avantages sociaux

Qualifications

• Une première expérience en gestion administrative dans l'environnement ferroviaire est un atout.
• À l’aise avec les outils bureautiques et les plateformes de gestion de documents.
• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles; discrétion professionnelle.

Responsabilités

• Gérer le courrier, les agendas et les déplacements.
• Organiser les réunions de projet et rédiger les comptes rendus.
• Assurer le suivi administratif des dossiers et le classement.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Communication

Sens du service

Formation

Formation Bac+2 (BTS Gestion PME, Assistant de direction, DUT GEA)

Outils

Word

Excel

Outlook

SharePoint

Description du poste

Missions principales: Gestion administrative et organisation

• Appuyer la direction et les équipes techniques dans la gestion quotidienne: traitement du courrier, gestion des agendas et des déplacements.
• Organiser les réunions de projet: réservation de salles, préparation des supports, rédaction et diffusion des comptes rendus, suivi des actions.
• Assurer le suivi administratif des dossiers projets ferroviaires: gestion des documents contractuels, saisie des informations dans le système de gestion interne, classement et archivage numérique et papier.
• Veiller à la conformité des procédures administratives et au respect des délais pour tous les échanges avec les clients, partenaires, sous-traitants et organismes officiels du secteur ferroviaire.
• Assister la préparation et la transmission des notes techniques, rapports, dossiers d’appel d’offres et pièces administratives requises pour les phases d’études, consultation et exécution.
• Participer à la gestion financière de l’activité: suivi des bons de commande, collecte des justificatifs, aide à la facturation, relance des paiements, suivi des échéances contractuelles.
• Contribuer au reporting mensuel de l’activité, à la mise à jour des indicateurs de gestion, et au respect des obligations qualité/sécurité du secteur ferroviaire.

Profil recherché: Compétences support gestion administrative ferroviaire

• Formation Bac+2 (BTS Gestion PME, Assistant de direction, DUT GEA, Assistante technique d’ingénieur, ou équivalent).
• Une première expérience en gestion administrative dans l'environnement ferroviaire est un atout.
• À l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), les plateformes de gestion de documents (SharePoint, GED) et l’organisation de dossiers numériques.
• Sens de l’organisation, réactivité, rigueur et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités.
• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles; discrétion professionnelle et sens du service.
• La connaissance des acteurs du secteur ferroviaire constitue un atout .

Conditions d’emploi – Support administratif bureau d’études ferroviaire

• Contrat: CDI
• Localisation: Ile-de-France
• Rémunération compétitive selon expérience + avantages sociaux

Date de démarrage: septembre 2025