Assistant administratif (H / F)

ESSET; Courbevoie; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise de services immobiliers recrute un(e) assistant(e) en administration de biens à Courbevoie. Le poste consiste à gérer des opérations de rapprochement de données et à compiler des documents administratifs. Une formation sera fournie, et le travail se fait sans contact direct avec les clients. Ce CDD de 3 mois offre un environnement collaboratif et des avantages tels qu'une mutuelle et des RTT.

Prestations

Accord télétravail

Restaurant d'entreprise

Indemnités de transport

Qualifications

• Expérience d'au moins 2 ans dans la saisie et le contrôle de données.
• Aisance avec les outils informatiques.
• Capacités d'organisation et de gestion des priorités.

Responsabilités

• Effectuer des opérations de rapprochement et contrôle de données.
• Compiler des documents administratifs en format scanné.
• Transmettre les dossiers constitués à la plateforme dédiée.

Connaissances

Analyse

Organisation

Gestion des priorités

Maîtrise d'Excel

Rigueur

Travail en équipe

Formation

Bac à Bac+2 en gestion administrative ou assistanat contentieux

Outils

Suite Office

Millenium

Workday finance et RH

Description du poste

Foncia c'est bien mieux pour votre carrière !L'ambition de Foncia est d'être l'acteur de référence des services immobiliers résidentiels.La qualité de nos prestations, la relation clients et le développement de services innovants sont autant de valeurs qui nous animent au quotidien. Dans cet environnement nous sommes amenés à recruter toute l'année dans nos différents métiers.

Description du poste :

Foncia filiale du groupe Emeria et leader sur les services immobilier, recrute !

Avec déjà + 600 agences et 10 000 salariés sur tout le territoire, notre développement se poursuit en France et à l'international.

Notre ambition est d'être l'acteur de référence des services immobiliers résidentiels, reconnu pour sa qualité de service et le développement de services innovants.

Vos futures missions et responsabilités :

Rattaché.e au siège du groupe au sein de la direction de la transformation finance opérationnelle et de son pôle contentieux en administration de biens (ADB), sous la supervision de la responsable du pôle contentieux, votre mission consistera à effectuer des opérations de rapprochement, contrôle de cohérence et justification de données, avec compilation de documents justificatifs, pour transmission des éléments sur une adresse de messagerie / plateforme dédiée.

De manière plus détaillée, vous aurez à effectuer les tâches suivantes :

• à partir d'extractions regroupées sur une base de données, analyser et rapprocher des montants ressortant sous forme de dette dans une logique de contrôle de justification globale des données,
• rassembler et compiler en format scanné des documents administratifs servant de justificatifs tangibles (contrats de syndics, PV d'assemblées générales de copropriété, actes de procédures avec les factures s'y rapportant, appels de provisions, bilans annuels de charges, factures d'honoraires, mises-en-demeure et relances, accusés de réception, etc…)
• transmettre les dossiers constitués (montant des dettes et leurs justificatifs scannés), via WE TRANSFER, à destination d'une adresse de messagerie / plateforme dédiée.

Il vous appartiendra de respecter les délais impartis dans la réalisation de vos missions en fonction d'objectifs quantitatifs quotidiens prédéfinis.

Un mode opératoire descriptif des différentes opérations à réaliser vous sera fourni et vous bénéficierez d'une formation de prise en main.

Sur ce poste, vous n'aurez pas à interagir en relation directe avec des clients et vous disposerez de toutes les sources d'informations nécessaires au sein même de la cellule dans laquelle vous serez affecté.e.

Ce que nous offrons :

• l'opportunité de travailler au sein d'une entreprise en plein essor et en plein tournant digital.
• un environnement de travail stimulant et collaboratif en travaillant au cœur de la vie de tous.
• des opportunités de mobilité, transversale, hiérarchique ou encore géographique, il y a forcément une agence près de chez vous !
• un accompagnement sur mesure via des outils internes : plateforme d'intégration, de mobilité interne et de formation.

Vous demain…

• CDD d'une durée de3 mois (sur la base d'un temps plein), poste basé Tour Aurore à Courbevoie-La Défense.
• Technologies : Apple avec suite Office - logiciel de gestion : Millenium, Workday finance et RH.
• Avantages : Accord télétravail, intéressement, restaurant d'entreprise, programme de cooptation, CSE (subvention annuelle). Des honoraires réduits pour les services Foncia (achat, location, location de vacances, diagnostics, travaux, assurances) et des avantages chez nos partenaires (location voiture, téléphonie, etc).
• Conditions : Mutuelle et prévoyance, remboursement titre de transport à 50%, RTT et 13ème mois.
• Mission Handicap à disposition de tous nos salariés

Description du profil :

Vous aujourd'hui :

• De formation Bac à Bac+2 en gestion administrative ou en assistanat contentieux,
• Vous justifiez idéalement d'une première expérience professionnelle probante d'au-moins 2 ans durant laquelle vous aurez pu gérer en autonomie la saisie et le contrôle minutieux de données sur divers outils.
• Vous êtes globalement à l'aise avec l'utilisation des outils informatiques et de manière plus spécifique avec la manipulation (simple) de données chiffrées sur Excel.
• Vous disposez de bonnes qualités d'analyse, d'organisation, de gestion des priorités et savez travailler à un rythme soutenu en sachant vite comprendre une consigne pour être rapidement autonome dans ses missions à réaliser, avec concentration et endurance.
• Vous savez produire un travail de qualité, dans le respect des délais, avec rigueur, fiabilité, sens du service. Vous avez à cœur d'atteindre voire surpasser les objectifs qui vous sont fixés. Vous disposez d'un bon sens relationnel et savez vous investir dans la synergie du travail en équipe.

Chez nous, tous les diplômes, tous les âges, tous les parcours, tous les lieux de vie sont les bienvenus.

Processus de recrutement :

Nous souhaitons le processus le plus fluide possible pour aller à l'essentiel :

1. Entretien avec l'équipe Recrutement : pour vous présenter plus en détail le poste, l'entreprise, ses politiques et avantages, échanger sur votre parcours et répondre à vos premières questions.

2. Entretien avec le(s) manager(s) : si le retour est positif des deux côtés, rendez-vous en présentiel pour approfondir les enjeux du poste et vous familiariser avec votre futur environnement.

3. Et… c'est terminé ! si tous les feux sont au vert, nous vous formulons une proposition de nous rejoindre et votre parcours d'intégration peut commencer.

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