Assistant Administratif H/F

Onet Propreté et Services; Montpellier; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Onet Propreté et Services recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe à Montpellier. Le candidat idéal aura un BTS en gestion et 3 ans d'expérience dans un rôle similaire. Les missions incluent le secrétariat, la gestion administrative, et le suivi budgétaire. Ce poste offre l'opportunité de travailler dans un environnement dynamique et de contribuer à la mission de propreté et d'hygiène de l'entreprise.

Qualifications

• Expérience réussie de 3 ans sur un poste similaire.
• Bonne connaissance des outils informatiques.
• Capacité à gérer les priorités et respecter les échéances.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes.
• Organiser et coordonner les agendas, réunions et RDV.
• Réaliser les opérations comptables et gérer la facturation.

Connaissances

Rigueur

Capacité à travailler en équipe

Autonomie

Aisance relationnelle

Formation

BTS en gestion

Description du poste

Missions

Rattaché au Directeur d'agence, vos principales missions sont :

Secrétariat :

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information
• Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
• Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et RDV, et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
• Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
• Traiter avec confidentialité des informations sensibles avec des interlocuteurs multiples
• Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
• Mettre en forme des documents, éditer et photocopier des documents
• Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
• Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

Gestion Administrative et commerciale :

• Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible
• Classer et archiver les documents papiers et électroniques selon les normes en vigueur
• Mettre à jour la base de données clients/prospects
• Suivre le référencement de tous les contrats clients
• Rechercher des informations et documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
• Traiter les devis et appels d'offre
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes

Suivi Budgétaire et Facturation :

• Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires)
• Passer les commandes, coder et saisir les factures fournisseurs, et les transmettre aux services concernés
• Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relances, révision des prix)
• Créer et saisir les refacturations internes
• Contrôler les ordres de mission et les factures

Profil

Doté(e) d'une bonne connaissance des outils informatiques, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre capacité à travailler en équipe ainsi que pour votre autonomie. Vous êtes à l'aise avec les chiffres et avez de fortes capacités relationnelles.

Vous avez une formation de type BTS en gestion, et justifiez d'une expérience réussie de 3 ans sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu pour votre investissement et votre implication. Vous savez faire preuve d'écoute et de patience. Votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de respecter les échéances.

Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité. Doté(e) d'une aisance relationnelle, vous savez vous organiser et travailler à la fois en autonomie et en équipe.

Ce poste est fait pour vous !

« Onet est engagée depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Rejoignez Onet, c'est aussi adhérer aux valeurs d'écoute, respect, audace qui ont fondé notre groupe et guident nos actions au quotidien. »

Description Entreprise

Acteur n°1 en France de la Propreté et des Services, nous agissons au quotidien pour la préservation de l'hygiène et de la propreté des lieux de travail, de transport, de soins, d'éducation, de loisirs. Nos outils et méthodes de pointe accompagnent nos équipes, assurant ainsi notre position de référent sur le marché de la propreté. Avec 62 000 collaborateurs et 180 implantations à travers le monde, Onet Propreté et Services fait partie du groupe Onet.