Assistant administratif (H/F)

Groupe Talents Handicap; Arrondissement d'Évry; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Mondial Relay by InPost recherche un(e) assistant(e) de gestion au sein de l’agence pour épauler le responsable du site et l’équipe encadrante dans les tâches administratives quotidiennes liées à la gestion humaine et matérielle du site.

Vous accompagnerez les managers, gérerez les temps, les intérimaires, les documents RH et la facturation, et participerez à l’analyse des indicateurs de pilotage RH et sécurité, avec utilisation occasionnelle de Power BI.

Qualifications

• Formation supérieure (Bac+2) en assistanat de direction ou équivalent.
• Vous appréciez travailler en équipe, tout en étant autonome dans vos missions.
• Gestion administrative
• Maîtrise des outils informatiques Kelio Peopulse
• Maîtrise du pack office notamment Excel
• Accords d’entreprise
• Maîtrise du français et de l’orthographe

Responsibilities

• Accompagnez les managers dans les opérations quotidiennes en prenant en charge les tâches administratives relatives à la gestion du personnel : réalisation et suivi des demandes intérimaires, gestion des temps, suivi des convocations visites médicales, via des logiciels de type Kelio, Peopulse, outil de visite médicale
• Suivez et transmettez, au service RH, les documents administratifs relatifs au dossier du collaborateur (exemples non exhaustifs : arrêt maladie, 6e jour, HS, C/D, CP)
• Participez avec le Responsable d’agence à la relation avec les agences de travail temporaire et contrôlez, en 1er niveau, la facturation du personnel intérimaire
• Accompagnez les managers dans l’analyse des indicateurs de pilotage RH, qualité et sécurité (exemples : Suivi des FORS/AFEST, suivi des formations dans l’outil formation, utilisation de Power BI en sus, aucunes données sensibles/financières à traiter)
• Suivez, relancez et mettez à jour les documents transporteurs dans FAST, avec alerte auprès de la hiérarchie en cas de difficultés
• Assurez en lien avec les managers la planification et le suivi des entreprises prestataires (maintenance du bâtiment, société de collecte de déchets…)
• Contribuez à la bonne communication générale du site (exemples non exhaustifs : tri de courrier, affichage des informations/communications réglementaires ou non, des plannings congés, gestion de la boite mail agence (lien avec notre service client welcome) …)
• Garantissez le suivi et préparez la commande de fournitures de l’agence et des équipements de protection individuelle
• Suivez les formations obligatoires ou non et organisez les déplacements et la préparation logistique sur site (expensya, egencia, plateau de repas…)
• Collectez et contrôlez les éléments du dossier d’embauche, remplissez la fiche contrat et transmettez-les au service RH

Skills

Gestion administrative

Excel

Power BI

Outils Kelio Peopulse

Education

Bac +2 en assistanat de direction

Tools

Kelio

Peopulse

Excel

Job description

Description de l'entreprise

Entreprise du groupe InPost, nous sommes leader de la livraison hors domicile en Europe (et fiers de l’être). Chaque année, nos 2200 collaborateurs mettent le paquet pour assurer la livraison de plus de 200 millions de colis !

Respectueux de la planète, nous développons quotidiennement des solutions innovantes centrées sur la qualité de l'expérience client.

Au sein d'un collectif porté par l'humain, nos collaborateurs évoluent dans un environnement challengeant où ils cultivent leur esprit entrepreneurial et leurs capacités d'apprentissage.

Chez Mondial Relay by InPost, chaque personne compte. Chaque idée est écoutée. Nous avons hâte d’entendre les vôtres :-)

Choisissez un job qui cartonne !

Description du poste

Au sein de l’Agence, vous assistez le responsable du site, ainsi que l’équipe encadrante dans les tâches administratives liées à la gestion quotidienne humaine et matérielle du site.

