Assistant Administratif – Gestion des formations et outils de pilotage (F/H)

Aix-Marseille Université; Marseille; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution universitaire dynamique à Marseille recherche un(e) gestionnaire des formations pour renforcer son équipe. Le poste implique l'administration des processus de formation, l'utilisation de plateformes de gestion comme Sygefor, et la coordination d'événements. Le candidat idéal est organisé, polyvalent et possède une connaissance des outils bureautiques et de gestion de formation. Rejoindre cette équipe offre l'opportunité de participer activement à l'évolution des compétences dans l'enseignement supérieur tout en bénéficiant d'un environnement de travail engagé socialement.

Prestations

Télétravail possible

Congés améliorés

Prime mensuelle

Prise en charge des transports

Accès à des prestations variées

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement d’une université et des principes de formation continue.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), messagerie (Outlook).
• Aisance dans la rédaction d’e-mails d’information et l’accueil téléphonique.

Responsabilités

• Concevoir, formaliser et mettre à jour les procédures de gestion des formations.
• Administrer le logiciel de gestion de formation Sygefor.
• Organiser et assurer le suivi des formations et événements institutionnels.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Polyvalence

Capacité d'adaptation

Travail en équipe

Outils

Word

Excel

Moodle

Description du poste

À propos de nous

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Mission

MédiaMéditerranée est le centre régional de formation des bibliothèques universitaires, acteur de proximité dans la formation continue et l’ingénierie pédagogique, au service de l’évolution des compétences dans l’enseignement supérieur. Pour en savoir plus : https://mediam.univ-amu.fr/fr

Vos missions

Rattaché(e) à la directrice du centre et en lien avec l’équipe :

• Concevoir, formaliser et mettre à jour les procédures de gestion des formations (de la création au suivi des attestations de présence) ;
• Administrer le logiciel de gestion de formation Sygefor et participer à l’administration de Callisto-Formation (Moodle) ;
• Organiser et assurer le suivi des formations, journées d’études et événements institutionnels ;
• Participer à l’accueil logistique des stagiaires et formateurs lors des formations.
  
  

Vos activités principales

• Gestion et suivi des formations : conception des procédures, gestion des stagiaires dans Sygefor, mise à jour des publipostages, création de sessions de formation (présentiel et distanciel).
• Administration Sygefor : gestion des conventions, nettoyage de la base, extraction de rapports statistiques.
• Déploiement sur Callisto-Formation (Moodle).
• Organisation d’événements : journées d’études, conseils, événements culturels.
• Accueil des stagiaires et formateurs : gestion logistique des salles, matériel et actions de sensibilisation au handicap.
  
  

Profil

Compétences Attendues

• Connaissance du fonctionnement d’une université et des principes de formation continue ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), messagerie (Outlook) ;
• Aisance dans la rédaction d’e-mails d’information et l’accueil téléphonique ;
• Capacité à administrer Moodle et un logiciel de gestion de formation.
  
  

Savoir-être

• Rigueur, organisation, polyvalence ;
• Goût pour le travail en équipe ;
• Adaptabilité et réactivité
  
  

Pourquoi nous rejoindre ?

• Vous participerez activement au développement de la formation continue dans l’enseignement supérieur dans un environnement collaboratif, polyvalent et stimulant.
• Vous développerez vos compétences en gestion administrative et ingénierie pédagogique tout en contribuant à la modernisation de nos outils de pilotage.
  
  

Transmettez-nous votre CV !

Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

=> Période estivale : compte tenu de la fermeture de l'établissement du 26 juillet au 18 août, votre candidature sera traitée à partir de début septembre.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
  
  

Référence de l'offre : zfts0uiedl