Assistant Administratif H / F

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un.e assistant.e pour notre bureau nantais. Nous vous proposons d'être le soutien quotidien d'une cinquantaine de collaborateurs, autour des missions d'assistanat courant. Vous serez également le relais de la direction et des fonctions ressources (positionnées à Rennes).

Gestion Administrative

1. Accueil des clients
2. Gestion des appels entrants (environ 40 appels / jour - standard bureau nantais, voir autres bureaux selon les besoins)
3. Gestion du courrier (récupération le matin, tri, affranchissement)
4. Réservations des déplacements : hôtels et TGV pour les collaborateurs du bureau et des sites distants rattachés à Nantes
5. Commandes diverses : fournitures, plateaux repas
6. Intendance du bureau : lien avec les prestataires externes, préparation des salles de réunion
7. Gestion des 3 véhicules de service (suivi, entretiens)

Comptabilité

1. Facturation des clients du service juridique (en lien avec le service juridique)
2. Création des dossiers pour les nouveaux clients (en lien avec la DAF)
3. Possibilité de missions orientées comptabilité production : soutien des équipes en production, saisie, déclarations TVA (si temps plein)

Vous travaillerez 24 heures hebdomadaires sur 3 jours, avec le mercredi et le vendredi obligatoirement travaillés : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 17h30. Il y a possibilité de travailler à temps complet avec des missions de comptabilité.

Profil recherché

Outre votre formation initiale, nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et souriante. Vous êtes reconnu.e pour votre sens de l'écoute, votre aisance relationnelle et votre sens du service client. Une bonne communication écrite et orale, ainsi qu'une aisance téléphonique, sont essentielles pour réussir dans ce poste. Vous faites preuve d'adaptabilité, d'autonomie, de professionnalisme et de discrétion. Une appétence pour les outils informatiques est demandée. Une expérience sur un poste similaire est requise. La maîtrise de 3CX pour les appels téléphoniques serait un atout. Le poste peut inclure une partie comptabilité, notamment la production comptable et les déclarations TVA, ce qui constitue également un avantage.