Au quotidien vous :

• Accompagnez les managers dans les opérations quotidiennes en prenant en charge les tâches administratives relatives à la gestion du personnel : réalisation et suivi des demandes intérimaires, gestion des temps, suivi des convocations visites médicales, ... via des logiciels de type Kelio, Peopulse, outil de visite médicale
• Suivez et transmettez, au service RH, les documents administratifs relatifs au dossier du collaborateur (exemples non exhaustifs : arrêt maladie, 6e jour, HS, C/D, CP)
• Participez avec le Responsable d’agence à la relation avec les agences de travail temporaire et contrôlez, en 1er niveau, la facturation du personnel intérimaire
• Accompagnez les managers dans l'analyse des indicateurs de pilotage RH, qualité et sécurité (exemples : Suivi des FORS/AFEST, suivi des formations dans l'outil formation, utilisation de Power BI en sus, aucunes données sensibles/financières à traiter)
• Suivez, relancez et mettez à jour les documents transporteurs dans FAST, avec alerte auprès de la hiérarchie en cas de difficultés
• Assurez en lien avec les managers la planification et le suivi des entreprises prestataires (maintenance du bâtiment, société de collecte de déchets…)
• Contribuez à la bonne communication générale du site (exemples non exhaustifs : tri de courrier, affichage des informations/communications réglementaires ou non, des plannings congés, gestion de la boite mail agence (lien avec notre service client welcome) …)
• Garantissez le suivi et préparez la commande de fournitures de l’agence et des équipements de protection individuelle
• Suivez les formations obligatoires ou non et organisez les déplacements et la préparation logistique sur site (expensya, egencia, plateau de repas…)
• Collectez et contrôlez les éléments du dossier d’embauche, remplissez la fiche contrat et transmettez-les au service RH

Qualifications

• De formation supérieure (Bac +2) en assistanat de direction ou équivalent.
• Vous appréciez travailler en équipe, tout en étant autonome dans vos missions.
• Gestion administrative
• Maîtrise des outils informatiques Kelio Peopulse
• Maitrise du pack office notamment Excel
• Accords d’entreprise
• Maitrise du français et de l’orthographe

Informations supplémentaires

Pourquoi rejoindre Mondial Relay by InPost ?

• Vous aurez l’opportunité d’évoluer dans un environnement inclusif, stimulant et international, en collaboration quotidienne avec nos experts métier
• Vous travaillerez aux côtés d'une équipe de direction engagée, ce qui vous permettra d'enrichir votre expérience dans les domaines passionnants de la logistique et du e-commerce
• Vous rejoindrez le groupe InPost, un acteur en pleine croissance qui offre à ses collaborateurs un potentiel d'évolution sur plusieurs sites à travers l'Europe
• Vous bénéficierez d’une carrière épanouissante, avec la possibilité de se développer grâce à notre offre de formation
• Vous serez intégré à la communauté Mondial Relay by InPost, qui contribue chaque jour au développement durable et à l'économie circulaire

Nos valeurs

START WITH THE CUSTOMER

Tout commence par le client : il est la boussole de chacune de nos actions et décisions. Notre ambition ne se limite pas à répondre à ses attentes mais à les dépasser.

THIS IS YOUR COMPANY – ACT LIKE IT

Nous prenons des initiatives et assumons pleinement la responsabilité de nos actions. Nous agissons de manière proactive dès que nous identifions quelque chose qui ne va pas.

CREATE, TEST, GROW

Nous cultivons l’esprit entrepreneurial, l'ambition et un état d'esprit audacieux. Innover, c’est oser essayer, échouer, apprendre, s’améliorer et réussir ensemble.

ADAPT, LEARN, MOVE ON

Nous évoluons avec aisance dans un environnement en constante évolution. Nous avançons vite, mais pas à l’aveugle. Nous réfléchissons, apprenons et nous nous adaptons en permanence. La vitesse compte - mais c’est une vitesse intelligente et coordonnée qui fait la différence.

OUR TEAMS WIN, TOGETHER

Au final, tout est une question de personnes. Unis par une mentalité de gagnant et une passion commune pour notre mission, nous générons des résultats extraordinaires grâce à la collaboration, la reconnaissance et le célébration des réussites, grandes comme petites.

Diversité & inclusion

Dans le cadre de notre politique Diversité & Inclusion, nous garantissons le respect des règles de non-discrimination à l'embauche et nous nous engageons en faveur des publics éloignés de l'emploi.

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap. Signataire d'une Convention de Développement de l'Emploi avec l'Agefiph jusqu'en 2029, nous renforçons nos actions pour favoriser l'inclusion, l'intégration et le maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap.

Si vous avez besoin d'un aménagement pour votre entretien ou votre prise de poste, n'hésitez pas à nous le faire savoir.