Assistant administratif H / F

Selarl Ormen Passemard; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats à Paris recherche un(e) assistant(e) pour gérer l'accueil, l'administration, et la facturation. Les candidats doivent maîtriser le Pack Microsoft Office et avoir un bon niveau en français et en anglais. Ce poste nécessite de l'autonomie et un sens de la confidentialité. Une expérience avec le logiciel SECIB néo est un plus.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative.
• Compétences en communication écrite en français et en anglais.
• Capacité à gérer des dossiers juridiques et à facturer.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients.
• Préparer et organiser les déplacements des collaborateurs.
• Gérer la facturation et le suivi des impayés clients.

Connaissances

Maîtrise du Pack Microsoft Office

Français courant

Anglais courant

Habitude de la facturation

Outils

SECIB néo

Description du poste

Le Cabinet

Créé en 2004, lecabinet Ormen Passemard – ORPA Legal est l’un des leaders du traitement des litiges complexes et collectifs en France et à l’étranger, notamment en contentieux commercial, en assurance et réassurance. Il est co-dirigé par deux de ses fondateurs historiques et comprend une douzaine de collaborateurs ainsi que quatre salariés.

Dans le cadre d'un départ à la retraite, le Cabinet recherche un(e) assistant(e) dont les missions et compétences sont décrites ci-dessous.

Missions : Secrétariat

• Accueil physique et téléphonique
• Préparation de messages et courriers (en Français et en anglais)
• Relecture / Mise en page et impression de documents
• Préparation de présentations Powerpoint
• Rédaction et envoi de courriers / messages
• Ouverture des dossiers clients sur le logiciel SECIB néo
• Organisation des déplacements collaborateurs & associés (transport, hôtel, etc.)
• Inscription aux conférences, séminaires, salons professionnels.
• Mise à jour régulière de la base de données des contacts Outlook et campagnes d’e-mailings (ex : vœux annuels aux clients)
• Gestion de la boîte mail générique du Cabinet et redistribution quotidien des courriels aux collaborateurs concernés
• Gestion du courrier "arrivée" (poste et palais), scan aux gestionnaires des dossiers + dispatching à l’ensemble de l’équipe
• Gestion du courrier "départ" (affranchissement et transfert du courrier à la poste 1 semaine / 2)

Juridique

• Gestion du RPVA (e-barreau, Opalexe) : réception et envoi des messages, pièces, et conclusions, significations et placements
• Classement sur SECIB néo
• Dispatching des messages reçus aux gestionnaires de dossier
• Gestion e-Carpa : ouverture de compte, surveillance arrivée des fonds, transmission des fonds après accord de l’associé

Comptabilité

• Administration de la facturation (en relation avec l’associé)
• Facturation mensuelle sur SECIB néo
• Mise à jour des taux horaires
• Suivi mensuel des impayés clients
• Identification des règlements clients, préparation de divers tableaux mensuels
• Enregistrement des factures des prestataires juridiques (ex. postulants) et des notes de frais collaborateurs dans les dossiers clients (sur SECIB néo)

Divers

• Gestion des commandes des fournitures de bureau et autres approvisionnements (boissons, gobelets, etc.)
• Coordination avec les prestataires de services généraux (maintenance machine Nespresso, fontaines à eau; défibrillateur, etc.)
• Achat des ouvrages de la bibliothèque et référencement pour classement

Compétences requises

• Habitude de la facturation
• Maîtrise du Pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Bonne maîtrise de l’outil métier SECIB néo (de SEPTEO Avocats)
• Français & anglais courants

Qualités attendues

• Rigueur et agilité dans les chiffres
• Excellentes qualités organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles
• Autonomie et esprit d’initiative
• Discrétion et confidentialité

Le poste sera placé sous la responsabilité des associés et impliquera une collaboration étroite avec la Secrétaire Générale.